Les imprévus peuvent vite arriver et votre calendrier de réservations pourrait perdre quelques couleurs. C’est pourquoi il est essentiel de bien se préparer à gérer les changements de dernière minute avec votre activité de location. Découvrez dans cet article comment anticiper les annulations voyageurs en location saisonnière et comment gérer les réservations de dernière minute.
Les annulations de dernière minute en location saisonnière
Il n’est pas bon de voir des trous dans votre calendrier de réservation, surtout en période de haute saison, pendant les jours fériés et les vacances. En effet, ces périodes non réservées peuvent entraîner un manque à gagner et il peut être difficile de trouver de nouveaux voyageurs rapidement.
Dans ce cas, il est essentiel de mettre en place des politiques d’annulation de réservation qui vous protègent en tant qu’hôte et vous évitent de perdre des réservations et à fortiori de l’argent.
Les différentes raisons d’annulations
Plusieurs raisons peuvent amener les voyageurs à annuler une réservation dans une location saisonnière : annulation d’ urgence, problèmes de santé, décès, obligations professionnelles, problèmes de transport, problèmes météorologiques, changement de plan etc. Dans tous les cas, il est important de rester cordial.
Comment gérer les annulation de dernière minute en location saisonnière ?
1. Proposer une politique d’annulation flexible
Lorsqu’il s’agit de faire une réservation ou de choisir une location saisonnière plutôt qu’une autre, une grande majorité de voyageurs (comme le montre cette analyse d’Expedia) préfèrent les locations courte durée dotées d’une politique d’annulation flexible. Les annonces proposant des conditions d’annulation souples sont également plus consultées et leur taux d’occupation est plus élevé.
De ce fait, une politique d’annulation flexible encourage donc les voyageurs à réserver le logement tout en vous protégeant des annulations de dernière minute, puisque vous recevrez un pourcentage du prix final ou du prix total de la réservation, en fonction de la date à laquelle le client a donné son préavis.
2. Être clair et transparent dans vos annonces et communications
La politique d’annulation que vous choisissez doit être claire, en particulier en ce qui concerne les frais d’annulation. Que ce soit sur vos annonces sur les plateformes de location, dans vos communications voyageurs, dans le guide voyageur, sur votre site internet de réservation directe, dans le règlement intérieur, les informations concernant les frais d’annulation et les politiques de remboursement doivent être faciles à comprendre et transparentes.
Guide Smoobu : retrouvez les différents conditions d’annulation sur Airbnb.
3. Communiquer avec les voyageurs
Un aspect important qui peut faire la différence entre une bonne et une mauvaise expérience est la façon dont vous échangez avec vos invités. Instaurer une communication claire et détaillée tout au long du parcours voyageurs (entre la réservation et le départ) pour délivrer les informations nécessaires au bon moment.
En effet, si la réservation a été faite il y a longtemps, il est normal que les voyageurs aient oublié certains détails. Pour gagner en efficacité, vous pouvez envoyer des messages personnalisés automatiques aux différents moments stratégiques du parcours voyageurs. Ainsi, vos voyageurs n’oublieront pas leur réservation.
Si vous deviez communiquer avec vos voyageurs après une annulation, restez professionnel(le) dans votre réponse. Ces voyageurs pourraient revenir !
4. Ajuster l’option « réservation instantanée » sur les plateformes
Bien qu’accepter les réservations instantanées présente de nombreux avantages, vous devez vous demander si cela peut être la meilleure solution pour votre location saisonnière.
Les réservations instantanées permettent en effet d’augmenter le nombre de réservations directes, le risque d’annulation est plus élevé. Par conséquent, si vous avez eu une mauvaise expérience dans le passé en raison d’annulations impulsives, il est peut-être préférable d’accepter les réservations manuellement, car cela vous donne la possibilité d’évaluer le profil des voyageurs et de déterminer si la réservation en vaut la peine.
Guide Smoobu : « Politique d’ annulation en location saisonnière« .
Quelles stratégies pour obtenir des réservations de dernière minute ?
Les réservations de dernière minute sont toujours les bienvenues, surtout si vous avez eu une annulation ou si vous avez quelques dates disponibles dans votre calendrier qui n’ont pas encore été réservées. Pour attirer les voyageurs de dernière minute, vous pouvez mettre en œuvre les astuces suivantes.
Promouvoir les tarifs et les offres
Avant de fixer un tarif de dernière minute, appuyez vous sur vos statistiques et données.
- En période de faible fréquentation, proposez des tarifs réduits pour attirer davantage de réservations.
- En période de forte demande, envisagez d’augmenter les tarifs pour maximiser les recettes.
D’autre part, il est important de définir sur quelles plateformes vous proposerez des offres de dernière minute. Vous pouvez choisir de les promouvoir :
- uniquement sur votre site web pour encourager les réservations directes sans commissions,
- ou également sur les plateformes de réservation pour toucher plus de voyageurs potentiels.
Vous pouvez également proposer des offres de dernière minute en utilisant différents canaux de promotion comme :
- l’e-mail marketing pour atteindre vos voyageurs réguliers et fidèles.
- les campagnes de publicité payante sur Google.
- les réseaux sociaux pour attirer de nouveaux voyageurs.
Faciliter le processus de réservation et d’enregistrement
Assurez-vous que votre système de réservation est accessible et facile à utiliser à partir de smartphones ou de tablettes. De nombreux voyageurs effectuent des réservations de dernière minute lorsqu’ils sont en déplacement, il est donc essentiel que l’expérience utilisateur soit fluide et intuitive.
Par ailleurs, un moyen de gagner du temps est de permettre aux voyageurs d’enregistrer leurs coordonnées avant leur arrivée afin d’accélérer le processus d’enregistrement.
S’appuyer sur les avis voyageurs
Les avis voyageurs vous aideront à améliorer votre expérience. Lisez, commentez et prenez note des avis laissés par vos précédents voyageurs. Ainsi, vous pourrez instaurer les améliorations suggérées afin d’accroître la satisfaction des voyageurs pour vos prochaines réservations (de dernière minute).
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