Hoy nos complace abordar un tema candente que seguramente te interesa como propietario o gestor de alojamientos en España: los cambios significativos en el proceso de registro de huéspedes, así como las preguntas más frecuentes surgidas durante nuestro reciente webinar en colaboración con Chekin sobre la innovadora plataforma del Ministerio del Interior.
En un panorama en constante evolución, es crucial mantenerse al tanto de las actualizaciones regulatorias y tecnológicas que impactan directamente en la gestión de tus alojamientos. La introducción de SESHOSPEDAJES ha marcado un hito importante en este sentido, ofreciendo soluciones inteligentes para simplificar y optimizar el proceso de registro de huéspedes en conformidad con las normativas españolas.
A lo largo de este artículo, desglosaremos las inquietudes más comunes expresadas por los participantes durante el webinar, brindando respuestas claras y detalladas que te ayudarán a aclarar cualquier incertidumbre sobre estos cambios y su implementación en la práctica diaria de la gestión de tu negocio turístico.
SESHOSPEDAJES: las preguntas más frecuentes sobre la nueva plataforma
P: ¿Qué es SESHOSPEDAJES y cuál es su propósito?
R: Es una plataforma digital desarrollada por el Ministerio del Interior de España para el registro de viajeros en establecimientos de alojamiento turístico. Su propósito es facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales de registro de huéspedes y mejorar la seguridad en el sector turístico.
P: ¿Cuáles son los requisitos para registrarse en SESHOSPEDAJES?
R: Los requisitos pueden variar, pero generalmente incluyen tener un establecimiento de alojamiento turístico en España y cumplir con las regulaciones locales y nacionales relacionadas con el registro de huéspedes.
P: ¿Cuál es el proceso de registro de huéspedes en SESHOSPEDAJES?
R: El proceso de registro de huéspedes en SESHOSPEDAJES implica introducir la información requerida de los huéspedes, como nombres, nacionalidades, documentos de identificación, fechas de estancia, etc., a través de la plataforma en línea proporcionada por el Ministerio del Interior.
P: ¿Cuál es la diferencia entre SESHOSPEDAJES y los sistemas de registro anteriores (por ejemplo, la Guardia Civil)?
R: SESHOSPEDAJES es una plataforma digital más moderna y centralizada que reemplaza a los sistemas de registro anteriores, como el registro en la Guardia Civil. Se proporciona una interfaz en línea más fácil de usar y simplifica el proceso de registro de huéspedes para los propietarios y gestores de alojamientos turísticos.
P: ¿SESHOSPEDAJES es obligatorio para todos los propietarios de alojamientos turísticos?
R: Sí, es obligatorio para todos los propietarios y gestores de alojamientos turísticos en España, según lo establecido por la normativa vigente.
Preguntas frecuentes sobre el uso de SESHOSPEDAJES y la nueva normativa
P: ¿Qué documentación se le va a requerir a un menor de 14 años?
R: En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados, quien deberá indicar la relación de parentesco.
P: ¿Cómo se va a comprobar la relación de parentesco? ¿Se va a pedir el libro de familia?
R: Estos detalles no están especificadas en el documento publicado por el ministerio. Por lo tanto, para obtener información precisa sobre estos aspectos, es recomendable dirigirse directamente a [email protected]. El equipo encargado podrá brindar la orientación necesaria sobre cómo se verificará la relación de parentesco y si se requerirá el libro de familia, teniendo en cuenta las particularidades de cada situación y país.
P: En el anexo 1 apartado A punto 3, establece que dentro de los datos de viajeros que se solicitan se encuentra el teléfono fijo del huésped. Sin embargo, no todos los clientes tienen teléfono fijo ¿Se tratará como un requisito opcional? ¿O es obligatorio? Si es obligatorio, ¿Qué procedimiento se va a seguir si el huésped no lo tiene?
R: Según el Boletín Oficial del Estado (BOE), es un requisito obligatorio que debe introducirse, aunque se puede introducir también un teléfono móvil como alternativa. En caso de que el huésped no disponga de un teléfono fijo, se recomienda proporcionar un número de teléfono móvil para cumplir con este requisito.
P: ¿Y si los huéspedes se niegan a rellenar esos datos? ¿Qué podemos hacer los anfitriones?
R: Podéis negaros a aceptar la reserva. Siempre recomendamos en estos casos compartir con el huésped la ley sobre el registro de los viajeros, que obliga a cumplir con el procedimiento del check-in. Normalmente, si se les informa adecuadamente, los huéspedes no se niegan a completar el proceso de registro.
P: En SESHOPEDAJES, tras introducir una reserva, ¿cómo se puede modificar?
R: Las reservas, obviamente, pueden cancelarse y modificarse. Sin embargo, una vez se envíe el registro del viajero y haya pasado la fecha de entrada, este no puede ser modificado. Es importante tener en cuenta que las políticas de modificación pueden variar según el sistema y el contexto específico de la reserva o el registro del huésped.
P: Los propietarios de Cataluña no tenemos que darnos de alta en SES, ¿es eso cierto?
R: Sí, no es necesario. SESHOSPEDAJES no aplica a Cataluña ni al País Vasco. En estas Comunidades Autónomas se seguirá manteniendo el proceso de registro como hasta ahora, es decir, a través de las dependencias de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza.
P: ¿Si no he estado registrando en la Guardia Civil, puedo empezar solo en SESHOSPEDAJES o tengo que hacer doble registro hasta octubre?
