Wer seine Ferienunterkunft mit einem Team verwaltet weiß, welche Herausforderungen das mit sich bringen kann. Denn die Arbeit der einzelnen Teammitglieder muss perfekt organisiert und geplant werden, um Verzögerungen oder Unannehmlichkeiten zu vermeiden. In diesem Blog-Beitrag sehen wir uns gemeinsam an, wie du die Zusammenarbeit deines Teams mit Smoobu organisieren und deine Ferienunterkunft effizienter verwalten kannst.
FeWo-Verwaltung mit einem Team
Die Verwaltung von Ferienunterkünften beinhaltet eine Reihe von Aufgaben:
- Bewerben der Unterkunft: Erstellung von Inseraten auf Buchungsplattformen mit ansprechenden Beschreibungen und hochwertigen Bildern und die Gestaltung einer eigenen Vermieter-Webseite für Direktbuchungen. Dazu gehört auch das Bespielen der Social-Media-Accounts, um die Ferienwohnung oder das Ferienhaus online sichtbarer zu machen.
- Buchungsmanagement: Bestätigen von Buchungen und die Synchronisierung von Verfügbarkeitskalendern, um das Risiko von Doppelbuchungen zu verringern.
- Vor dem Check-in: Kommunikation mit den Gästen über Check-in-Zeiten, die Anreise zum Ferienhaus und eventuelle Sonderwünsche. Übermittlung der persönlichen Daten der Gäste via Meldeschein und ggf. Infos zur Kurtaxe. Vorbereitung der Unterkunft.
- Während des Aufenthalts: Begrüßung der Gäste, persönlich oder bei Self-Check-in. Verschiedene Mitteilungen, um einen reibungslosen Ablauf des Aufenthalts zu gewährleisten. Wichtige Informationen zum Check-out.
- Nach dem Check-in: Reinigung und, falls erforderlich, Wartung der Ferienunterkunft. Kommunikation mit den Gästen, um ihnen für ihren Aufenthalt zu danken und sie um eine Bewertung zu bitten. Weitergabe von möglichen Rabatten und Sonderangeboten für zukünftige Aufenthalte.
Um all diese Aufgaben bewältigen zu können, die bei der Kurzzeitvermietung anfallen, entscheiden sich viele FeWo-Vermieter für eine Zusammenarbeit als Team (zusätzlich zu einer Verwaltungssoftware, auf die wir später noch eingehen werden).
Brauchst du ein Team für die Verwaltung deiner Ferienunterkunft?
Du fragst dich, ob du wirklich ein Team brauchst, um deine Ferienimmobilien zu verwalten? Wenn du nur eine Unterkunft vermietest, die nicht allzu weit von deinem Wohnort entfernt liegt, kannst du dich vielleicht alleine um die Verwaltung kümmern.
Du brauchst aber auf jeden Fall ein Team, wenn:
- … du mehrere Ferienwohnungen besitzt, die in verschiedenen Regionen liegen.
- … du eine Ferienunterkunft verwaltest.
- … du eine Unterkunft verwaltest, die unterschiedliche Gäste gleichzeitig beherbergen kann, wie etwa eine Pension, ein Ferienhaus mit mehreren Einheiten, ein Bauernhof etc.
- … du selbst nicht in der Nähe deiner Ferienunterkunft wohnst.
- … du wenig Aufwand mit der Vermietung haben möchtest und die Aufgaben daher lieber anderen überträgst.
Welche Teammitglieder brauchst du für dein Vermietungsgeschäft?
Jedes Vermietungsgeschäft ist anders und hat seine eigenen Anforderungen. Daher liegt es an dir zu entscheiden, welche Teammitglieder du für eine erfolgreiche Verwaltung brauchst. Hier ein paar Beispiele:
- Reinigungspersonal
- Mitarbeiter für die Instandhaltung
- Rezeption
- Vermietungs-Agentur
- Sekretariat
- Fachkräfte für zusätzliche Dienstleistungen: Koch, Babysitter, Bügelservice
- Geschäftspartner
Bei kleinen Unternehmen kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. Im Falle eines Familienbetriebs könnten die das Team aus verschiedenen Familienmitgliedern bestehen.
Herausforderungen bei der Koordination der Aufgaben in einem Team
Wenn du mit einem Team arbeitest, ist es wichtig, dass jedes Mitglied über die notwendigen Informationen verfügt, um seine Aufgaben zu erledigen.
