Digitale Gästemappe für Ferienwohnungen

In unserer Anleitung erfährst du alles über die digitale Gästemappe. So profitierst du als Vermieter von Ferienwohnungen und verkaufst zusätzliche Leistungen.

Was ist eine Gästemappe?

Eine Gästemappe enthält alle wichtigen Informationen über deine Unterkunft. Darin findet der Gast zum Beispiel die Check-in- und Check-out-Zeiten, das WLAN-Passwort, die Hausregeln und vieles mehr. So werden offene Fragen beantwortet und alles Wissenswerte rund um den Aufenthalt ist an einem Ort gesammelt. Denn das Ziel ist es, dass deine Gäste glücklich sind, Zugang zu allen relevanten Informationen haben und nach dem Aufenthalt eine gute Bewertung abgeben.

Mit einer digitalen Gästemappe kannst du sogar noch einen Schritt weiter gehen und vieles genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Besuchers anpassen. Das heißt aber nicht, dass du mehr Zeit investieren musst. Erstelle ganz einfach Vorlagen für Familien, Alleinreisende, jüngere Gäste etc. und stelle jede Gästemappe mit wenigen Klicks individuell für jeden Gast zusammen.

Ursprung: Die Zimmermappe im Hotel

Die Gästemappe kommt ursprünglich aus der Hotelbranche. Dort hat die analoge Zimmermappe aus Papier eine lange Tradition. Sie enthält wichtige Informationen wie Frühstückszeiten, Check-out-Zeiten, die Preisliste für die Minibar, zusätzlich buchbare Leistungen etc.

Die Gäste erhalten zwar beim Einchecken an der Rezeption viele Informationen, aber sind dabei oft noch gestresst und müde von der Anreise. Wenn sie im Zimmer angekommen sind, haben sie oft schon wieder alles vergessen. Eine Gästemappe ist daher eine ideale Ergänzung, denn dort können sie sich in Ruhe noch einmal alles durchlesen. Bei Bedarf können sie auch nachsehen, wie der Fernseher oder die Klimaanlage funktioniert.

Auch bei einer Ferienwohnung kann eine Gästemappe sehr nützlich sein und nimmt dir als Vermieter Arbeit ab. Denn du kannst in der Mappe alle relevanten Infos für den Gast sammeln und musst so weniger Fragen beantworten.

Gästemappe: Papier oder elektronisch?

Gästemappe aus Papier

Die Gästemappe repräsentiert deine Unterkunft, daher musst du immer darauf achten, dass sie in einem Top-Zustand ist. Die klassische Zimmermappe in Hotels ist oft noch eine Infomappe aus Papier mit einem Einband aus Leder oder Kunststoff. Bei diesen analogen Gästemappen ist es wichtig, regelmäßig zu kontrollieren, ob alle Informationen noch aktuell sind. Auch zerknitterte Seiten oder Flecken gehen gar nicht.

Digitale Gästemappe

Mit einer digitalen Gästemappe sparst du Zeit und Geld und kannst außerdem deinen Innovationsgeist zeigen. Zusätzlich kannst du über die digitale Lösung mit deinen Gästen kommunizieren und ihnen Extra-Leistungen anbieten und verkaufen.

Vorteile einer digitalen Gästemappe

• Zusätzliche Leistungen anbieten und Umsatz erhöhen (Touren, voller Kühlschrank bei Anreise, Leihfahrrad)
• Gästekommunikation (direkte Nachrichten zwischen Gast und Host)
• Individueller Gästeführer (personalisiert mit Vorlagen)
• Von überall aus abrufbar (auch schon vor der Anreise)
• Kontaktlos & hygienisch
• Sprache kann problemlos geändert werden
• Keine Abnutzung
• Immer aktuelle Informationen dank einfacher Aktualisierung

App vs. Weblink

Bei digitalen Gästemappen gibt es verschiedene Darstellungsformen. Manche Hotels bieten die Möglichkeit, die Gäste-App als Programm auf dem Handy zu nutzen. Dafür ist allerdings ein Download erforderlich, was manchen Gästen zu kompliziert ist.

Eine andere Möglichkeit ist es, die digitale Gästemappe auf dem TV in der Unterkunft zu integrieren. All diese Lösungen sind praktisch, hygienisch, kontaktlos und bieten die Möglichkeit zur Personalisierung.

Wir bei Smoobu haben uns für eine weitere Option entschieden: die digitale Gästemappe als Weblink. So musst du als Gastgeber die Inhalte für jede Unterkunft nur einmal erstellen und jedes Mal, wenn eine Buchung eingeht oder synchronisiert wird, generiert das System automatische eine dynamische URL.

Smoobu sammelt alle Informationen rund um die Unterkunft (Umgebung, Wetter etc.), über den Gast (Name, Sprache), die Buchung (Anreise- und Abreisedatum) und erstellt automatisch einen Link. Diesen kannst du per E-Mail oder SMS verschicken und auch bei E-Mail-Vorlagen nutzen. So haben die Gäste schon vor der Anreise alle Informationen, die sie brauchen. Auch während des Aufenthaltes können die Gäste den Link von überall aus auf ihrem Smartphone oder Tablet aufrufen. So bleiben keine Fragen offen. Du kannst gezielt einstellen, welche Informationen vor der Ankunft, während des Aufenthaltes und nach Abreise sichtbar sind. Die Gästemappe ist eine Art digitaler Concierge.

