DSGVO für Ferienwohnungen einfach erklärt

Die Datenschutz-Grundverordnung – kurz DSGVO – ist auch für Vermieter von Ferienwohnungen ein wichtiges Thema. Wir erklären euch kurz und einfach, was Datenschutz für Vermieter von Ferienwohnungen bedeutet und welche Maßnahmen notwendig sind.

Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?

Mit der Datenschutz-Grundverordnung hat die Europäische Union einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten geschaffen. Der Schutz persönlicher Daten ist ein sehr wichtiges Anliegen. Deshalb ist eine einheitliche europäische Regelung grundsätzlich begrüßenswert.

Die komplette DSGVO wurde dann allerdings so umfangreich, dass es jedes kleinere Unternehmen zwangsläufig überfordert. Deshalb haben wir uns die Mühe gemacht für unsere Kunden und interessierte Vermieter die wichtigsten Punkte kurz zu erklären.

Welche Vermieter sind betroffen?

Alle. Da jeder Vermieter irgendwo Namen, Anschrift oder ähnliche Daten seiner Gäste übermittelt bekommt und in irgendeiner Form speichert. Das war aber definitiv auch die einfachste Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt.

Darf ich personenbezogene Daten speichern?

Ja. Die meisten Vermieter speichern nur Daten, die zur Abwicklung der Buchung benötigt werden. Name, Kontaktdaten, Rechnungsanschrift etc. fallen unter die sogenannte Zweckbindung, wodurch es erst einmal unproblematisch ist. Es soll nur das Prinzip der Datenminimierung beachtet werden. Übertriebene Datenerhebung bringt aber für Vermieter sowieso selten einen Mehrwert. Stattdessen sorgt sie für unnötige Arbeit und Misstrauen der Gäste und sollte somit von vornherein unterlassen werden.

Wer darüber hinaus noch weitere Daten für andere Zwecke erhebt, benötigt dafür eine separate Einwilligung. Zum Beispiel darf nicht automatisch ein Newsletter versandt werden, wenn der Gast nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

Muss ich offenlegen, welche Daten ich speichere und was ich damit mache?

Ja. Neben der Information am Anfang, wenn die Erlaubnis eingeholt wird, gibt es auch danach noch ein ausdrückliches Auskunftsrecht. Der Gast kann Einsicht, Bearbeitung, Berichtigung oder sogar Löschung fordern. Meiner Meinung nach ein sehr unkritischer Punkt, da das Löschen von Daten kein Problem darstellt, sobald der Gast abgereist ist. Die Daten, die für die Steuererklärung benötigt werden, dürfen natürlich gespeichert werden und müssen erst nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Etwas aufwändiger ist im Zusammenhang der Offenlegung ein anderer Punkt: Es muss nämlich laut DSGVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten vor Ort vorliegen. Dieses soll alle Datenverarbeitenden Prozesse auflisten. Es kann allerdings nur durch Behörden eingefordert werden. Das sollte wahrscheinlich für kleine Betriebe nicht allzu schnell und häufig vorkommen. Kostenlose Vorlagen dazu gibt es viele im Internet.

Darf ich personenbezogene Daten weitergeben?

Nein. Eine Ausnahme stellen externe Dienstleister dar, wie z.B. Smoobu für Vermieter ein Dienstleister ist. Für solche Fälle gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), den wir all unseren Kunden in den Kontoeinstellungen zum Download anbieten. Sollte es weitere Dienstleister geben, müssen mit diesen ebenfalls Verträge geschlossen werden. Die großen Online-Dienstleister sind alle auf diese Anfrage vorbereitet und können den AV-Vertrag auf Nachfrage bereitstellen.

Muss ich meine eigene Homepage anpassen?