Die Person, die für die Begrüßung der Gäste zuständig ist, muss zum Beispiel wissen, wann diese ankommen und benachrichtigt werden, falls es zu Verzögerungen kommt. Das Gleiche gilt für die Reinigungskräfte: Ihre Aufgaben müssen perfekt geplant sein, vor allem in Zeiten, in denen die Buchungen in kurzen Abständen aufeinanderfolgen, wie zum Beispiel in der Hauptsaison.
Gleichzeitig gibt es aus Datenschutz-Gründen Informationen, die nicht an alle Teammitglieder weitergegeben werden dürfen. Der Handwerker, der gerufen wird, um nach der Abreise der Gäste defekte Geräte zu reparieren, muss zum Beispiel den Namen und die Anschrift der Gäste nicht kennen, sondern benötigt nur die Abreisezeit.
Dies sind die wichtigsten Herausforderungen bei der Organisation der Arbeit deines Teams: Sicherstellen, dass jedes Mitglied die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält, die Privatsphäre der Gäste gewährleistet bleibt und Fehler so gut wie möglich vermieden werden.
Organisiere deine Arbeit mit einer FeWo-Software
Heutzutage gibt es nur noch wenige FeWo-Vermieter, die keine Verwaltungssoftware verwenden, um die Arbeit ihres Teams zu organisieren. Denn ohne eine professionelle Plattform können die Kommunikation und die Planung von Abläufen schnell unübersichtlich werden.
Smoobu ist eine führende Software für die Verwaltung von Kurzzeitvermietungen und unterstützt FeWo-Vermieter mit folgenden hilfreichen Funktionen:
- Einem Channelmanager für die automatische Echtzeit-Synchronisation von Buchungen auf Vermietungsportalen.
- Einem Property Management System (PMS), um alle Buchungen von einem zentralen Dashboard aus zu verwalten.
- Einem Website-Builder, um eine eigene Vermieter-Homepage für Direktbuchungen zu erstellen und so die Einnahmen zu steigern.
- Einem Buchungssystem, das auf der eigenen Website integriert werden kann, um auch Direktbuchungen automatisch zu synchronisieren.
- Verschiedenen Tools zur Verbesserung des Reiseerlebnisses, wie z. B. automatisierte Kommunikation oder eine digitale Gästemappe.
- Assistenten-Konten, die dabei helfen, die Arbeit des Teams zu automatisieren und organisieren, damit die Ferienunterkünfte dynamisch und effizient verwaltet werden können.
So funktioniert die FeWo-Vermietung im Team mit Smoobu
Smoobu ist eine Komplettlösung, die auf die Bedürfnisse von Vermietern von Ferienwohnungen zugeschnitten ist. Hier sind einige Tools, mit denen du die Arbeit deines Teams organisieren kannst.
Assistenten-Konten mit Leseberechtigung
Smoobu stellt seinen Gastgebern eine Funktion namens „Berechtigungen“ zur Verfügung, mit der du Unterkonten für jedes Mitglied deines Teams erstellen kannst.Wie genau das funktioniert, erfährst du in dieser Anleitung.
Schreibgeschützte Konten erlauben es deinen Teammitgliedern, bestimmte Informationen zu sehen, ohne sie bearbeiten zu können. Je nach Bedarf kannst du verschiedene Zugriffsebenen aktivieren:
- Buchungsdetails: genutztes Portal, Buchungssdatum, Anreise- und Abreisedaten.
- Gästedaten: Namen und weitere grundlegende Informationen wie Anzahl der Gäste, Anzahl der Kinder und ob sie mit Haustieren reisen.
- Kontaktinformationen: Telefonnummer und E-Mail des Hauptgastes, der die Unterkunft gebucht hat.
- Preis: Preis im Detail, Vorauszahlung, mögliche Extras und Zugang zur Statistikseite.
- Notizen: Du kannst Notizen für deine Teammitglieder hinterlassen, zum Beispiel wenn der Gast einen besonderen Wunsch hat.
- Benachrichtigungen: Wenn du Benachrichtigungen aktivierst, werden deine Teammitglieder automatisch informiert, sobald du eine Buchung, Aktualisierung oder eine Stornierung erhältst. Wenn die Funktion deaktiviert ist, müssen sie sich einloggen und selbst nachsehen.
- Nachrichten: Deine Teammitglieder können gesendete, empfangene und geplante Nachrichten einsehen.
- Preise und Mindestaufenthalte: Zugang zu der Seite, die den Preis pro Nacht und die Mindestaufenthaltsdauer enthält.
