Was ist ein Buchungssystem für Ferienwohnungen

In unserem Guide erfährst du, was ein Online-Buchungssystem für deine Vermieter-Webseite ist und wie du damit zusätzliche Direktbuchungen deiner Ferienwohnung erzielst.

Was ist ein Buchungssystem?

Definition

Ein Buchungssystem (auch Buchungsmaschine oder Booking Engine genannt) ist ein Online-Dienst, der es Benutzern ermöglicht, Dienstleistungen, Produkte oder Veranstaltungen zu buchen. Die Software ist in vielen Branchen nutzbar, unter anderem im Tourismus.

Es zeigt deinen Gästen die verfügbaren Termine und ermöglicht die komfortable Verwaltung deiner Buchungen. Die verschiedenen Anbieter haben eine große Auswahl an Funktionen, die in den meisten Fällen auch auf mobilen Geräten genutzt werden können.

Buchungssysteme früher & heute

Ursprünglich wurden Buchungen per Telefon oder Fax getätigt. Das nahm viel Zeit in Anspruch. Seit den 60er-Jahren, als die ersten Geschäftsreisen aufkamen, werden Buchungen computerunterstützt verwaltet. Besonders seit dem Aufkommen des Internets in den 1990er-Jahren sind Buchungstools in vielen Branchen im Einsatz. Reisebüros verlieren dadurch immer mehr an Wichtigkeit, da inzwischen jeder Kunde selbst buchen kann – sogar unterwegs mit dem Smartphone.

Warum du ein Buchungssystem nutzen solltest

Ein Buchungssystem ermöglicht es dir als Vermieter, Reservierungen online zu verwalten und Buchungen zu verfolgen. Es hilft dir auch dabei, den Überblick über die Belegung deiner Ferienwohnung zu behalten und Doppelbuchungen zu vermeiden.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Es gibt mittlerweile viele Anbieter von Buchungssoftware, die Produkte mit individuellen Funktionen für verschiedene Zielgruppen anbieten.

1. Buchungssystem für die eigene Webseite

Wenn du bereits eine eigene Homepage hast, auf der du das Buchungssystem integrieren möchtest, musst du auf jeden Fall darauf achten, dass das Tool mit deiner Webseite kompatibel ist. Darüber hinaus ist natürlich auch der Preis ausschlaggebend. Du entscheidest, ob du für besondere Funktionen tiefer in die Tasche greifen möchtest bzw. ob die angebotenen Features für deine Branche geeignet sind.

2. SaaS-Buchungsysteme vs. Software zum Downloaden

Bei den Anbietern von Buchungssystemen gibt es zwei grundlegende Unterschiede: Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS), die über den Browser genutzt werden und Programme, die Nutzer herunterladen und auf ihrem Computer installieren. Beide Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen.

So nutzt du das Smoobu-Buchungssystem

Smoobu ist eine SaaS-Lösung und hat sich auf die Bedürfnisse von Vermietern von Ferienwohnungen spezialisiert. Mit dem Channelmanager kannst du bequem deine Buchungen auf verschiedenen Buchungsportalen wie Airbnb, Booking.com oder FeWo-direkt verwalten. Willst du zusätzlich noch Direktbuchungen über eine eigene Webseite inkl. Buchungssystem erzielen, hast du zwei Möglichkeiten:

Du hast bereits eine Webseite (externe Webseite):

Wenn du bereits eine eigene Vermieter-Homepage hast, kannst du das Smoobu-Buchungstool dort ganz einfach integrieren. Die Buchungsmaschine kannst du auf jeder Webseite einbauen und mit jedem Content-Management-System (CMS) nutzen. Die Booking Engine ist automatisch mit allen anderen Smoobu-Funktionen wie Buchungskalender, automatische Preissynchronisierung etc. integriert.

Smoobu-Webseite:

Hast du noch keine eigene Webseite, kannst du mit dem Smoobu-Webseitenbaukasten einfach und kostenlos in wenigen Minuten eine erstellen.

Wenn du bereits eine eigene Internetseite mit einem guten Google-Ranking hast, macht es keinen Sinn, diese aufzugeben. Hast du aber eine Homepage, die über die reine FeWo-Vermietung hinausgeht, kann eine zusätzliche Smoobu-Webseite für Buchungen sinnvoll sein. Der einzige Unterschied zwischen den beiden Varianten ist folgender: Bei der externen Seite musst du das Buchungssystem über HTML Code einbauen. Bei der Smoobu-Webseite musst du nichts mehr machen.

