Guía definitiva para evitar el overbooking y las reservas múltiples en tu alquiler vacacional

La pesadilla de cualquier anfitrión de alquiler vacacional tiene un nombre: el overbooking. Seguramente te haya tocado vivir alguna vez esta desagradable situación, en la que hay dos reservas para la misma propiedad subunidad de alojamiento, debido a una mala sincronización o por no usar una solución adecuada para gestionar reservas.

Para poder evitar esta clase de problemas, que pueden poner en peligro la actividad de tu alquiler vacacional, será necesario que aprendas estas técnicas y utilices las herramientas adecuadas. En esta guía, analizaremos cómo prevenir y evitar reservas dobles y casos de overbooking sin invertir mucho tiempo, dinero o esfuerzo. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el overbooking?

El overbooking ocurre cuando aceptas más reservas de las que tu propiedad puede acomodar. Esto suele suceder cuando, durante el proceso de reserva, la propiedad está listada en varias plataformas y las reservas no se sincronizan correctamente, resultando en una reserva doble para las mismas fechas por dos huéspedes diferentes.

Una reserva duplicada de este tipo tiene consecuencias graves, como por ejemplo:

• Malas críticas y comentarios negativos: los huéspedes afectados suelen dejar reseñas negativas en las plataformas y las redes sociales, lo que puede disuadir a futuros viajeros de reservas esos alquileres vacacionales.
• Estrés y molestias para ti y tus huéspedes: tendrás que lidiar el problema rápidamente y ofrecer soluciones a los huéspedes afectados, lo que puede ser estresante y complicado de gestionar.
• Pérdida de ingresos futuros: de producirse en repetidas ocasiones, el overbooking dañará la reputación del alquiler vacacional y desembocará en pérdidas económicas a corto y largo plazo.

El overbooking no solo afecta la experiencia del huésped, que en el peor de los casos se verá sin alojamiento, sino que también supone un lastre en la gestión de propiedades de alquiler vacacional, especialmente para aquellos anfitriones y gestores que administren varios alojamientos turísticos.

Las reservas múltiples también pueden deberse a que un mismo huésped reserve varias unidades o subunidades diferentes para la misma fecha, por falta de decisión o errores manuales, lo que también puede afectar negativamente a la gestión de una propiedad de alquiler debido a la gestión administrativa adicional por tener que manejar las cancelaciones, reembolsos y la propia incertidumbre de encontrarte con un alojamiento vacío en plena temporada.

Por tanto, para gestores y propietarios es de vital importancia contar con herramientas diseñadas para evitar estas reservas múltiples, como pueden ser un software de gestión de canales (channel manager), un motor de reservas o un sistema de gestión de propiedades (PMS) para asegurar la perfecta sincronización de las reservas y la ausencia de errores manuales.

Veamos en profundidad qué estrategias y soluciones están disponibles para evitar el overbooking en un alojamiento turístico.

Soluciones para evitar un overbooking en alquileres vacacionales 

Implementar estrategias efectivas y contar con soluciones diseñadas a tal efecto es esencial para minimizar los riesgos de overbooking y reservas múltiples en alojamientos vacacionales. Estas son algunas de las soluciones más efectivas del mercado.

1. Sistema de gestión de reservas (PMS)

Un sistema de reservas o PMS es una herramienta esencial para centralizar todas tus reservas y calendarios en un solo lugar. Estos sistemas están diseñados para agilizar el proceso de reserva y ayudar a los anfitriones a gestionar sus propiedades de manera más eficiente, reduciendo el riesgo de overbooking.

Beneficios de un PMS:

• Centralización: todos los datos de reservas se almacenan en el mismo lugar.
• Sincronización en tiempo real: la disponibilidad se actualiza automáticamente en todas las plataformas de reservas.
• Gestión simplificada: herramientas adicionales como la facturación, informes financieros y comunicación con los huéspedes.
• Todos los datos a simple vista: podrás ver fácilmente cuál es la tasa de ocupación, los datos de contacto de los huéspedes, la tasa de distribución según cada portal, etc. Todo en el mismo lugar para una gestión más integral.

2. Sincronización de calendarios

La sincronización de calendarios es crucial para evitar el overbooking. Asegúrate de que los calendarios en todas las plataformas estén sincronizados en tiempo real.

