5 consejos para ofrecer una llegada sin problemas a los huéspedes

Hay dos partes fundamentales en lo referente a la estancia del huésped, claves para que la experiencia sea satisfactoria: la llegada o check-in y la salida o check-out. En este artículo, nos centraremos en la llegada de los huéspedes a la vivienda de alquiler vacacional. Hemos reunido 5 puntos clave que podrían ayudarte como anfitrión, a que esta etapa se desarrolle de forma agradable y sin contratiempos.

La llegada de los huéspedes al alquiler vacacional

La llegada a la vivienda y la primera impresión que los huéspedes tienen del anfitrión y del alojamiento son dos aspectos esenciales que pueden marcar la diferencia entre el éxito y la decepción. De hecho, una bienvenida sin contratiempos no sólo influirá en el estado anímico de los viajeros, sino que también puede motivarlos a dejar una buena reseña sobre la estancia. Por tanto, es fundamental que esta fase se desarrolle de la manera más óptima posible. Pero, ¿qué puedes hacer tú, como anfitrión o gestor, para asegurarte de que todo empieza con buen pie?

5 consejos para ofrecer un check-in sin problemas

La llegada a la vivienda de alquiler vacacional puede ser, en algunos casos, una fuente de estrés para los viajeros. Las situaciones inesperadas (un atasco o accidente en la autovía, tráfico, retraso en la llegada del avión o el tren) pueden retrasar la llegada, lo que sumado a una información poco clara para el huésped, puede convertirse en una situación desagradable.

No obstante, siguiendo estos 5 consejos será muy sencillo asegurarte de que todo vaya sobre ruedas y de que la llegada del huésped sea positiva.

1. Asegúrate de que las horas de llegada están claras

Una comunicación clara es esencial para evitar malentendidos. Por eso, desde el anuncio en las plataformas de reservas y en tu sitio web de reservas directas hasta en la comunicación por correo electrónico o SMS, asegúrate de definir claramente a tus huéspedes cuáles son las horas de llegada.

Además, como las horas de llegada pueden estar rápidamente sujetas a circunstancias imprevistas como las mencionada antes, será importante mantenerte flexible y fácilmente disponible en caso de retrasos. Comprueba que la información de contacto se encuentra fácilmente en tu anuncio y/o envíasela a tu huésped por correo electrónico junto con la información de llegada pertinente.

2. Da a tus huéspedes una bienvenida personal en el check-in

Si decides recibir a tus huéspedes personalmente, intenta darles una impresión amistosa y de confianza, ofreciéndoles todas las claves y ayudas para evitar una mala experiencia.

Ofrecer un pequeño regalo de bienvenida puede marcar la diferencia en la experiencia de viaje y crear una sorpresa inesperada. Por ejemplo, si sabes que una familia con niños pequeños ha alquilado tu vivienda, deja algunos caramelos o golosinas. ¡No muchos propietarios de casas de vacaciones deciden dar la bienvenida a los viajeros de esta manera! Un pequeño detalle de bienvenida puede convertirse en una ventaja clave para conseguir críticas y comentarios positivos en las plataformas de reserva al final de la estancia.

Por último, recuerda proporcionar a tus huéspedes información esencial sobre la vivienda alquilada y responder a todas las preguntas posibles. Puedes decidir añadir algunas recomendaciones personales y consejos sobre actividades o restaurantes. La información práctica (dónde reservar un coche de alquiler, cómo gestionar los residuos, hospitales o farmacias cercanas, etc.) ya la habrán leído en la guía digital enviada con antelación por correo electrónico.

¡Con estos pocos ingredientes puedes ofrecer una bienvenida de calidad!

3. Ofrece una opción de auto check-in

Como comentamos en nuestra guía de Airbnb y en nuestro artículo «5 ventajas de tener una caja de seguridad para llaves«, el check-in online (o llegada autónoma) está de moda. Esta opción ofrece más flexibilidad a los huéspedes y permite a los anfitriones tener un problema menos.

Así que, si decides ofrecer la llegada autónoma, asegúrate de facilitar toda la información necesaria para acceder a la vivienda, como la caja de seguridad de las llaves, el código de las cerraduras inteligentes, etc. Alternativamente, si el alojamiento vacacional está equipado como una smart home, puedes optar por una cerradura inteligente. Consulta nuestra guía completa sobre este tema.

4. Proporciona todos los documentos necesarios

Especialmente en caso del check-in online, asegúrate de proporcionar los documentos necesarios para una estancia sin complicaciones, tanto electrónicamente como en papel:

• normas de la casa
• guía digital del huésped

De este modo, tus huéspedes tendrán toda la información que necesitan para una estancia agradable.

5. Organiza la llegada de los huéspedes a la vivienda a través de una empresa especializada en check-in o un servicio de conserjería

Para tener una gestión de alojamientos turísticos incluso más tranquila y eficiente, otra opción es recurrir a varios servicios profesionales:

• un servicio de conserjería para alquileres de vacaciones.
• una agencia de alquiler vacacional.
• una agencia de check-in

Está claro que estos servicios no son gratuitos, pero pueden facilitarte mucho la gestión de tu negocio de alquiler vacacional. Tú decides si merecen la pena.

Si usas Smoobu, por ejemplo, podrás integrar fácilmente y en tiempo real empresas punteras en el sector como Chekin para así automatizar aún más tus procesos y gestiones, ofreciendo una mayor seguridad a tus huéspedes.

Las 5 cosas que no debes olvidar para un check-in cómodo y fácil

1. Comunica claramente la hora de llegada.
2. Da una bienvenida cálida a los viajeros, tanto en persona o a través de pequeños detalles.
3. Ofrece la llegada autónoma, si puedes.
4. Envía todos los documentos necesarios a los huéspedes.
5. Utiliza otros servicios profesionales, como integraciones o agencias.

¡Nos leemos de nuevo la semana que viene en la segunda parte de nuestra miniserie, esta vez sobre la salida de los huéspedes!

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