¿Cómo organizar la gestión de alquileres vacacionales en equipo?

Para muchos propietarios y gestores, trabajar en equipo es esencial para garantizar una gestión óptima de las reservas, los viajeros y la burocracia detrás de un negocio de alquiler vacacional. Esto, sin embargo, puede plantear algunos retos. Las labores en equipo deben organizarse y planificarse perfectamente para evitar retrasos o inconvenientes que puedan afectar negativamente a los huéspedes. En este artículo veremos juntos cómo organizar el trabajo de tu equipo con Smoobu y gestionar alquileres vacacionales de forma más eficiente.

Trabajo en equipo para la gestión de alquileres vacacionales

Generalmente, la gestión de cualquier alquiler vacacional siempre pasa por estas etapas:

1. Promoción del alojamiento: el primer paso suele ser la publicación de anuncios en plataformas de reservas, como Airbnb o Booking.com. con descripciones atractivas e imágenes de calidad. Seguidamente, lo ideal sería crear tu propia página web para conseguir más reservas sin comisión.  A día de hoy, no debe faltar la promoción en las redes sociales para conseguir más visibilidad online.
2. Gestión de las reservas: una vez se realiza una reserva, el siguiente paso será la confirmación de la reserva y sincronización de los calendarios de disponibilidad para evitar el riesgo de overbooking.
3. Pre check-in: la comunicación con los huéspedes sobre la hora de entrada, la llegada a la casa de vacaciones y cualquier petición especial es fundamental para una experiencia de viaje positiva. Una de las gestiones más importantes que deberás hacer será el registro de huéspedes en la web de SES.HOSPEDAJES (a excepción de Cataluña y el País Vasco), la aplicación, si procede, de tasas turísticas y, por último, la preparación del alquiler vacacional para recibir a los huéspedes.
4.  Durante la estancia: deberás darle bienvenida a los huéspedes, en persona o por llegada autónoma. En este punto, será fundamental no descuidar la comunicación con los viajeros, por lo que deberás implantar diversas para garantizar que la estancia se desarrolle sin problemas. Por último, no olvides proporcionar información sobre la hora de salida y otras normas del alquiler vacacional.
5. Después del check-out: limpieza y, si es necesario, mantenimiento más exhaustivo del alojamiento, si por ejemplo ha habido alguna rotura o desperfecto durante la estancia anterior. Finalmente, comunícate con los huéspedes para agradecerles su estancia y solicitar una reseña en las plataformas o en las redes sociales. Con el fin de fidelizarlos para que vuelvan en el futuro, ofrece descuentos y promociones para futuras estancias.

Para hacer frente a todas las tareas necesarias para una gestión óptima de los alquileres vacacionales, muchos gestores y propietarios optan por el trabajo en equipo, además de utilizar un software de gestión, del que hablaremos más adelante.

¿Necesitas la ayuda de más personas para gestionar tu alquiler vacacional?

Quizá te preguntes si realmente necesitas ayuda extra para gestionar tu vivienda vacacional. De hecho, si sólo gestionas una propiedad, no muy lejos de donde vives, quizá puedas encargarte tú mismo de todas las actividades de gestión de la propiedad. Sin embargo, sin duda necesitarás trabajar con un equipo en los siguientes casos:

• Eres propietario o propietarios de varios alquileres vacacionales, quizá situados en distintos municipios.
• Eres un gestor o administrador de fincas.
• Gestionas un alojamiento que puede alojar a más de un huésped a la vez: bed and breakfast, un pequeño hotel, albergue de peregrinos, casa rural, glamping, etc.
• Vives en una comunidad autónoma o país diferente al de la vivienda que alquilas.
• Quieres delegar trabajo y tener más tiempo libre.

¿Cuántas personas se necesitan para gestionar alquileres vacacionales?

