Comment éviter les doubles réservations en location saisonnière ?

Le cauchemar de tout hôte de location saisonnière a un nom : la surréservation. Vous avez probablement déjà vécu cette situation désagréable, où il y a deux réservations pour la même propriété ou sous-unité d’hébergement, à cause d’un mauvais timing ou de l’absence d’une solution de gestion des réservations appropriée. Dans ce guide, découvrez des conseils pour prévenir et éviter les doubles réservations.

Qu’est-ce qu’une surréservation ?

Il y a surréservation lorsque vous acceptez plus de réservations que votre location saisonnière ne peut en accueillir. Cela se produit généralement lorsque, au cours du processus de réservation, la propriété est répertoriée sur plusieurs plateformes et que les réservations ne sont pas synchronisées automatiquement, ce qui entraîne une double réservation pour les mêmes dates par deux voyageurs différents.

Les conséquences d’une double réservation

Une double réservation peut avoir de lourdes conséquences comme :

• Mauvaises critiques et commentaires négatifs : les invités concernés laissent souvent des commentaires négatifs sur les plateformes et les réseaux sociaux, ce qui peut dissuader les futurs voyageurs de réserver ces locations de vacances.
• Stress et désagréments pour vous et vos voyageurs : vous devrez gérer le problème rapidement et proposer des solutions aux voyageurs concernés, ce qui peut être stressant et difficile à gérer. De plus, cela peut être couteux.
• Perte de revenus futurs : si elle se répète, la surréservation nuira à la réputation de la location saisonnière et entraînera des pertes financières à court et à long terme
• Perte de status : en devant annuler des réservations, vous pourriez aussi risquer de perdre votre statut Airbnb superhôte.

La surréservation n’affecte pas seulement l’expérience voyageur qui, dans le pire des cas, se retrouve sans hébergement, mais elle pèse également sur les hôtes et les gestionnaires de locations saisonnières.

Les doubles réservations peuvent également résulter de la réservation par un même voyageur de plusieurs logements ou sous-unités différents pour la même date, en raison d’indécision ou d’erreurs manuelles, ce qui peut également avoir un impact négatif sur la gestion d’un bien locatif en raison de la charge administrative supplémentaire liée aux annulations, aux remboursements et à l’incertitude de disposer d’un logement vide.

Il est donc essentiel pour les gestionnaires et les propriétaires de disposer d’outils conçus pour éviter ces réservations multiples, tels qu’un logiciel channel manager, un moteur de réservation ou un système de gestion immobilière (PMS), afin de garantir une synchronisation parfaite des réservations et l’absence d’erreurs manuelles.

Quelles solutions pour éviter les doubles réservations en location saisonnière ?

Il est essentiel de mettre en œuvre des stratégies efficaces et de disposer de solutions conçues à cet effet pour minimiser les risques de surréservation en locations saisonnières et simplifier votre vie d’hôtes. Retrouvez ci-dessous une sélections de solutions les plus efficaces sur le marché.

1. Système de gestion immobilière (PMS)

Un PMS, système de réservation en ligne, est un outil essentiel pour centraliser toutes vos réservations et les informations associées en un seul endroit. Ces systèmes sont conçus pour rationaliser le processus de réservation et aider les hôtes à gérer leurs propriétés plus efficacement, en réduisant le risque de surréservation.

Avantages d’un PMS

1. Centralisation : toutes les informations relatives aux réservations sont stockées et accessibles depuis un point central.
2. Gestion simplifiée : des outils supplémentaires tels que la facturation, les rapports financiers et la communication voyageur.
3. Toutes vos données accessibles en un coup d’œil : vous pouvez facilement voir le taux d’occupation, les coordonnées des invités, le taux de distribution selon chaque portail, etc.

2. Channel Manager

Un Channel Manager est la solution la plus complète pour assurer la mise à jour automatique et en temps réel des réservations provenant de différentes plateformes de locations de vacances, telles que Airbnb, Booking.com, Expedia et autres. Ainsi vous mettez toutes les chances de votre côté pour éviter les doubles réservations.

