RGPD para tu alquiler vacacional

Dentro de la legislación sobre alquileres vacacionales, la protección de datos de los huéspedes es un punto que no debes obviar dada su cada vez mayor importancia en el mundo digital. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) se aplica también a las viviendas destinadas a uso turístico y es una de las medidas de seguridad más importantes. Pero ¿cómo ponerlo en práctica? ¿En qué consiste? ¿Cómo afecta a tus huéspedes? Todas estas dudas y otras preguntas las resolveremos en esta guía.

Política de privacidad y tratamiento de datos en el sector turístico español

Desde el año 2018 el Reglamento General de Protección de Datos está vigente en el territorio español, y vino a sustituir a la Ley Orgánica de Protección de Datos dado que el nuevo reglamento recoge más supuestos y establece sanciones más graves para aquellas empresas y negocios particulares que no cumplan con el tratamiento adecuado de los datos personales y privados de personas físicas (no fiscales) usados con un fin comercial.

Esta normativa se encuadra dentro del marco fijado por la Unión Europea afecta a cualquier empresa que trate con datos de contacto y otros datos de carácter personal, desde usuarios de redes sociales, datos bancarios, datos de salud y cualquier información que pueda asociarse a una persona concreta. El sujeto tendrá que dar su consentimiento expreso para la transmisión de estos datos. Y es que, los datos privados se han convertido en una parte fundamental para cualquier empresa, desde gigantes tecnológicos como Google y Meta hasta pequeños propietarios, ya que permite entender mejor el comportamiento de los usuarios y mediante estas técnicas crear herramientas y necesidades con fines comerciales.

El RGPD para las viviendas vacacionales: lo que debes tener en cuenta

Pero centrándonos de lleno en el sector que nos ocupa, la normativa de protección de datos en alquileres vacacionales es uno de los primeros pasos que tendrás que resolver y aplicar como propietario.

Estos 3 planteamientos te ayudarán a empezar con buen pie:

Medidas de seguridad para proteger los datos de tus huéspedes

Tanto si ya llevas tiempo con tu vivienda turística como si eres nuevo en esto, es preciso contar con medidas de seguridad respecto a los datos sensibles de tus invitados, incluso si estos representan escaso riesgo.

Redacción detallada de tu propia política de privacidad

Debe ser entendible y estar disponible para que cualquier huésped pueda consultarla si así lo desea.

Obtener el consentimiento expreso del huésped

Es fundamental que el huésped acepte el uso de estos datos personales en actividades comerciales, como por ejemplo mandarles newsletters, correos con publicidad o las facturas de la estancia en el alquiler vacacional. Tendrás que detallar para qué fines serán usados estos datos concretamente.

Ya no basta con incluir una simple línea que diga «Acepto las condiciones y las políticas de tratamiento de datos, etc.», sino que tendrás que adaptarte a los requerimientos del RGPD, entre los que se incluyen estas directrices:

• Indicar quién es el responsable del uso de los datos personales del huésped.
• Con qué finalidad se van a usar (dado el caso).
• El consentimiento y la obligación legal para con los datos.
• Cuáles son los derechos de las partes para el uso de los datos personales.

Esta información se encuadra dentro de un ámbito y lenguaje legal que puede ser complicado de entender para el huésped y de redactar para el anfitrión, por lo que conviene usar una herramienta que pueda guiarte y ayudarte en el proceso.

La mejor herramienta es la desarrollada por la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la FACILITA RGPD. Se trata de un cuestionario online mediante el cual puedes constatar el tipo de actividad que realizas como propietario, los servicios que ofreces y demás detalles sobre tu negocio de alquiler vacacional. Dependiendo de tus propias particularidades, la herramienta desarrollará para ti un modelo de Política de Privacidad ajustado a tus respuestas y te permitirá descargar estos documentos: las cláusulas informativas para los huéspedes, las cláusulas contractuales, el registro de actividades de tratamiento y un anexo con medidas de seguridad recomendadas.

En este tutorial podrás saber más acerca del programa, que es completamente gratuito.

Puede ocurrir que las cláusulas generadas a través del programa FACILITA no engloben al completo los servicios y características de tu empresa de alquiler vacacional, ya que se trata de una herramienta ideada para aquellos negocios en los que el riesgo es escaso. Por tanto, no dudes en consultar con un abogado especializado en estos temas para tener más seguridad sobre el tratamiento de los datos personales de los huéspedes.

¿Qué ocurre si no cumples con el RGPD?

Primeramente, el RGPD también te salvaguarda como anfitrión ante posibles denuncias de huéspedes. Por ejemplo, puedes mandarle una promoción por correo electrónico a tus antiguos visitantes, pero olvidando que firmaron tu política de privacidad, piensan que estás haciendo un mal uso de sus datos y amenazan con denunciarte. Teniendo el RGPD para tu alquiler vacacional puedes realizar tareas de marketing con más tranquilidad.

Sin embargo, no cumplir con el RGPD estatal en tu negocio de alquiler vacacional puede conllevar una sanción económica muy grave, de hasta 20 millones de euros según se estipula en el reglamento, en caso de que la Agencia Española de Protección de Datos considere que no estás cumpliendo con el tratamiento de los datos personales de forma segura.

Siendo una normativa europea y considerando que cada vez hay más vigilancia en temas de ciberseguridad, es conveniente no arriesgarse ya que pones mucho en juego por saltarte este tipo de protocolos.

¿Cómo comunicar el RGPD a tus huéspedes?

Seguro que tus huéspedes habrán oído hablar, en mayor o menor medida, de estas políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales. Es muy normal encontrarnos con ellas en casi cualquier página web, a pesar de que casi nadie se pare a leerlas.

Debido a ello, la Agencia Española de Protección de Datos recomienda dividir la información por capas, ya que se asume que el usuario no leerá todo el contenido al momento. Por eso, deja constancia primero de los aspectos fundamentales sobre tu Política de Privacidad, dejando la información más detallada y profunda en un segundo plano pero invitando al usuario a leerla a través de un link. Es importante que la información sea lo más clara y cercana posible, para que no haya malentendidos.

Cuando el huésped indique mediante un clic en «He aceptado la Política de Privacidad», habrás obtenido el consentimiento necesario y podrás demostrarlo cuando sea necesario.