R: Se puede comenzar a utilizar la nueva plataforma directamente. No se necesita realizar un registro doble. SESHOSPEDAJES es la plataforma oficial que ha reemplazado al sistema anterior de registro, por lo que al utilizarla, estás cumpliendo con los requisitos legales de registro de huéspedes.
P: ¿Quién se tiene que dar de alta? ¿El propietario del alojamiento o el gestor?
R: La responsabilidad de darse de alta en la plataforma depende de quién esté a cargo del alojamiento. Si el alojamiento es gestionado directamente por el propietario, entonces es el propietario quien debe encargarse del registro.
Sin embargo, si el apartamento está bajo la administración de una empresa de gestión, entonces el gestor de esa empresa es quien debe realizar el registro en SESHOSPEDAJES. La clave está en identificar quién tiene la responsabilidad principal sobre la gestión del alojamiento y actuar en consecuencia.
P: ¿Cómo sabemos que la información que graban los huéspedes es correcta si no tenemos verificación? ¿Es nuestra responsabilidad comprobarla el día de la llegada?
R: Sí, es responsabilidad de los propietarios o gestores de alojamientos verificar la información proporcionada por los huéspedes el día de su entrada. Chekin, por ejemplo, cuenta con la funcionalidad de verificación de la identidad, diseñada precisamente para ayudar en este proceso. Esta herramienta permite verificar la identidad de los huéspedes de manera eficiente y segura, asegurando así la precisión de la información registrada. Utilizar esta funcionalidad puede ser una medida adicional para garantizar la integridad de los datos proporcionados por los huéspedes.
P: Tengo entendido que actualmente se debería dar el parte de viajeros en las dos plataformas: WebPol y SESHOSPEDAJES. ¿Esto es correcto?
R: Respuesta: No, SESHOSPEDAJES sustituye el envío a la aplicación hospederías de la Guardia Civil o a la aplicación Webpol o e-Hotel de la Policía Nacional. Durante este periodo solamente es necesario registrar a los huéspedes mediante una plataforma, en este caso, SESHOSPEDAJES. La obligación de registro sigue siendo la misma, pero ahora se realiza a través de una única plataforma en lugar de las aplicaciones anteriores.
P: ¿Tenemos que darnos de alta en SESHOSPEDAJES si ya estábamos dados de alta en la Policía?
R: A partir de octubre, sí. Aunque estuvieras dado de alta en la policía, con la implementación de SESHOSPEDAJES, se requerirá el registro a través de esta plataforma a partir de octubre. Es importante estar al tanto de los cambios en los procesos de registro y adaptarse a las nuevas regulaciones.
Preguntas frecuentes sobre Smoobu, Chekin y la conexión con SESHOSPEDAJES
P: La plataforma SESHOSPEDAJES no genera el parte de viajeros, no se puede imprimir nada. ¿Saben cómo están haciendo las demás empresas con este tema?
R: En cuanto al manejo de los partes de viajeros, existe una diferenciación importante entre propietarios individuales y empresas profesionales. Para propietarios individuales, el procedimiento implica simplemente enviar los datos de los huéspedes sin la necesidad de generar un parte de registro, como se ha estado haciendo hasta ahora. Sin embargo, con Chekin, los partes se generan de forma automática y se guardan en un «guestbook» que está siempre disponible para el usuario.
P: Tengo un apartamento nuevo y quiero darlo de alta en SESHOSPEDAJES. Además, ya tengo una cuenta de Chekin para otro apartamento que está registrada en la Guardia Civil. ¿Cómo procedo para unificar todo y conectarlo a Smoobu?
R: Una vez obtengas las credenciales de SESHOSPEDAJES, será suficiente cambiar el tipo de policía en la sección «Legal» de tu cuenta Chekin de Guardia Civil a SESHOSPEDAJES, que encontrarás en el listado de conexiones disponibles.
Si planeas utilizar los servicios de Smoobu, necesitarás migrar tu cuenta actual. Cuando llegue el momento, puedes escribir a [email protected] y recibirás asesoramiento para realizar la conexión de manera adecuada. Este proceso te permitirá gestionar ambos apartamentos de forma centralizada y eficiente.
P: Actualmente los huéspedes solo hacen clic sobre el botón en el que confirman que están de acuerdo con los datos introducidos, pero no dibujan la firma. En el Real Decreto 933/2021, se requiere la firma. ¿Cómo y cuándo se va a aplicar la opción para dibujar la firma?
R: Ya existe esta opción. Se puede elegir desde la sección «Legal». Chekin dispone de dos tipos de firmas que dejamos elegir al usuario: firma digital o firma manual. Ambas son totalmente legales. Desde la plataforma, puedes seleccionar la opción de firma que prefieras para cumplir con los requisitos del Real Decreto 933/2021.
¡No te pierdas el webinar!
Como verás, el funcionamiento y la integración de la nueva plataforma con Smoobu ha generado mucho interés, siendo nuestro webinar con Chekin uno de los más vistos hasta ahora. Si te lo perdiste o quieres volver a repasar todos los datos y consejos que dimos, puedes verlo aquí.
Desde Smoobu buscamos siempre proporcionar a nuestros usuarios con las herramientas y el conocimiento necesarios para el correcto desempeño de sus trabajos como anfitriones de alquileres vacacionales, intentando llevarte las últimas novedades y noticias que puedan afectarte. ¡Gracias a todos por vuestra participación en el webinar!
Esperamos verte pronto en nuestros próximos eventos de la mano de los mejores expertos en alquileres vacacionales en España.
