RGPD pour les propriétaires de locations de vacances

Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit RGDP, est sur toutes les lèvres, bien que le sujet soit connu depuis plus de deux ans. On constate aujourd’hui une grande panique dans toute l’économie, plus particulièrement dans les blogs et les médias. La date butoir du 25.05.18 marque la fin de la période de transition pour ensuite faire face à d’importantes sanctions pénales. Nous ne souhaitons pas rejoindre la panique générale afin que la transition soit faite sans stress. Pour ce faire, nous allons vous expliquer simplement et rapidement de quoi il s’agit pour les propriétaires d’appartements et quelles mesures doivent être prises.

Qu’est-ce que le Règlement Général sur la Protection des Données ?

Avec le Règlement Général sur la Protection des Données, l’Union Européenne souhaite créer un cadre juridique uniforme pour le traitement et le stockage des données à caractère personnel. La protection des donnés personnelles est un sujet très honorable. C’est de ce fait, une réglementation européenne qui est en principe la bienvenue. Cependant, le RGPD dans son ensemble est devenu si important qu’il s’est répandu dans chaque petite entreprise. Par conséquent, nous prenons la peine pour nous utilisateurs et les propriétaires intéressés, d’expliquer brièvement les points importants.

Qui sont les propriétaires concernés ?

Eh bien, tous. Etant donné que chaque propriétaire reçois le nom, l’adresse ou d’autres données relatives à leurs hôtes et les stocke quelque part sous n’importe quelle forme. Mais cela était surement la plus simple des questions qui se pose dans ce cadre.

Est-il possible de stocker des informations personnelles ?

La réponse est oui. La plupart des propriétaires ne garde que les informations nécessaires au traitement de la réservation, telles que le nom, les coordonnées ou encore l’adresse de facturation. Cela tombe sous le principe de pré-affectation ce qui ne pose aucun problème. Seul le principe de minimisation des données doit être prise en considération. Cependant, l’accumulation excessive de données n’apporte aucune valeur aux propriétaires, bien au contraire, il représente une surcharge de travail et rends les hôtes plus méfiants de ce fait cela ne devrait pas avoir lieu dès le début.

De plus, si vous gardez les données pour servir d’autres fins, vous avez devez obtenir le consentement de vos hôtes au préalable. Par exemple vous ne pouvez pas envoyer une newsletter si l’invité n’as pas explicitement accepté.

Dois-je mentionner les données que je garde et pour quelles fins je les utilise ?

Oui. En plus de l’information préalable, et si la permission est obtenue, il y existe également un droit explicite à être informé par la suite. L’hôte peut demander par le suite l’acuité, le traitement, la rectification ou même la suppression des données. De notre point de vue, c’est un sujet critique étant donné que la suppression des données ne pose aucun problème une fois le client parti. Les données requises pour la déclaration d’impôts peuvent bien sur êtres stockées et doivent êtres supprimées une fois la période légale de conservation terminée.

Dans ce contexte de divulgation, c’est un peu plus complexe : selon le GDPR, il doit y avoir une procédure de traitement établie sur place. Ce document doit énumérer tous les processus de traitement des données. Cependant, cela ne peut être réclamé par les autorités que par las autorités. Cela ne devrait pas arriver très rapidement et très fréquemment pour els petites entreprises. De nombreux modèles gratuits sont disponibles sur le net.

Est-il possible de partager les informations personnelles ?

Non. Les fournisseurs de services externes, tels que Smoobu, il existe un contrat de traitement des données contractuelles, que nous concluons avec chaque client et que nous fournirons à temps le 25-05-18 sous forme digitale. Si vous avez des contrats avec d’autres prestataires de service, il faudra alors conclure de nouveau contrats avec eux.

Dois-je adapter ma propre page d’accueil ?

Oui, si la politique de confidentialité précédente ne prend pas en compte tous les points du règlement. Nous vous recommandons de conserver les mentions légales et les conditions générales précautionneusement et d’adapter éventuellement votre politique de confidentialité. Dans celle-ci, vous devez mentionner Smoobu en tant que processeur de la manière suivante :

L’utilisation des données

Pour faire une réservation vous devez fournir vos coordonnées. Il vous suffit d’entrer les champs entre parenthèses (indiquez les champs obligatoires ici) ainsi que les données concernant la réservation (p.ex. période de séjour). Nous enregistrons également la date et l’heure de la réservation. Des informations supplémentaires (précisez les champs facultatifs ici) ne sont pas obligatoires.

Les informations que vous fournissez sur notre site web, y compris les notes sont des données personnelles et sont traitées et utilisés par nous-mêmes pour nous assurer du bon traitement de la réservation et la prestation du service demandé. Nous utilisons également vos données pour donner des informations pertinentes a la réservation ou durant votre séjour, les données collectées pour les réservations seront transmises aux entités suivantes :

Smoobu GmbH – Smoobu.com est un logiciel de gestion pour les propriétaires d’appartement
Pappelallee 78/79
10437 Berlin
Deutschland
Lien vers la politique de confidentialité de Smoobu:
https://www.smoobu.com/datenschutz/

Ai-je besoin d’un responsable de la protection des données ?

Non, pas systématiquement. A moins que l’entreprise au complet emploie plus de 10 personnes, ce qui devrai s’appliquer qu’a très peu de propriétaires. Cependant, en cas de doute ou si vous manquez d’informations sur ce sujet, vous devriez consulter un expert au cas où.

L’utilisation de Smoobu est-elle conforme au RGDP ?

Oui. En tant qu’entreprise allemande, la protection des données a toujours joué un rôle majeur dans notre activité et nous feront tout notre possible dans le futur pour satisfaire cette demande. De ce fait, le RGDP est bien plus qu’un règlement pour nous mais une nécessité pour l’image de notre entreprise. Etant donné que nous collectons les réservations venant de plusieurs de portails différents, Smoobu à une position idéale et unique quant aux données des clients pour les propriétaires. Nous sommes bels et bien conscients de cette responsabilité et nous protégeons au maximum ces informations. Au cours de la conversion RGPD, nous avons fait quelques ajouts :

• Lors d’une réservation, chaque bailleur peut désormais choisir sa propre politique de confidentialité
• Chaque propriétaire peut télécharger ses propres données concernant les réservations et les hôtes
• Le contrat ADV de coopération avec Smoobu est disponible pour téléchargement sur votre compte
• Une nouvelle page « Confidentialité » pour chaque propriétaire dans de le créateur de sites web
• Nous avons encore amélioré notre serveur. Notre logiciel est exclusivement localisé dans des centres de données allemands qui répondent strictement à toutes les normes de protection des données.

D’autres choses à prendre en considération ?

Certainement, le Règlement Général sur la Protection des Données complet comprends 260 pages. Si vous souhaitez le lire vous pouvez le télécharger ici. Par soucis de clarté, nous avons essayé dans les explications précédentes d’être aussi concis et compréhensible que possible. Bien évidemment, nous en pouvons pas entrer en détail dans chacune des parties du règlement. Par conséquent, notre post ne peut remplacer en aucun cas les conseils d’un professionnel juridique et ne doit pas être prise à la lettre. Internet regorge d’avocats, de consultants et d’entreprises spécialisées dans ce conseil juridique. Les chambres de commerce et d’industrie locales offrent souvent des conseils appropriés. Il peut s’avérer intéressant de demander conseil.

Si vous n’utilisez pas encore Smoobu, vous pouvez vous inscrire ici gratuitement et sans engagement. Si vous avez de l’expérience, des choses à ajouter ou bien des commentaires, nous seront ravis que vous nous en fassiez par.