Die besten Tipps gegen Doppelbuchungen

Doppelbuchungen gehören zu den größten Ängsten von FeWo-Vermietern. Wahrscheinlich kennst du diese unangenehme Situation, in der dieselbe Unterkunft für denselben Zeitraum doppelt gebucht wurde. Wenn man kein Tool nutzt, um die Buchungskalender automatisch zu synchronisieren, kann so etwas schnell passieren.

Überbuchungen können dein Vermietungsgeschäft gefährden und deinen Ruf als FeWo-Vermieter beschädigen. Aber keine Sorge, mit einer guten Strategie und der richtigen Software lassen sich Doppelbuchungen deiner Unterkunft zuverlässig vermeiden. In diesem Leitfaden für Vermieter von Ferienunterkünften erfährst du, wie du Doppelbuchungen und Überbuchungen ohne großen Aufwand vorbeugen kannst.

1. Was ist eine Doppelbuchung?

Man spricht von einer „Doppelbuchung“, „Überbuchung“ oder „Mehrfachbuchung“, wenn deine Ferienunterkunft im selben Zeitraum von verschiedenen Gästen gebucht worden ist. Das kann leicht passieren, wenn eine Ferienwohnung auf mehreren Plattformen inseriert ist und die Buchungskalender nicht richtig synchronisiert werden. Dadurch sieht es auf anderen Portalen so aus, als wäre die Unterkunft noch verfügbar und wenn du Pech hast, bucht ein anderer Gast die Wohnung über ein anderes OTA für denselben Zeitraum noch einmal.

Eine doppelte Buchung kann schwerwiegende Folgen haben, wie z. B.:

• Schlechte Bewertungen und negatives Feedback: Gäste, die von einer Doppelbuchung betroffen sind hinterlassen oft negative Bewertungen auf Plattformen und in den sozialen Medien, was andere Reisende davon abhalten kann, deine Ferienunterkunft zu buchen.
• Stress und Unannehmlichkeiten für dich und deine Gäste: Du musst dich schnell um das Problem kümmern und den betroffenen Gästen Lösungen anbieten, was stressig und schwierig zu handhaben sein kann.
• Verlust zukünftiger Einnahmen: Wenn bei der Vermietung deiner Ferienwohnung häufig Doppelbuchungen auftreten, schadet das deinem Ruf als Vermieter. Und das kann langfristig zu finanziellen Verlusten für dich führen.

Doppelbuchungen sind nicht nur unangenehm für den Gast, der im schlimmsten Fall ohne Unterkunft dasteht. Auch für den Vermieter bedeuten Mehrfachbuchungen Stress, weil du schnell eine Lösung für deine Gäste finden musst.

Mehrfachbuchungen können auch auftreten, wenn ein und derselbe Gast aus Versehen mehrere Einheiten oder Untereinheiten einer Unterkunft für dasselbe Datum bucht.

Fehler oder kleine Unaufmerksamkeiten können schnell passieren. Daher ist es für FeWo-Vermieter wichtig, alles zu tun, um Mehrfachbuchungen zu vermeiden und die nahtlose Synchronisierung von Buchungen zu gewährleisten und das Risiko für manuelle Fehlern zu minimieren. Dabei helfen technische Lösungen wie eine Channelmanager-Software, eine Buchungsmaschine oder ein Property Management System (PMS).

Im folgenden Abschnitt gehen wir auf diese Lösungen im Detail ein.

2. Lösungen zur Vermeidung von Doppelbuchungen in Ferienunterkünften

Um das Risiko von Doppelbuchungen und Mehrfachbuchungen in Ferienunterkünften zu minimieren, ist es wichtig, eine gute Strategie zur Vorbeugung zu haben und einen Notfall-Plan, falls es doch einmal zu einer Überbuchung kommt. Folgende Software-Lösungen unterstützen dich beim Vermeiden von Doppelbuchungen deiner Ferienwohnung:

Reservierungssystem (PMS)

Ein Reservierungssystem (PMS) hilft dir dabei, alle deine Buchungen und Kalender zentral zu verwalten. Property Management Systeme wurden ursprünglich für Hotels entwickelt, um den Buchungsprozess zu vereinfachen. Sie helfen Vermietern dabei, ihre Unterkünfte effizient und ohne Doppelbuchungen zu verwalten.