Formas de sincronización:

• iCal: La mayoría de las plataformas permiten importar y exportar calendarios iCal para sincronización automática. Aunque es una solución básica, puede ser suficiente para propiedades con un volumen de reservas moderado.
• Motor de reservas: gracias a los motores de reservas podrás añadir un calendario de reservas en diferentes plataformas y webs. Si tienes tu propia página web, un motor de reservas será la mejor opción para evitar el overbooking entre las reservas directas de la web y las de los portales de alquiler vacacional.

3. Channel Managers (gestores de canales)

Un channel manager (gestor de canales en español) es la solución más integral para gestionar los anuncios y las reservas procedentes de diferentes plataformas de alojamiento vacacional, como Airbnb, Booking.com, Expedia y otros. Esta herramienta sincronizará las reservas en tiempo real en todos los portales, evitando así el clásico problema de la doble reserva del alojamiento.

Ventajas de un channel manager

• Automatización completa: sincronización automática de disponibilidad, precios e información en tiempo real.
• Compatibilidad con múltiples plataformas: integración con una amplia gama de múltiples canales y sitios de reserva, desde los principales hasta los más nicho.
• Reducción de errores humanos: minimiza el riesgo de errores manuales durante el proceso de reserva, ya que bloqueará la disponibilidad automáticamente y tendrás toda la información en el mismo panel de control.

4. Sincronización de precios

Contar con una buena estrategias de precios dinámicos te permitirá ofrecer siempre el precio más competitivo en cada plataforma y tener siempre los anuncios actualizados con la mejor oferta. Así evitarás que el mismo alojamiento se oferte con diferentes precios y derive en dobles reservas con diferentes precios por estancia.

Beneficios de los precios dinámicos

• Mejora la estrategia de gestión: permite poder planificar mejor las estrategias de precios de tu negocio y te asegurará un precio competitivo en los portales de reservas.
• Adaptación automática según la época y eventualidades: los precios se ajustarán automáticamente acorde a la temporada y a eventos locales que afecten a la oferta y demanda de alojamientos en tu zona.

Estas funciones avanzadas te permitirán ofrecer una experiencia sin complicaciones y administrar más eficazmente los diferentes aspectos de tu negocio de alquiler vacacional.

Otras estrategias que puedes aplicar para evitar el overbooking

1. Establece políticas de reserva claras

Implementar políticas claras de cancelación y de depósito puede al menor protegerte contra cancelaciones de última hora.

Tipos de políticas de reserva:

• Políticas no reembolsables: estas políticas pueden reducir el riesgo de cancelaciones múltiples, ya que los huéspedes pierden su pago si deciden cancelar.
• Depósitos de seguridad: Solicitar un depósito de seguridad reembolsable puede disuadir a los huéspedes de realizar reservas múltiples.
• Políticas de cancelación estrictas: Requieren un aviso con antelación para cancelaciones, lo que da tiempo para encontrar nuevos huéspedes.

Puedes aprender más sobre este tema en nuestra guía sobre políticas de cancelación para alquileres vacacionales.

2. Monitoriza las reservas

Revisar regularmente las reservas entrantes puede ayudarte a detectar posibles conflictos. Aunque puede ser tedioso, esta práctica añade una capa adicional de seguridad.

• Revisión diaria: verifica las nuevas reservas y actualiza manualmente tu calendario si es necesario.
• Confirmación con los huéspedes: envía correos electrónicos de confirmación y solicita a los huéspedes que verifiquen sus fechas de llegada y salida.

3. Comunicación proactiva

Mantén una comunicación abierta y proactiva con tus huéspedes para evitar malentendidos y confirmar sus planes de viaje.

• Confirmación inmediata: tan pronto como se realice una reserva, envía un mensaje de confirmación al huésped por correo electrónico.
• Recordatorios previos a la llegada: envía recordatorios de la reserva y pide confirmación unos días antes de la llegada.
• Encuestas de confirmación: pregunta si tienen alguna otra reserva para asegurarte de que no hayan reservado en otro lugar.

Ejemplo de mensaje de confirmación: “Estimado [Nombre del huésped], gracias por reservar con nosotros. Por favor, confirme su llegada para el [fecha de llegada]. Si tiene otras reservas, le agradeceríamos que nos lo haga saber para evitar cualquier inconveniente. ¡Esperamos verte pronto!”

Estas estrategias te ofrecerán un extra de seguridad que, junto con un software de gestión como un gestor de canales, evitarán que sufras un exceso de reservas que repercuta negativamente en tu negocio vacacional.

¿Qué hacer en caso de sufrir un overbooking?

Si, a pesar de todas las precauciones, te encuentras con que ha habido una doble reserva, sigue estos pasos para manejar la situación de la mejor manera posible.