Evidentemente, cada tipo de alquiler vacacional tiene sus propios requisitos específicos, por lo que te corresponde a ti decidir qué miembros del equipo necesitas para llevar a cabo una gestión del alquiler exitosa y eficiente. He aquí algunos ejemplos:

• Personal de limpieza
• Mantenimiento
• Recepción
• Conserje
• Administración
• Profesionales para cualquier servicio adicional: chef, chófer, servicio a domicilio, etc.
• Posibles socios comerciales

Retos a la hora de gestionar un alquiler vacacional en equipo

Cuando se trabaja en equipo, es importante que cada miembro disponga de la información necesaria para hacer su trabajo.

Por ejemplo, la persona encargada de dar la bienvenida a los huéspedes necesita saber a qué hora llegan y ser avisada en caso de retraso. Lo mismo se aplica al personal de limpieza: sus tareas deben estar perfectamente planificadas, sobre todo en periodos en que las reservas se suceden a intervalos cortos, como en temporada alta.

Estos son los principales retos a la hora de organizar el trabajo de tu equipo: asegurarte de que cada persona recibe la información correcta en el momento adecuado, respetar la privacidad de los huéspedes y evitar al máximo los errores humanos.

Organiza el trabajo de tu equipo con un software de gestión de alquileres vacacionales

Hoy en día, son pocos los propietarios y gestores de alojamientos turísticos que no utilizan un channel manager para organizar la gestión de reservas. Esto se debe a que, sin una plataforma profesional, la comunicación y la planificación puntual de las operaciones pueden llevar mucho tiempo.

Smoobu es un software líder en la gestión de alquileres vacacionales. Esto se debe a que proporciona a los anfitriones los servicios y herramientas necesarias para una gestión eficiente:

• Un gestor de canales para la sincronización automática y en tiempo real de las reservas en los portales de reservas
• Un PMS para una gestión integral de las reservas desde un panel de control centralizado.
• Un creador de páginas web para crear tu propio sitio web de reservas directas y aumentar así tus ingresos.
• Un motor de reservas que puede integrarse con una página web para sincronizar también automáticamente las reservas directas.
• Varias herramientas para ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes, como la comunicación automatizada y la Guía del huésped.
• Cuentas auxiliares para ayudarte a automatizar y organizar el trabajo de tu equipo, para una gestión dinámica y colaborativa de cualquier alquiler turístico.

¿Cómo organizar el trabajo de tu equipo con Smoobu?

Smoobu es una solución completa diseñada para satisfacer las necesidades de los administradores de propiedades y cumplir además con los requisitos legales de cada comunidad. Aquí tienes algunas herramientas que puedes utilizar para organizar el trabajo de tu equipo.

Cuentas de asistente de sólo lectura

Smoobu proporciona a sus anfitriones una función llamada «Permisos», gracias a la cual puedes crear cuentas para cada miembro de tu equipo – lee más en nuestra guía completa.

Las cuentas de sólo lectura permiten a los miembros de tu equipo ver cierta información, sin poder editarla. En función de tus necesidades, puedes habilitar distintos niveles de acceso:

• Detalles de la reserva: portal utilizado, fecha de creación, horas de entrada y salida.
• Información del huésped: nombre y otra información básica como número de huéspedes, número de niños y si viajan con mascotas.
• Datos de contacto: número de teléfono y correo electrónico del huésped que reservó el alojamiento.
• Precio: precio pagado en detalle, pago por adelantado, posibles extras y acceso a la sección de estadísticas.
• Notas: puedes dejar notas para los miembros de tu equipo, por ejemplo en caso de que el huésped tenga una petición especial.
• Notificaciones: si activas las notificaciones, los miembros de tu equipo serán informados automáticamente cuando se realice una reserva, una actualización de reserva o una cancelación. Si la función está desactivada, tendrán que iniciar sesión y comprobarlo por sí mismos.
• Mensajes: los miembros de tu equipo podrán ver los mensajes enviados, recibidos y programados.
• Precios y estancias mínimas: acceso a la página que incluye el precio por noche y la duración mínima de la estancia.