Vorteile eines PMS:

• Zentrale Verwaltung: Alle Buchungen werden in einem Tool zusammengeführt.
• Synchronisierung in Echtzeit: Die Verfügbarkeit wird automatisch auf allen Buchungsplattformen aktualisiert.
• Vereinfachtes Management: Nutze zusätzliche Funktionen wie Rechnungsstellung, Finanzberichte oder automatisierte Gästekommunikation.
• Alle Daten auf einen Blick: Du kannst die Auslastung deiner Ferienwohnung, die Kontaktdaten der Gäste, die Verteilungsrate je nach Portal usw. leicht einsehen. Alles an einem Ort für ein umfassenderes Management.

Kalender-Synchronisierung

Die Synchronisierung deiner Buchungskalender ist entscheidend, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Stell daher unbedingt sicher, dass die Kalender auf all deinen genutzten Plattformen in Echtzeit synchronisiert werden.

Möglichkeiten der Synchronisierung:

• iCal: Die meisten Buchungsplattformen ermöglichen den Import und Export von iCal-Kalendern zur automatischen Synchronisierung. Das ist zwar eine relativ simple Lösung, aber für Unterkünfte mit einem geringen Buchungsaufkommen kann sie ausreichend sein.
• Buchungsmaschine: Ein umfangreicheres Buchungssystem ermöglicht es dir, deinen Buchungskalender zu verschiedenen Plattformen und Websites hinzuzufügen. Wenn du also eine eigene Vermieter-Website hast, ist eine Buchungsmaschine die beste Option, um Doppelbuchungen von Direktbuchungen über deine FeWo-Website und Buchungen über Onlineportale zu verhindern.

Channelmanager

Ein Channelmanager ist die umfassendste Lösung für die Verwaltung von Verfügbarkeiten und Buchungen auf verschiedenen FeWo-Plattformen wie Airbnb, Booking.com und anderen. Dieses Tool synchronisiert deine Buchungen in Echtzeit über alle Portale hinweg und vermeidet so zuverlässig Doppelbuchung deiner Ferienunterkunft.

Vorteile eines Channelmanagers

• Vollständige Automatisierung: Automatische Synchronisierung von Verfügbarkeit, Preisen und Informationen in Echtzeit.
• Kompatibilität mit mehreren Plattformen: Integration mit einer Vielzahl von verschiedenen Kanälen und Buchungsplattformen, von den großen OTAs bis zu kleinen Nischenportalen.
• Weniger manuelle Fehler: Minimiere das Risiko von selbst verschuldeten Fehlern während des Buchungsprozesses, indem du die Kalender automatisch blockierst und alle Daten über ein einheitliches Dashboard verwaltest.

3. Weitere Tipps zur Vermeidung von Doppelbuchungen

Behalte deine Buchungen im Blick

Wenn du deine Buchungen regelmäßig überprüfst, kannst du mögliche Probleme meist früh genug erkennen. Das mag zwar oft überflüssig erscheinen, so lange alle Buchungen korrekt sind, erspart dir aber viel Ärger, falls du doch einmal eine Überbuchung entdeckst.

• Tägliche Überprüfung: Prüfe am besten täglich deine neuesten Buchungen und aktualisiere deine Verfügbarkeiten bei Bedarf manuell.
• Bestätige deinen Gästen die Buchung: Sende Buchungsbestätigungen und bitte deine Gäste, ihre An- und Abreisedaten zu bestätigen.

Kommuniziere mit deinen Gästen

Pflege eine offene und proaktive Kommunikation mit deinen Gästen, um Missverständnisse zu vermeiden und ihre Reisepläne noch einmal zu prüfen und sich zu melden, falls etwas nicht korrekt ist.

• Sofortige Buchungsbestätigung: Schick dem Gast sofort eine Buchungsbestätigung per E-Mail, sobald die Buchung eingegangen ist.
• Erinnerungen vor der Ankunft: Sende Buchungserinnerungen und bitte um eine Bestätigung einige Tage vor der Ankunft.

Vorlage für eine Buchungsbestätigung: „Lieber [Name des Gastes], vielen Dank, dass du bei uns gebucht hast. Bitte bestätigen deine Buchung mit Ankunft am [Anreisedatum]. Melde dich gerne, falls du noch Fragen hast. Wir freuen uns darauf, dich bald bei uns begrüßen zu dürfen!“

Doppelbuchung: So reagierst du als Vermieter richtig

Falls du trotz aller Vorsichtsmaßnahmen feststellst, dass deine Ferienunterkunft doppelt gebucht wurde, solltest du Folgendes tun:

Kontaktiere die Gäste sofort

Informiere die betroffenen Gäste sofort, wenn du die Doppelbuchung entdeckst. Sei ehrlich und erkläre ihnen die Situation. Eine schnelle und klare Kommunikation kann helfen, die negativen Auswirkungen abzumildern.