Die perfekte Gästemappe für Ferienwohnungen

Aufbau & Struktur

Die Gästemappe braucht eine logische und übersichtliche Struktur, damit dein Gast schnell findet, wonach er sucht. Das bedeutet auch, dass du überflüssige Informationen weglassen solltest. Formuliere kurz und knackig und vermeide Rechtschreibfehler. Bei komplizierten Beschreibungen kannst du Bilder und Skizzen einbauen, um das Verstehen zu erleichtern.

Design

Gestalte die Gästemappe im Stil deines Unternehmens. Dein Auftritt nach außen sollte auf deiner Vermieter-Homepage, deinen Visitenkarten, auf Social Media etc. einheitlich sein. Benutze dein Logo, dieselben Farben und Schriftarten. So hast du einen höheren Wiedererkennungswert und wirkst als FeWo-Vermieter noch professioneller.

Diese Inhalte gehören in die Gästemappe

• Was macht deine Unterkunft aus? Hier kannst du erklären, was das Besondere an deiner Ferienwohnung ist: die Lage, die Architektur, die Geschichte, Familienbetrieb etc.
• Verpflegung: Frühstück, Restaurantempfehlungen, Supermärkte, Minibar
• Hausordnung (Raucher-Zonen, Haustiere, Notausgang)
• Notfallnummern (Apotheke, Arzt)
• Vermieter-Kontakt für Notfälle und Feedback
• Buchbare Extra-Leistungen (Stadtbesichtigung, Picknickkorb, Fahrrad ausleihen, Babybett etc.)
• Digitaler Reiseführer (Ausflugsziele und Freizeitangebote in der Umgebung)
• Weitere Ideen (je nach Lage und Zielgruppe): Fahrplan der öffentlichen Verkehrsmittel, Wander- oder Radroute, Kulturprogramm

Extra-Leistungen verkaufen

Die elektronische Gästemappe begleitet deinen Gast ab der Buchung. Dort findet er bereits Infos zur Anfahrt, WLAN und Klimaanlage oder Heizung. Zusätzlich kannst du über die elektronische Gästemappe auch Extra-Leistungen wie Flughafentransfer, Early Check-in oder Late Check-out, ein Kinderbett, einen Babysitter, eine zusätzliche Reinigung etc. anbieten. In der Fachsprache nennt sich das „Cross-Selling“.

Du bist nicht sicher, welche Extra-Leistungen du anbieten könntest? Versetz dich in die Lage deiner Gäste. Was könnte sie glücklich machen? Sie sind gerade im Urlaub und wollen sich auch einmal etwas gönnen. Vielleicht haben sie Interesse an einer Flasche Sekt vom Winzer aus dem Nachbarort? Andere Ideen wären zum Beispiel eine von dir geführte Stadttour, ein gefüllter Picknickkorb, frische Brötchen jeden Morgen – deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Smoobus Digitale Gästemappe

Die Smoobu-Gästemappe (früher: Gäste-App) ist keine App zum Herunterladen, sondern für jeden Gast wird ein individueller Link kreiert, den du per E-Mail oder SMS verschicken kannst. Tests haben ergeben, dass viele Kunden sich nicht bei jedem Urlaub extra eine App herunterladen wollen. Daher hat sich Smoobu bewusst für die Weblink-Variante entschieden.

Auch für dich als Gastgeber hat diese elektronische Gästemappe viele Vorteile. Du erstellst die Mappe zwar für jede Unterkunft individuell, aber das ist weniger Aufwand als du denkst. Einmal eingerichtet, kannst du einfach und bequem verschiedene Vorlagen auswählen und individuell anpassen. Dabei kannst du zum Beispiel eine Vorlage für Familien mit Kindern einstellen, eine Vorlage für Alleinreisende, jüngere Gäste, ältere Gäste – je nachdem, was bei deiner Zielgruppe sinnvoll ist. Du kannst dabei selbstverständlich zwischen den einzelnen Ferienwohnungen unterscheiden, falls du mehrere besitzt.

Über die Smoobu-Gästemappe kannst du auch weitere Leistungen wie Touren, Leihfahrräder etc. anbieten und abrechnen. Und das genau zum richtigen Zeitpunkt: während des Aufenthalts. Viele Gäste haben im Urlaub keine Lust, sich mit Preisvergleichen herumzuschlagen oder wollen sich ein bisschen Luxus und Bequemlichkeit gönnen. Hier erfährst du mehr über die digitale Gästemappe von Smoobu.

Durch die Zusammenarbeit mit unserem Partner Socialwave kannst du deinen Gästen die persönliche Gästemappe beim WLAN-Login in deiner Ferienwohnung automatisch anzeigen lassen. Mehr dazu erfährst du hier.

Jetzt 14 Tage testen