Anleitung: Buchungssystem für deine Smoobu-Webseite

1. Preise hinterlegen

   Lege zunächst Preise in Smoobu fest, um das Buchungstool zu aktivieren. Wenn du das nicht machst, wird auf der Webseite statt des Buchungsformulars nur ein Anfrageformular angezeigt, über das dir interessierte Gäste E-Mails schicken können. Bitte beachte auch, dass die Preiseinstellungen nur für Direktbuchungen über das Buchungstool gelten und nicht für verbundene Portale wie Airbnb, Booking.com etc.

2. Einstellungen für Unterkünfte

   Nun kannst du deinen Unterkünften einen Namen geben und für alle Wohnungen detaillierte Einstellungen vornehmen. Grundsätzlich kannst du die Einstellungen entweder für jede Unterkunft einzeln festlegen oder mit der Funktion „Multiauswahl“ für mehrere Einheiten gleichzeitig bearbeiten.

   Somit hast du z. B. die Möglichkeit, für alle Ferienwohnungen dieselbe Reinigungsgebühr zu hinterlegen, aber bei den Kosten für zusätzliche Gäste zu unterscheiden. Bestimme anschließend die maximale Anzahl an Personen und lege ein Foto für das Buchungstool fest.

   Nun kannst du Anreisetage definieren und und den Buchungsvorlauf bestimmen. Stell dir vor, ein Gast bucht heute deine Unterkunft. Kann er heute noch anreisen oder brauchst du mindestens einen Tag Vorlauf, um alles vorzubereiten? Du kannst außerdem für verschiedene Saisonzeiten Anreisetage und Abreisetage definieren. Im Sommer können Gäste zum Beispiel nur samstags an- und abreisen, in der Nebensaison jederzeit.

3. Rabatt für längere Aufenthalte

   Als Vermieter möchtest du deine Gäste dazu motivieren, möglichst lange zu bleiben. Biete ihnen doch einen Rabatt ab einer gewissen Aufenthaltsdauer an: z. B. bekommen Gäste ab 12 Nächten Aufenthalt 5 % Rabatt auf die gesamte Buchung. Du kannst auch staffeln: 5 % Rabatt ab 12 Nächten, 8 % Rabatt ab 20 Nächten. Und du kannst ganz einfach Wochenpreise hinterlegen: Die Woche ist die Summe der Tagespreise unter Berücksichtigung eines Nachlasses (natürlich optional).

4. Zusatzoptionen

   Unter diesem Punkt kannst du sowohl Pflichtoptionen festlegen (z. B. Kurtaxe) als auch Zusatzleistungen wie Frühstück, Fahrradverleih, Stadtführungen etc. anbieten. Du kannst dabei klar definieren, ob die Preise pro Person, pro Nacht, pro Buchung etc. gelten.

   Welche Zahlungsmethoden sind möglich? Welche Kontaktinfos sind auszufüllen? Hinterlege hier auch eine Verlinkung auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung.

5. Zahlungsmöglichkeiten

   Zusätzlich kannst du über deinen Stripe– oder Paypal-Account Online-Zahlungen auf der Webseite abwickeln. Die Einstellungen zu den Zahlungsmethoden nimmst du durch einen Klick auf das Zahnrad vor. Dort findest du auch detaillierte Erklärungen dazu.

Buchungssystem in externe Seite integrieren

Alle Webseiten-Baukästen (CMS) basieren letztendlich auf HTML und CSS Codes. Wir nutzen HTML für die Integration. Beim Einbinden in die bereits vorhandene eigene Webseite hast du zwei Möglichkeiten:

1. Link zum Buchungstool

Du möchtest auf deiner Homepage einen Button einbauen, der zum Buchungstool führt? Nutze den Link zum Buchungstool (Klicke auf Vorschau und kopiere den Link aus dem Browser) und du kannst deine potenziellen Gäste über einen Button (oder ein Bild, eine Grafik etc.) auf eine Seite mit Möglichkeit zur Direktbuchung weiterleiten.

Der allgemeine Code gilt für die Abfrage von Zeiträumen und verfügbaren Wohnungen. Die Codes für einzelne Unterkünfte beziehen sich nur auf eine Unterkunft. Hast du nur eine Ferienwohnung, machst es Sinn, direkt auf das Buchungstool „für einzelne Unterkünfte zurückzugreifen.

2. Direkte Integration der Buchungsseite

Du möchtest das Tool nahtlos in deine Webseite integrieren, ohne den Gast auf eine externe Webseite zu leiten? Dazu nutzt du den „HTML (iFrame) Code zur Integration in eine externe Webseite“.

Um das Tool noch besser zu integrieren, hast du auf der unteren Seite des Buchungstools die Möglichkeit, die Deckkraft des Hintergrundes anzupassen.

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