Check-in online para propietarios de alquileres vacacionales

Una de las ventajas de hacer el check-in online para tus huéspedes es que disfrutarás de una mayor independencia y comodidad, además de ayudarte más rápidamente a obtener sus datos de registro y agilizar todo el proceso de entrada.

Además de suponer una ventaja añadida a la hora de gestionar la entrada de viajeros, el check-in online para alquiler vacacional te permite mandar obtener sus datos personales de forma digital. Al mismo tiempo, puedes realizar su envío automático a las autoridades competentes en tu zona, como la guardia civil. En definitiva, el check-in automatizado es el mejor complemento para tu apartamento turístico. ¿Quieres saber en qué consiste y cómo implementarlo? En esta guía encontrarás toda la información al respecto.

¿Qué significa check-in o check in?

Esta palabra anglosajona ha calado tanto en el sector turístico que apenas si usamos la versión en español, que sería así como «registro» o «facturación» si nos referimos a hacer el check-in en el aeropuerto. Es precisamente ahí donde se acuña este término, que rápidamente pasó al ámbito hotelero. La experiencia en hoteles ha facilitado su llegada al ámbito del alquiler turístico. Sobre todo a raíz de la pandemia, el check-in sin contacto ha sido casi una obligación por razones de salud pública.

El check-in automatizado también es respetuoso con el medio ambiente, ya que todo el registro se realiza de forma online incluso desde los propios portales de reservas. A día de hoy, el check-in online posibilita realizar estas gestiones desde cualquier sitio simplemente con un smartphone y conexión a internet.

Check-in online en apartamentos turísticos: mejor gestión integral

Sin duda, permitir que tus huéspedes realicen el check-in online repercutirá en:

• más comodidad,
• más reservas directas,
• una gestión de alquiler más rápida,
• mejorarás la experiencia de hospitalidad que ofreces.

Además de ofrecer esta forma de registro, puedes completarla con el uso de una cerradura inteligente, cerradura electrónica o key box donde dejar las llaves. La mayoría de pisos turísticos han olvidado los procedimientos clásicos y han optado por seguir una automatización del proceso que les permita ofrecer un servicio completo, seguro y rápido gracias a la amplia gama de herramientas digitales disponibles.

Pero no solo reporta beneficios para los propietarios de alquiler vacacional. El check-in online permite a los viajeros experimentar una flexibilidad incomparable; les permite reservar un alojamiento sin necesidad de estar presentes en un determinado sitio u horario de check-in y check-out para el intercambio de llaves. Al fin y al cabo, una de las diferencias principales entre los alojamientos turísticos y los hoteles es que los primeros apuestan por la flexibilidad.

Protección y transmisión de datos durante el check-in online

Los alojamientos turísticos tienen la obligación de informar a las autoridades pertinentes de los huéspedes que hacen el check-in en cada vivienda turística. Al hacerlo online, el procedimiento de transmisión de datos es mucho más seguro y siempre se ajusta a lo estipulado por la ley de protección de datos (RGPD – Reglamento General de Protección de Datos). Por lo tanto, tanto tú como tus huéspedes saldréis ganando: ellos al ahorrar tiempo y poder realizar el check-in antes de llegar simplemente con sus teléfonos y tú al poder recibir esa información de manera directa.

¿Qué es el check-out?

El significado de check-out es el opuesto al check-in. El check-out se realiza cuando los huéspedes abandonan el alojamiento turistico. Deberán devolver las llaves y recoger la fianza si no han provocado ningún desperfecto en la vivienda.

Cada vez son más los anfitriones que se suman al llamado late check-out, es decir, a permitir que los huéspedes puedan abandonar el apartamento turístico más tarde del horario habitual, que suele ser a medio día. Esto supone una gran diferencia para muchos viajeros, ya que les permite mayor flexibilidad y compagina mejor con aquellos con niños o con vuelos al final del día. Así pueden disfrutar de un día más de vacaciones sin el estrés de tener que dejar las maletas en algún sitio desconocido o pasar infinitas horas en el aeropuerto.

Al final todo se reduce a una simple cuestión: mejorar la experiencia del usuario que opten por el alquiler turístico.

Optar por el check-in / check-out automatizado

Aunque recibir a tus huéspedes en persona siempre será buena idea, es común ver cómo muchos propietarios de alojamientos optan por automatizar todo el proceso en su alquiler turístico. Puede realizarse a través de cualquier app para check-in en apartamentos y con dispositivos instalados en la vivienda. Eso sí, aunque puede reportarte beneficios, automatizar el proceso te costará una pequeña inversión. Si te interesa saber más al respecto, puedes encontrar información más detallada respecto a cerraduras inteligentes y el auto check-in aquí. 

Smoobu te permite realizar el check-in online de forma muy simple

Con la función de registro online, Smoobu ha ampliado aún más su Channel Manager para alquileres vacacionales. Los anfitriones pueden recopilar datos adicionales de los invitados y proceder al envío de datos a las autoridades. Es la forma más sencilla, legal y sin contacto que puedes incluir en tus servicios.

Desde esta misma función, también puedes gestionar los pagos y devoluciones de las fianzas y automatizar las comunicaciones con tus huéspedes. El check-in online de Smoobu está pensado para ayudarte a gestionar de la forma más eficaz tu alquiler turístico de un modo centralizado.

Tu mismo puedes personalizar la información que requieres, por ejemplo los datos que tus huéspedes deben incluir, e incluso solicitar la firma electrónica o permitir que suban documentos ellos mismos.

Podrás también mandar mensajes y crear plantillas de comunicación desde la sección Configuración -> Mensajes -> Crear mensaje y agregar el marcador de posición [onlineCheckInLink] a su plantilla de correo electrónico. Puedes optar por enviar estos mensajes de forma automática al seleccionar dicha opción, o bien hacerlo de forma manual por correo electrónico.

Una vez que los huéspedes hayan rellenado el formulario online de check-in, recibirás una notificación. Asimismo, podrás llamar y administrar los datos de la reserva de tu alquiler turístico en esta misma sección.

Conclusión

• El check-in online como propietario te permite ahorrar tiempo, curarte en salud y dejar menos impacto en el medio ambiente.
• Podrás automatizar todo el proceso sin que tengas que preocuparte de nada más.
• Permite a tus huéspedes una mayor flexibilidad, comodidad y cumplimiento con las ordenanzas sanitarias.
• Todo el proceso está regulado por la ley de protección de datos, por lo que los detallas personales se cifran y no pueden ser vistos por terceras personas.

Como puedes ver, implantar un sistema de check-in online en tu alquiler vacacional es bastante sencillo y rápido y solo te reportará beneficios. ¡A qué esperas para probarlo!

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