Aunque una creciente mayoría de viajeros suele reservar el alojamiento con bastante antelación, un negocio de alquiler vacacional nunca estará libre de reservas y cancelaciones de última hora. Para los anfitriones, estas situaciones pueden darse en el momento más inoportuno y dar al traste con los planes de reserva. Por ello, prepararte para gestionarlas de la mejor manera posible es vital si quieres evitar pérdidas y ganar tranquilidad.
Acompáñanos a analizar los factores que potencian tanto las cancelaciones de reservas como las que llegan de última hora para adelantarte a ellos y conocer en profundidad los consejos y estrategias que te ayudarán a lidiar con las que se produzcan.
Cancelación de reserva de última hora: cómo gestionarlas y evitarlas en el futuro
Ver que hay huecos en tu calendario de reservas, especialmente en épocas como la temporada alta, los festivos estatales y las vacaciones no es plato de buen gusto. Principalmente, porque ello puede suponer una pérdida económica e incrementará la dificultad de encontrar nuevos clientes potenciales.
En tal caso, es fundamental fijar políticas de cancelación que te protejan como anfitrión y eviten la pérdida de ingresos. El primer paso será escoger una política de cancelación que se adapte a tus necesidades y te deje margen de maniobra en el caso de que el huésped elija cancelar la reserva en el último minuto.
Veamos algunas estrategias efectivas para evitar las cancelaciones inesperadas.
Una política de cancelación flexible es más atractiva para los viajeros
A la hora de hacer una reserva o de escoger un alquiler vacacional sobre otro, una amplia mayoría de viajeros (como arroja este análisis realizado por Expedia) prefiere un alojamiento con política de cancelación flexible. Los anuncios que se ofertan con este tipo de políticas reciben también más visualizaciones y un aumento de la tasa de ocupación.
Una cancelación flexible, por tanto, anima a los viajeros a reservar el alojamiento mientras que te protege de las cancelaciones de última hora, ya que recibirás un porcentaje del precio final o el precio íntegro de la reserva, dependiendo de la antelación con la que el huésped haya avisado.
Sé lo más claro posible y transparentes en los anuncios y comunicaciones
La política de cancelación que escojas debe ser clara, sobre todo respecto a los cargos por cancelación. Tanto en los anuncios en las plataformas de alquiler como en las comunicaciones que tengas con los huéspedes, la Guía del Huésped o las normas de la casa, la información referente a la tasa de cancelación y las políticas de reembolso serán fáciles de entender y transparentes.
Comunícate con los huéspedes
Un aspecto importante que puede marcar la diferencia entre una experiencia buena y una mala radica en el trato ofrecido a los huéspedes. Cuidar de que se sientan atendidos y conocer cómo van sus planes de viaje te ayudará a saber si puede darse una cancelación de última hora.
Si la reserva se ha realizado hace mucho tiempo, es normal que los viajeros se hayan olvidado de algunos detalles. Una buena estrategia es enviar recordatorios automáticos cada cierto tiempo, y luego recordatorios personalizados cuando se vaya acercando la fecha de la llegada.
De esta forma, tus huéspedes se sentirán más cuidados y evitará que se planteen cancelar la reserva.
Ajusta la opción de «reserva inmediata» en las OTAs
Aunque aceptar reservas inmediatas tiene muchas ventajas, debes considerar si tal vez es lo más adecuado para tu alquiler vacacional. Muchos viajeros aprovechan la opción de reserva inmediata para reservar sin pensarlo demasiado, ya que posteriormente será muy sencillo cancelar si han encontrado un alojamiento más atractivo o el hayan cambiado de destino.
Aunque la principal ventaja de permitir reservas inmediatas es obtener más reservas directas, el riesgo de cancelación es más alto. Por ello, si ya has vivido una mala experiencia en el pasado por culpa de estas cancelaciones impulsivas, quizás te convenga más aceptar reservas manualmente, ya que te dará margen para valorar los perfiles de los huéspedes y si esa reserva te compensa.
Estas estrategias te permitirán protegerte de cancelaciones inesperadas o, cuanto menos, reducirlas. Para conocer más detalles y consejos sobre políticas de cancelación, en nuestra guía encontrarás información ampliada.
Gestionar reservas de última hora
A la vez, puede darse el caso contrario: que recibas reservas de última hora. Las reservas de este tipo son siempre bienvenidas, sobre todo si has sufrido una cancelación o tienes un hueco en el calendario que no has conseguido llenar. Para atraerlas y gestionarlas de la forma más eficaz e incentivarlas, puedes poner en marcha estos trucos.
Promocionar las tarifas y ofertas
Antes de establecer una tarifa de última hora, analiza la demanda histórica y la estacionalidad. En periodos de baja ocupación, ofrece tarifas reducidas para atraer más reservas. En periodos de alta demanda, considera aumentar las tarifas para maximizar ingresos.
Por otra parte, es importante definir en qué plataformas ofrecerás las ofertas de última hora. Puedes optar por promocionarlas solo en tu sitio web para incentivar reservas directas sin comisiones de terceros, o también en OTAs para aumentar la visibilidad.
También puedes redirigir las ofertas de última hora a diferentes segmentos de clientes utilizando email marketing para contactar con los recurrentes y leales, o campañas de publicidad pagada en Google o redes sociales para atraer nuevos huéspedes..
Facilita el proceso de reserva y de llegada
Asegúrate de que tu sistema de reservas es accesible y fácil de usar desde dispositivos móviles. Muchos viajeros reservan de última hora mientras están viajando, por lo que una experiencia de usuario fluida e intuitiva es crucial.
A su vez, una forma de ahorrar tiempo pasa por permitir a los huéspedes registrar sus datos antes de la llegada para agilizar el proceso de check-in, lo que disminuirá el proceso de espera.
Diferenciación de servicios
Ofrece diferentes niveles de servicio entre las tarifas básicas y las de última hora. Por ejemplo, las tarifas de última hora pueden excluir ciertos servicios adicionales como comidas o acceso a instalaciones premium, justificando así la diferencia de precio.
Pregunta a los huéspedes
Conocer la opinión de los viajeros te ayudará para mejorar la experiencia de reserva de última hora. Implementa mejoras basadas en las sugerencias y comentarios para aumentar la satisfacción del cliente, como invitándoles a escribir reseñas una vez se hayan marchado.
No dejes que los imprevistos de última hora te afecten
Como hemos visto, una gestión deficiente puede llevarte a contextos complicados en tu negocio de alquiler turístico. La mejor forma, además de los consejos anteriores, de conseguir mejores resultados y asegurarte de que tu negocio está en buenas manos es usando un gestor de canales como el de Smoobu. La prueba gratuita de 14 días es la mejor manera de descubrir todas las ventajas que ofrece. ¡Regístrate ya!