Si gestionas varios alquileres turísticos en distintas zonas, probablemente trabajarás con varias personas que te ayuden en estas tareas de gestión. Con esta función, puedes crear una cuenta de asistente para cada miembro del equipo y asignarla sólo a la propiedad correspondiente.

Con el plan Smoobu Pro, puedes utilizar un número ilimitado de cuentas de asistente de sólo lectura.

Cuentas de asistente con permiso de edición

Aunque para la mayoría de los miembros del equipo una cuenta de sólo lectura es suficiente, a veces puedes necesitar una o más cuentas de asistente que puedan editar la información. Por ejemplo, si trabajas con un socio o si, como gestor de alquileres, quieres permitir al propietario acceso completo a la plataforma. O si quieres permitir que tu recepcionista, que a menudo recibe reservas por teléfono, bloquee fechas en Smoobu, para que los calendarios se sincronicen automáticamente en las plataformas de reservas.

Puedes permitir que tus empleados tengan acceso completo a:

• Reservas: bloquear fechas, modificar o cancelar una reserva.
• Mensajes: escribir y responder a los mensajes de los huéspedes.
• Precios y estancias mínimas: fijar el precio por noche y modificar la estancia mínima.

Con un plan Smoobu Pro, puedes crear cuentas de escritura en cualquier momento por 15 euros por cuenta y mes (se aplican descuentos a los planes anuales y de dos años.)

Comunicación automática

Smoobu ofrece a sus anfitriones una función de comunicación automática con plantillas de mensajes y activadores horarios. La mayoría de los anfitriones utilizan esta función para asegurar una comunicación efectiva y mejorar así la experiencia del huésped.

Sin embargo, también puedes crear mensajes automáticos para organizar el trabajo en equipo. De hecho, la función de notificación en las cuentas de sólo lectura te permite notificar automáticamente las nuevas reservas o actualizaciones. Sin embargo, tus huéspedes pueden reservar tu alquiler turístico semanas o incluso meses antes de la fecha real de entrada.

Con la función de mensajería automática, puedes programar un correo electrónico a la persona encargada de recibir a los huéspedes el día antes de la llegada al alojamiento. Para el personal del servicio de limpieza, en cambio, puedes programar un recordatorio un día antes de la salida.

Si gestionas varios equipos, puedes crear plantillas (por ejemplo, «recordatorios de salida») y configurarlas simultáneamente para distintos alojamientos y colaboradores.

Suscripción a Smoobu Teams

Si gestionas varios alojamientos y trabajas con varias personas, puedes optar por una suscripción Smoobu Teams. Además de las funciones de la suscripción Pro, tendrás acceso a:

• Cuentas de edición ilimitadas.
• Configuración del dominio.
• Personalización del sistema de Reservas (cambios de CSS).
• Asistencia prioritaria.
• Asistencia premium para la instalación.

Para saber más, echa un vistazo a nuestra página de precios.

Utiliza el software Smoobu para organizar la gestión de tu alquiler vacacional

Además de la sincronización automática de las reservas y otras funciones disponibles, Smoobu puede ayudarte a organizar el trabajo en equipo, asegurar una comunicación fluida con tus colaboradores,  mejorar las tareas administrativas, ofrecer un alojamiento impecable, y, en definitiva, beneficiarte de una gestión eficaz de todos los aspectos de tu negocio de alquiler vacacional.

Una vez que hayas configurado las cuentas de asistente y los correos electrónicos automáticos, te beneficiarás de muchas ventajas:

• Automatizar las operaciones diarias.
• Aumentar la eficacia de tu equipo.
• Mejores condiciones de trabajo y recudir el riesgo de errores humanos.
• Ahorrar tiempo.
• Controla el volumen trabajo.
• Expandir los servicios ofrecidos.
• Ofrecer una excelente experiencia de viaje a los viajeros.

Prueba Smoobu gratuitamente durante 14 días y descubre cómo puede ayudarte a organizar el trabajo de tu equipo y a gestionar mejor tus alquileres de vacaciones.

Probar 14 días gratis