Comment organiser la gestion locative saisonnière en équipe

Pour de nombreux propriétaires de locations saisonnières et gestionnaires, il est essentiel de travailler en équipe pour assurer une gestion professionnelle de leur activité. Mais l’organisation et la planification ne sont pas toujours faciles. Découvrez dans cet article comment organiser votre travail en équipe avec Smoobu et gérer efficacement vos locations saisonnières.

Une gestion locative en équipe de vos locations saisonnières

La gestion des locations saisonnières se compose de plusieurs étapes :

1. Promotion de la location

Création d’annonces sur les plateformes de réservation, avec des descriptions attrayantes et des photographies professionnelles, et publication sur le site de réservation directe. Promotion sur les réseaux sociaux afin d’obtenir une visibilité maximale en ligne.

2. Gestion des réservations

Confirmation des réservations et synchronisation des calendriers de disponibilité pour éviter le risque de surréservation.

3. Pré-enregistrement

Communication avec les voyageurs, partage des informations essentielles pour un séjour agréable dans la maison de vacances. Gestion des éventuelles demandes spéciales.

4. Pendant le séjour

Accueil des voyageurs en personne ou arrivée autonome. Diverses communications pour assurer le bon déroulement du séjour. Informations sur le départ.

5. Après le départ

Nettoyage et, si nécessaire, entretien de la location saisonnière. Communication avec les voyageurs pour les remercier de leur séjour et leur demander une évaluation. Partage des réductions et des promotions potentielles pour les séjours futurs.

Pour faire face à toutes les tâches nécessaires à une gestion optimale des locations de courte durée, de nombreux gestionnaires immobiliers et propriétaires de maisons de vacances optent pour le travail d’équipe (en plus d’un logiciel de gestion, dont nous parlerons plus loin).

Avez-vous besoin d’une équipe pour gérer vos locations saisonnières ?

Vous vous demandez peut-être si vous avez vraiment besoin d’une équipe pour gérer votre location ? Découvrez 7 situations dans lesquelles travailler en équipe peut être intéressant pour la gestion locative saisonnière :

Vous êtes propriétaire de plusieurs locations de vacances, peut-être situées dans des communes différentes.
Vous êtes gestionnaire de locations saisonnière en conciergerie ou agence immobilière par exemple.
Vous gérez une propriété pouvant accueillir différents voyageurs à la fois : chambre d’hôtes, maison d’hôtes, ferme ou gîte.
Vous habitez dans une région ou un pays différent de celui où se trouve le bien que vous louez.
Vous souhaitez déléguer et avoir plus de temps libre.
Il s’agit d’une investissement locatif et vous n’avez pas le temps de vous en occuper vous-même
Il s’agit d’une résidence secondaire que vous louez à certains moments de l’année.

Quels rôles dans votre équipe avez-vous besoin pour gérer vos locations saisonnières ?

Il est clair que chaque activité de location saisonnière a ses exigences spécifiques, c’est donc à vous de décider quels sont les membres de l’équipe dont vous avez besoin pour une gestion réussie. Voici quelques exemples :

Service de ménage et d’entretien
Réception/remise de clés
Services de conciergerie
Secrétariat
Professionnels pour vos offres d’upselling : chef cuisinier, baby-sitter, service de repassage, masseurs.
Partenaires commerciaux potentiels

Pour les activités de location moins développée, une même personne peut enfiler plusieurs casquettes. Dans le cas d’une activité familiale, les membres de l’équipe peuvent tous être des membres de la famille.

Les défis liées à l’organisation du travail de votre location saisonnière

Lorsque vous travaillez en équipe, il est important que chaque membre dispose des informations nécessaires au bout moment pour pouvoir faire son travail correctement.

Par exemple, la personne chargée de l’accueil voyageurs doit savoir à quelle heure ils arrivent et être prévenue en cas de retard. Il en va de même pour le personnel de ménage : leurs tâches doivent être parfaitement planifiées, surtout lorsque les réservations se succèdent à intervalles rapprochés, comme c’est le cas lors des saisons touristiques.

Par ailleurs, pour des raisons de confidentialité et de protections des données, certaines informations ne doivent pas être divulguées à tous les membres de l’équipe. Votre personnel n’a pas besoin d’avoir les noms et prénoms des précédents locataires pour effectuer une réparation par exemple.

Les 3 défis du travail en équipe en gestion locative saisonnière

Veiller à ce que chaque membre reçoive les bonnes informations au bon moment.
Respecter la vie privée des invités et ne divulguez par leurs informations personnelles.
Éviter autant que possible les erreurs humaines et de communication qui peuvent être facilement évitées.

Organisez le travail de votre équipe à l’aide d’un logiciel de gestion de locations saisonnières

De nos jours, rares sont les propriétaires de locations saisonnières et les gestionnaires qui n’utilisent pas de logiciel de gestion pour les soutenir dans leur activité de location courte durée et organiser leur travail d’équipe. En effet, sans une plateforme professionnelle et adaptée, la communication et la planification des opérations en temps voulu peuvent prendre beaucoup de temps.

Smoobu est un logiciel de référence pour la gestion des locations courte durée. En effet, il offre aux hôtes :

Un channel manager pour la synchronisation automatique et en temps réel de vos réservations sur vos différents calendriers de réservation.
Un système de réservation (PMS) pour gérer toutes les réservations à partir d’une interface centralisée.
Un créateur de site web pour créer votre propre site de réservation directe et augmenter vos revenus.
Un moteur de réservation qui peut être intégré à votre site internet pour synchroniser automatiquement les réservations directes.
Divers outils pour offrir une expérience exceptionnelle tels que la communication automatisée et le Guide Voyageur.
Des comptes assistants pour vous aider à automatiser et organiser le travail de votre équipe, pour une gestion efficace et dynamique de vos locations saisonnières.