Beispielnachricht an deine Gäste bei einer Doppelbuchung: „Sehr geehrter [Name des Gastes], wir bedauern, dir mitteilen zu müssen, dass deine Buchung für [Ankunftsdatum] aufgrund eines Fehlers nicht berücksichtigt werden kann. Wir arbeiten daran, eine geeignete Lösung zu finden und halten dich auf dem Laufenden. Wir bedauern aufrichtig die Unannehmlichkeiten, die dir dadurch entstehen.

Biete eine alternative Unterkunft an

Wenn möglich, solltest du betroffenen Gästen eine alternative Unterkunft anbieten. Im Idealfall kann das eine deiner anderen Ferienwohnungen sein oder eine vergleichbare Unterkunft in der Nähe.

• Alternative Unterkunft: Finde eine Ferienwohnung oder ein Ferienhaus mit gleicher oder besserer Ausstattung, um deine Gäste gut unterzubringen.
• Entschädigung: Biete Rabatte für zukünftige Aufenthalte, eine vollständige Rückerstattung oder sogar eine kostenlose Übernachtung bei einem zukünftigen Besuch an.
• Vermieter-Netzwerke: Arbeite mit anderen Vermietern in deiner Region zusammen, um schnell eine alternative Unterkunft zu finden.

Beispielnachricht für eine alternative Ferienwohnung bei einer Doppelbuchung: „Wir haben eine andere Ferienwohnung in der Nähe mit einer ähnlichen Ausstattung für dich gefunden und sind bereit, die Preisdifferenz zu übernehmen. Zusätzlich bieten wir dir als Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten einen Rabatt von 20 Prozent für deine nächste Buchung bei uns.“

Bleib ruhig und professionell

Gehe ruhig und professionell mit der Situation um, denn so kannst du negative Auswirkungen auf deinen Ruf als Gastgeber reduzieren. Denke daran, dass jede Situation eine Gelegenheit ist, dein Engagement und deine Professionalität als Vermieter zu beweisen.

• Höre aktiv zu: Lass die Gäste ihre Sorgen äußern und zeige Einfühlungsvermögen.
• Handle schnell: Eine kurze Reaktionszeit kann einen großen Unterschied in der Wahrnehmung der Gäste machen.
• Finde die Ursache der Doppelbuchung: Finde heraus, wie es zu der Überbuchung gekommen ist: Ist sie auf einen Fehler des Buchungsportals zurückzuführen oder hast du etwas selbst etwas übersehen? Wende dich telefonisch oder per E-Mail an den Kundenservice des Buchungsportals und melde das Problem. So kann dir das Team bei der Lösung des Problems helfen.

Unsere Empfehlung zur Vermeidung von Doppelbuchungen

Die Vermeidung von Doppel- und Mehrfachbuchungen ist entscheidend, um den Ruf deines Vermietungsunternehmens zu bewahren und deinen Gästen das bestmögliche Reiseerlebnis zu bieten. Mit den richtigen Systemen und Maßnahmen kannst du das Risiko für Überbuchungen deutlich minimieren und gleichzeitig bessere Ergebnisse erzielen.

Die beste Option zur Vermeidung von Doppelbuchungen in deiner Ferienunterkunft ist ein Channelmanager. Das bedeutet nicht, dass die anderen Lösungen weniger effektiv sind, aber mit einem Channelmanager hast du alle Funktionen in einem. Wenn du also auf der Suche nach einem All-in-One-Tool bist, mit dem du verschiedene Buchungsportale, Daten, Kommunikation und Statistiken übersichtlich verwalten kannst, ist ein Channelmanager die richtige Wahl für dich.

Du möchtest wissen, worauf du bei einem guten Channelmanager achten musst? In diesem Blog-Beitrag erfährst du, wie du den passenden Channelmanager für dein Vermietungsgeschäft findest.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Verwaltungssoftwares, die auch einen Channelmanager enthalten. Oft ist aber der Preis am Ende höher als erwartet, weil noch weitere Kosten dazu kommen, um alle Funktionen nutzen zu können.

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