Anleitung Online Check-in für FeWo Vermieter

Mit dem Online Check-in können deine Gäste schon vor der Anreise einchecken. Meldescheine und Papierkram gehören damit der Vergangenheit an. Hier erfährst du, wie das digitale Einchecken funktioniert und welche Vorteile es dir als FeWo-Vermieter bringt.

Was ist ein Online Check-in?

Beim Online Check-in werden alle notwendigen Daten zum Einchecken in digitaler Form – also ganz ohne Papierformulare – übermittelt. Das kann per E-Mail, über einen Webbrowser oder eine App erfolgen.

1. Ursprung: Online Check-in bei Flugreisen

   Der Begriff Online Check-in stammt ursprünglich aus dem Flugverkehr und kam in den 2000er-Jahren auf. Der Prozess macht es möglich, dass Gäste ihre persönlichen Daten wie Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit oder Dokument-Nr. selbst online an die Fluggesellschaft vermitteln können. Das spart nicht nur Zeit am Flughafen, sondern stellt ebenfalls sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.

   Während der Covid-19-Pandemie hat der kontaktlose Check-in auch aus Hygienegründen viele Unternehmen überzeugt. Zusätzlich ist die Digitalisierung des Eincheck-Prozesses umweltbewusst.

2. Kontaktloses Einchecken in Ferienwohnungen

   Mittlerweile gibt es den Online Check-in nicht nur bei Flugreisen, sondern ebenso in Hotels, Restaurants, Ferienwohnungen etc. Besonders bei Ferienwohnungen und Ferienhäusern lässt er sich sehr gut mit einer kontaktlosen Schlüsselübergabe durch eine Schlüsselbox, ein elektronisches Schloss oder ein Smart Lock verbinden.

   So fällt für Gastgeber und Urlauber viel Stress weg, weil sie nicht mehr zur selben Zeit an einem Ort sein müssen. Gerade bei der Anreise kommt es wegen Staus und Flugverspätungen oft zu Verzögerungen. Mit einer Kombination aus Online Check-in und kontaktloser Schlüsselübergabe wird das Ein- und Auschecken zeitlich flexibel.

3. Datenschutz & Sicherheit

   Neben der Hygiene und dem Zeitfaktor ist auch das Thema Datenschutz ein Vorteil des Online Check-ins. Beim Buchen werden oft nur die nötigsten Daten wie Name, Adresse und Kontaktmöglichkeit erfasst. Manchmal kommt es aber vor, dass Behörden zusätzliche Informationen verlangen. Hier bietet der Online Check-in eine gute Möglichkeit, um sensible Daten datenschutzkonform und sicher zu übertragen.
   Da alles online erfolgt, können die Gäste bereits vor der Anreise bequem von daheim aus oder unterwegs mit dem Smartphone einchecken.

Wie funktioniert das Online-Check-In-Tool bei Smoobu?

Mit der Funktion Online Check-in hat Smoobu seinen Channelmanager für Ferienwohnungen weiter ausgebaut. Du kannst als Vermieter nun zusätzliche Daten deiner Gäste erheben und an die Behörden weiterleiten. Die Übermittlung ist einfach, kontaktlos und entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Lästiges Ausfüllen von Meldescheinen bei der Ankunft gehört somit der Vergangenheit an.

Wenn du möchtest, kannst du den Versand des Online-Formulars an deine Gäste sogar automatisieren. So kannst du zum Beispiel zwei Tage vor der Anreise automatisch eine E-Mail verschicken.

Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie du den Online Check-in in Smoobu einrichtest:

1. Welche Daten werden erhoben?

   Zuerst stellst du ein, welche Daten deiner Gäste du abfragen möchtest. Dabei kannst du zwischen dem Hauptgast und zusätzlichen Gästen unterscheiden. Dazu gehst du in Smoobu auf Einstellungen -> Online Check-in.

   Du hast hier verschiedene Standardfelder wie Name, Geschlecht, Nationalität, Ausweisnummer etc. zur Auswahl. Wähle die Informationen aus, die du brauchst. Zusätzlich kannst du weitere Felder hinzufügen, eine e-Signatur verlangen oder den Gästen erlauben, Dokumente hochzuladen.

   Anschließend legst du den Text fest, der auf der Seite des Formulars erscheinen soll.

   Zum Beispiel:

   „Lieber Gast,

   wir freuen uns auf deinen Besuch bei uns. Zur Vorbereitung deines Aufenthaltes bitten wir dich, das Formular für den Online Check-in auszufüllen und an uns zurückzusenden.

   Vielen Dank für deine Mühe

   Deine Familie XY“

2. Nachricht vorbereiten

   Du musst jetzt noch eine kurze Nachricht für deinen Gast schreiben. Den Text kannst du auch gleich als Nachrichtenvorlage für andere Gäste speichern. Anschließend verschickst du den Link zum Online Check-in.

   Die Nachrichtenfunktion findest du in Smoobu unter Einstellungen -> Nachrichten -> Nachricht erstellen. Pass deine Nachricht an und füge unbedingt den Platzhalter [onlineCheckInLink] in deine E-Mail-Vorlage ein.

   Nun kannst du festlegen, ob du die Nachricht immer manuell verschicken möchtest oder ob du das automatisieren willst. Dazu klickst du auf „Diese E-Mail automatisiert versenden“ und stellst den Zeitpunkt ein (z. B. immer zwei Tage vor der Anreise).

3. Versand der E-Mail

   Neben jeder Buchung findest du die Option „E-Mail versenden“. Klick auf diese Möglichkeit und wähle die entsprechende E-Mail-Vorlage aus. Wenn du möchtest, kannst du die E-Mail hier noch weiter anpassen. Falls du in Schritt 3 den automatisierten Versand gewählt hast, musst du jetzt nichts mehr tun.

4. Auf Rückmeldung vom Gast warten

   Dein Gast füllt nun das Formular aus und schickt es per Knopfdruck an dich zurück. Sobald das passiert ist, bekommst du eine Benachrichtigung per E-Mail.

5. Daten aufrufen und verwalten

   Nun kannst du die Daten über das Menü neben der Buchung aufrufen, bearbeiten oder als TXT-Datei herunterladen.

Fazit

• Der Online-Check-in spart Zeit und schont die Umwelt. Deine Gäste können schon vor der Anreise einchecken.
• Wenn du möchtest, kannst du die Benachrichtigung für den Online Check-in automatisieren und musst dich um nichts mehr kümmern.
• Die Anmeldung erfolgt kontaktlos und entspricht den Covid-19-Richtlinien.
• Die Daten deiner Gäste werden verschlüsselt vermittelt und sind für Dritte nicht einsehbar.

Jetzt 14 Tage testen