Wenn du mehrere Ferienhäuser in verschiedenen Gebieten verwaltest, arbeitest du wahrscheinlich mit mehreren Teams zusammen. Mit dieser Funktion kannst du für jedes Teammitglied ein Assistenten-Konto anlegen und es nur dem jeweiligen Objekt zuweisen.
Mit Smoobu Pro kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Assistenten-Konten mit Leseberechtigung nutzen.
Assistenten-Konten mit Schreibberechtigung
Obwohl für die meisten Teammitglieder ein Konto mit Lesezugriff ausreicht, brauchst du manchmal ein oder mehrere Assistenten-Konten mit Schreibberechtigung. Zum Beispiel, wenn du mit einem Partner zusammenarbeitest oder wenn du als Hausverwalter dem Eigentümer vollen Zugriff auf die Plattform gewähren möchtest. Oder wenn du deiner Empfangsdame, die häufig Buchungen per Telefon entgegennimmt, erlauben willst, manuell Termine in Smoobu zu blockieren, damit die Kalender auf den Buchungsplattformen automatisch synchronisiert werden.
Du kannst deinen Angestellten vollen Zugang zu Smoobu gewähren:
- Buchungen: Termine blockieren, eine Buchung ändern oder stornieren.
- Nachrichten: Schreiben und Beantworten von Gästenachrichten.
- Preise und Mindestaufenthalte: Lege den Preis pro Nacht fest und ändere den Mindestaufenthalt.
Mit Smoobu Pro kannst du jederzeit Konten mit Schreibzugriff für 15 Euro pro Konto und Monat erstellen. Für Jahres- und Zwei-Jahres-Pläne gibt es Rabatte.
Automatisierte Gästekommunikation
Smoobu bietet FeWo-Vermietern eine automatisierte Nachrichtenfunktion mit Vorlagen und definierbaren Zeitpunkten für den Versand. Viele Gastgeber nutzen diese Funktion, um die Kommunikation mit ihren Gästen zu optimieren.
Du kannst aber auch automatische Nachrichten erstellen, um die Arbeit deines Teams zu organisieren. Mit der Benachrichtigungsfunktion in schreibgeschützten Konten kannst du die Mitglieder des Verwaltungsteams automatisch über neue Buchungen oder Aktualisierungen informieren. Allerdings kann es sein, dass deine Gäste deine Kurzzeitmiete schon Wochen oder sogar Monate vor dem eigentlichen Check-in-Datum buchen.
Mit der automatischen Benachrichtigungsfunktion kannst du eine E-Mail an die Person, die für den Empfang der Gäste zuständig ist, für den Tag vor der Anreise planen. Für Reinigungskräfte kannst du stattdessen einen Tag vor der Abreise eine Erinnerung erstellen.
Wenn du mehrere Teams hast, kannst du Vorlagen erstellen (z. B. Erinnerungen für das Auschecken) und sie gleichzeitig für verschiedene Unterkünfte und für verschiedene Teammitglieder einrichten.
Smoobu Teams Plan
Wenn du mehrere Objekte verwaltest und mit vielen Partnern zusammenarbeitest, kannst du dich für ein Smoobu Teams Abonnement entscheiden. Zusätzlich zu den Funktionen des Pro-Abos hast du Zugang zu:
- Unbegrenzter Anzahl von Konten mit Schreibzugriff.
- Domain-Konfiguration.
- Anpassung des Buchungssystems (CSS-Änderungen).
- Bevorzugtem Support.
- Premium Unterstützung bei der Einrichtung.
Weitere Informationen findest du in unserer Preisübersicht.
Nutze Smoobu, um besser als Team zu vermieten
Neben der automatischen Synchronisierung von Buchungen und anderen verfügbaren Funktionen kann Smoobu dir helfen, die Arbeit deines Teams zu organisieren. Sobald du Assistenten-Konten und automatische E-Mails eingerichtet hast, wirst du von vielen Vorteilen profitieren, wie:
- Automatisierung deine täglichen Aufgaben
- Steigerung die Effektivität deines Teams
- Verringertes Risiko von menschlichen Fehlern
- Zeit-Ersparnis
- Überblick über deine Aktivitäten
- Verbesserte Professionalität deines Unternehmens
Teste Smoobu kostenlos 14 Tage lang und entdecke selbst, wie es dir hilft, die Arbeit deines Teams zu organisieren und deine Ferienunterkunft besser zu verwalten.