Comment organiser le travail de votre équipe en utilisant Smoobu ?

Smoobu est un logiciel complet conçu pour répondre aux besoins propriétaires et gestionnaires de locations saisonnières.

Découvrez ci-dessous une sélection d’outils stratégiques Smoobu pour organiser votre travail d’équipe efficacement.

Comptes d’assistant en lecture seule

Smoobu propose à ses utilisateurs une fonctionnalité appelée « Permissions », grâce à laquelle vous pouvez créer des comptes pour chaque membre de votre équipe – lisez-en plus dans notre guide complet.

Les comptes en lecture seule permettent aux membres de votre équipe de voir certaines informations, sans pouvoir les modifier. En fonction de vos besoins, vous pouvez activer différents niveaux d’accès :

Détails de la réservation : portail utilisé, date de création, heures d’arrivée et de départ.
Informations sur les voyageurs : nom et autres informations de base telles que le nombre de voyageurs, le nombre d’enfants et s’ils voyagent avec des animaux.
Coordonnées : numéro de téléphone et adresse e-mail du voyageur.
Prix : détail du prix payé, pré-paiement, suppléments éventuels et accès à la page des statistiques.
Notes : vous pouvez laisser des notes aux membres de votre équipe, par exemple en cas de demande spéciale.
Notifications : en activant les notifications, les membres de votre équipe seront automatiquement informés lorsque vous recevez une réservation, une mise à jour de la réservation ou une annulation. Si la fonction est désactivée, ils devront se connecter et vérifier par eux-mêmes.
Messages : les membres de votre équipe pourront voir les messages envoyés, reçus et programmés.
Prix et durée minimale de séjour : accès à la page indiquant le prix par nuit et la durée minimale de séjour.

Si vous gérez plusieurs locations saisonnières dans différentes régions, vous travaillerez probablement avec plusieurs équipes. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer un compte d’assistant pour chaque membre de l’équipe et l’affecter uniquement à la propriété concernée.

Avec Smoobu PRO, vous pouvez utiliser un nombre illimité de comptes d’assistant en lecture seule.

Comptes d’assistant avec droit d’écriture

Bien que pour la plupart des membres de l’équipe, un compte en lecture seule soit suffisant, vous pouvez parfois avoir besoin d’un ou plusieurs comptes d’assistant avec autorisation d’écriture. Par exemple :

Si vous travaillez avec un partenaire ou si, en tant que gestionnaire immobilier, vous souhaitez donner au propriétaire un accès complet à la plateforme.
Si vous voulez permettre à votre réceptionniste qui reçoit souvent des réservations par téléphone de bloquer des dates sur Smoobu, de sorte que les calendriers soient automatiquement synchronisés sur les plateformes de réservation.

Vous pouvez permettre à vos employés d’avoir un accès complet aux :

Réservations: bloquer des dates, modifier ou annuler une réservation.
Messages: écrire et répondre aux messages des clients.
Prix et séjours minimums : fixer le prix par nuit et modifier le séjour minimum.

Avec Smoobu PRO, vous pouvez créer des comptes d’écriture à tout moment pour 15 € par compte et par mois. Notez que réductions s’appliquent aux plans annuels et aux plans bi-annuels.

Communication automatique

Smoobu offre à ses utilisateurs une fonction de communication automatique avec des modèles de messages et marqueurs de temps. La plupart des locations saisonnières utilisent cette fonction pour optimiser la communication avec leurs voyageurs.

Mais vous pouvez également créer des messages automatisés pour organiser le travail de votre équipe. En effet, la fonction de notification dans les comptes en lecture seule vous permet d’informer automatiquement les membres de l’équipe de gestion des nouvelles réservations ou des mises à jour. Cependant, vos voyageurs peuvent réserver votre location de courte durée des semaines, voire des mois, avant la date d’arrivée effective.

Grâce à la fonction de messagerie automatique, vous pouvez programmer l’envoi d’un e-mail aux personnes en charge de vos différentes activités pour assurer une location en douceur et sans accroc.

Si vous gérez plusieurs équipes, vous pouvez créer des modèles comme « arrivée voyageurs », « départ voyageurs », « ménage de sortie » etcet les configurer simultanément pour différentes location et différents membres de l’équipe.

Abonnement Smoobu Teams

Si vous gérez plusieurs propriétés et travaillez avec de nombreux partenaires, vous pouvez opter pour un abonnement Smoobu Teams. En plus des fonctions de l’abonnement PRO, vous aurez accès à :

Comptes admin supplémentaires (avec droit d’édition).
Configuration du domaine incluse.
Personnalisation du moteur de réservation (changements CSS)
Service Client Prioritaire
Service d’assistance à l’installation Premium inclus (1h)

Pour en savoir plus, consultez notre page tarifaire.

Utilisez le logiciel Smoobu pour optimiser votre travail d’équipe

Outre la synchronisation automatique des réservations et les autres fonctions disponibles, Smoobu peut vous aider à organiser le travail de votre équipe. Une fois que vous aurez mis en place des comptes assistants et des e-mails automatiques, vous bénéficierez de nombreux avantages :

Automatisation des opérations quotidiennes.
Augmentation de l’efficacité de votre équipe.
Réduction du risque d’erreur humaine.
Gain de temps.
Suivi du travail approfondi,
Professionnalisation de votre offre.

Testez Smoobu gratuitement pendant 14 jours et découvrez comment notre logiciel peut vous aider à organiser votre travail d’équipe plus efficacement et d’optimiser votre gestion locative en général.

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