Ja, wenn die bisherige Datenschutzerklärung nicht bereits alle Punkte berücksichtigt. Wir empfehlen, das Impressum sorgfältig zu pflegen und deine Datenschutzerklärung ggf. anzupassen. Solltet ihr noch keine Datenschutzerklärung haben, bietet sich ein kostenloser Generator an (z.B. von ActiveMind oder WBS-Law). Bei deiner Datenschutzerklärung ist es zu empfehlen, Smoobu und andere Auftragsverarbeiter in folgender Form erwähnen:

Datenverwendung:

Um eine Buchung vorzunehmen, ist die Angabe Ihrer Kontaktdaten erforderlich. Sie müssen dabei nur die mit einem Sternchen markierten Felder (Hier Pflichtfelder angeben) angeben, sowie die Buchung betreffenden Daten (z.B. Aufenthaltszeitraum). Zudem speichern wir Ihr Buchungsdatum und den Zeitpunkt. Darüber hinaus gehende Angaben (hier optionale Felder angeben) sind keine Pflichtangaben.

Die von Ihnen auf unserer Webseite angegebenen Daten inklusive eventueller Notizen sind personenbezogene Daten und werden von uns verarbeitet und genutzt, um die Bearbeitung der Buchung und die Erbringung der angeforderten Leistung sicherzustellen. Auch nutzen wir Ihre Daten, um Ihnen bezüglich der Buchung oder bei Ihrem Aufenthalt relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Die bei der Buchung erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Dritte weitergeleitet:

Smoobu GmbH – Smoobu.com ist eine Software für Vermieter von Ferienwohnungen
Pappelallee 78/79
10437 Berlin
Deutschland

Link zu Datenschutzbestimmungen von Smoobu:
https://www.smoobu.com/de/datenschutz/

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Nein, im Normalfall nicht. Es sei denn, der gesamte Betrieb beschäftigt mehr als 10 Mitarbeiter, was auf die wenigsten Vermieter zutreffen sollte. Wenn du dir unsicher bist, ob du einen Datenschutzbeauftragten benötigst, solltest du im Zweifel Rat bei einem Experten einholen.

Ist die Nutzung von Smoobu DSGVO-konform?

Ja. Als deutsches Unternehmen spielt Datenschutz für uns seit je her eine große Rolle. Auch in Zukunft werden wir alles tun, um diesem Anspruch gerecht zu werden. Von daher ist die DSGVO für uns mehr als ein notwendiges Gesetz, sondern selbstverständlich. Da wir Buchungen aus allen Buchungsportalen sammeln, ist Smoobu für die meisten Vermieter der ideale und einzige Speicherort der Gästedaten. Wir sind uns dieser Verantwortung und des Vertrauens in uns bewusst und schützen diese Daten so gut wie möglich. Im Zuge der DSGVO-Umstellung 2018 haben wir daher einige Ergänzungen gemacht:

• Im Buchungsprozess kann jeder Vermieter jetzt direkt auf die eigenen Datenschutzerklärung hinweisen
• Jeder Vermieter kann seine eigenen Daten zu Buchungen und Gästen herunterladen
• Der AV-Vertrag für die Zusammenarbeit mit Smoobu steht im Konto zum Download bereit
• Es gibt für jeden Vermieter im Webseitenbaukasten eine neue Seite „Datenschutz“
• Wir haben unsere Serverstruktur noch einmal verbessert. Unsere Software liegt ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die alle strengen Datenschutzstandards erfüllen.

Gibt es sonst noch was zu beachten?

Bestimmt. Die komplette Datenschutz-Grundverordnung umfasst 260 Seiten. Wer diese lesen möchte kann sie hier herunterladen. Aus Gründen der Verständlichkeit habe ich in den vorherigen Erklärungen versucht, mich so kurz und verständlich wie möglich zu halten. Daher kann dieser Beitrag auch keinesfalls eine Rechtsberatung ersetzen und soll auch nicht als solche verstanden werden. Das Internet ist voll von Anwälten, Beratern und Unternehmen, die sich auf diese Rechtsberatung spezialisiert haben. Auch die lokalen Industrie- und Handelskammern bieten oft eine entsprechende Beratung an.

Für die meisten FeWo-Betreiber sollten die oben geschriebenen Infos aber ausreichen.

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