Contacta con los huéspedes inmediatamente

Informa a los huéspedes afectados tan pronto como detectes el problema. Sé transparente y honesto sobre la situación. La comunicación rápida y clara puede ayudar a mitigar el impacto negativo.

Ejemplo de mensaje a los huéspedes: “Estimado [Nombre del huésped], lamentamos informarle que, debido a un error de sincronización, su reserva para el [fecha de llegada] no puede ser acomodada. Estamos trabajando para encontrar una solución adecuada y le mantendremos informado. Lamentamos sinceramente cualquier inconveniente que esto pueda causar.”

Softwares como el de Smoobu te ofrecen una solución de comunicación automatizada perfecta para este tipo de situaciones, ya que podrás controlar las respuestas a los huéspedes y tener una plantilla lista para enviar si se da el caso de un overbooking.

Ofrece alternativas de alojamiento

No dudes en ofrecer alternativas de hospedaje para los huéspedes afectados, reubicándolos en otro alojamiento de tu propiedad o en algún sitio conocido.

• Alojamiento alternativo: encuentra una propiedad de igual o mejor calidad para reubicar a tus huéspedes.
• Compensaciones: ofrece descuentos en futuras estancias, reembolsos completos o incluso una noche gratuita en una futura visita.
• Redes de anfitriones: colabora con otros anfitriones en tu área para encontrar alojamiento alternativo rápidamente.

Ejemplo de mensaje: “Hemos encontrado una propiedad cercana de características similares y estamos dispuestos a cubrir cualquier diferencia de precio. Además, le ofrecemos un 20% de descuento en su próxima estancia con nosotros como disculpa por cualquier inconveniente.”

Mantén la calma y sé profesional

Gestiona la situación con calma y profesionalidad. La manera en que manejes el problema puede mitigar el impacto negativo en tu reputación. Recuerda que cada situación es una oportunidad para demostrar tu compromiso con el servicio y la experiencia de tus huéspedes.

• Escucha activamente: deja que los huéspedes expresen sus preocupaciones y muéstrales empatía.
• Actúa rápidamente: la prontitud en la respuesta puede hacer una gran diferencia en la percepción del huésped.
• Encuentra el origen de la doble reserva: identifica el origen del overbooking: ¿es debido a un error del portal de reservas? ¿Un error manual? Ponte en contacto por teléfono o correo electrónico con el servicio de atención al cliente de la plataforma y comunica el problema para que puedan ayudarte a resolverlo, y en última estancia compensarte económicamente por la situación.

Nuestra recomendación para olvidarte de las dobles reservas

Evitar el overbooking y las reservas dobles es crucial para mantener la reputación de tu negocio de alquiler vacacional y ofrecer la mejor experiencia posible de viaje a tus huéspedes. Al implementar sistemas y políticas adecuadas, puedes minimizar significativamente estos riesgos a la vez que mejoras la administración de las reservas y obtienes mejores resultados. Pero de ente todas las alternativas que hemos mencionado, ¿cuál de todas merece más la pena?

Sin lugar a dudas, la mejor opción para evitar las dobles reservas en tu alquiler vacacional es un channel manager. Esto no quiere decir que las otras soluciones sean menos efectivas, sino que con un channel manager tendrás integrados todos estas soluciones en una sola. Es por eso que si buscas una herramienta todo en uno, que te permita una gestión más organizada al gestionar diferentes portales de reservas, datos, comunicaciones y estadísticas, un channel manager será la mejor alternativa.

¿Quieres saber qué debes buscar en un buen channel manager? En este artículo ampliamos más detalles relevantes para diferenciar un channel manager que merezca la pena de uno que no.

En el mercado encontrarás muchos softwares de gestión que incluyen channel managers, pero en muchos casos la relación calidad-precio no suele ser la esperada o necesitarás una suscripción extra para disfrutar de otras funciones también fundamentales para la gestión de un alquiler vacacional.

Smoobu, la solución todo en uno para alquileres vacacionales

Por esta razón, en Smoobu encontrarás todas las herramientas que hemos mencionado en una misma suscripción, la cual además podrás probar gratuitamente durante 14 días, sin compromiso de permanencia y sin dar tu tarjeta de crédito.

En definitiva,  la combinación de un buen producto de gestión, buenas prácticas y comunicación con tus huéspedes te permitirá ofrecer una experiencia excelente, asegurando su satisfacción y fidelidad, sin temor a dobles reservas en el momento más inesperado.

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