Avantages d’un channel manager

• Automatisation complète : synchronisation automatique des disponibilités, des prix et des informations en temps réel.
• Compatibilité multiplateforme : intégration avec un large éventail de canaux et de sites de réservation, des plus courants aux plus spécialisés.
• Réduction des erreurs humaines : minimisez le risque d’erreurs manuelles au cours du processus de réservation en bloquant automatiquement les disponibilités.

3. Synchronisation des calendriers

La synchronisation des calendriers est cruciale pour éviter le surbooking. Assurez-vous que les calendriers de toutes les plateformes sont synchronisés en temps réel.

Méthodes de synchronisation :

• iCal : la plupart des plateformes vous permettent d’importer et d’exporter des calendriers iCal pour une synchronisation automatique. Bien qu’il s’agisse d’une solution de base, elle peut être suffisante pour les établissements ayant un volume modéré de réservations.
• API : une connexion API entre deux prestataires permet une synchronisation en temps réel des informations de vos réservations, des disponibilités, des prix et messages par exemple.
• Moteur de réservation : il permet d’ajouter un calendrier de réservation à votre site internet de réservations directes. Si vous avez votre propre site web, un moteur de réservation sera la meilleure option pour éviter le surbooking entre les réservations directes sur le site web et les réservations sur les portails de location saisonnière (dans le cas ou vous auriez un channel manager).
• Manuelle : le risque d’erreur est plus grand et cela vous demande d’être sans cesse connecté(e).

4. Synchronisation des prix

Une bonne stratégie de tarification dynamique vous permettra de toujours proposer le prix le plus compétitif sur chaque plateforme et d’avoir des annonces actualisées avec la meilleure offre.

Avantages de la tarification dynamique

• Amélioration de la stratégie de gestion: elle vous permet de mieux planifier les stratégies de tarification de votre activité et vous garantit un prix compétitif sur les portails de réservation.
• Adaptation automatique en fonction de la saison et des événements : les prix seront automatiquement ajustés en fonction de la saison et des événements locaux qui affectent l’offre et la demande d’hébergement dans votre région.

5. Utiliser un logiciel tout-en-un de gestion de location saisonnière

En utilisant un logiciel de gestion de location courte durée comme Smoobu, vous pourrez profiter des points 1 à 5, c’est-à-dire :

• synchroniser automatiquement vos réservations avec vos plateformes de réservation connectées grâce au channel manager intégré
• gérer vos réservations et leurs informations depuis un lieu unique
• actualiser vos grilles de prix par nuitée facilement et depuis un point central
• connecter vos intégrations
• faciliter votre communication voyageur
• et bien plus !

Ces fonctionnalités avancées vous permettront d’offrir une expérience homogène et de gérer plus efficacement les différents aspects de votre activité de location saisonnière.

3 stratégies complémentaires à mettre en œuvre pour éviter la surréservation

1. Établissez des politiques de réservation claires

La mise en œuvre de politiques d’annulation et de dépôt claires peut au moins vous protéger contre les annulations de dernière minute.

Types de politiques de réservation :

• Politiques de non-remboursement : ces politiques peuvent réduire le risque d’annulations multiples, car les voyageurs perdent leur paiement s’ils décident d’annuler.
• Dépôts de garantie : exiger un dépôt de garantie remboursable peut dissuader les invités de faire des réservations multiples.
• Politiques d’annulation strictes : exigez un préavis pour les annulations, ce qui vous donnera le temps de trouver de nouveaux voyageurs.

2. Contrôlez les réservations

L’examen régulier des réservations entrantes peut vous aider à repérer les conflits potentiels. Bien que cela puisse être fastidieux, cette pratique ajoute un niveau de sécurité supplémentaire.

• Examen quotidien : vérifiez les nouvelles réservations et mettez votre calendrier à jour manuellement si nécessaire.
• Confirmez auprès des voyageurs : envoyez des e-mails de confirmation et demandez aux voyageurs de vérifier leurs dates d’arrivée et de départ.

3. Communication proactive

Maintenez une communication ouverte et proactive avec vos invités afin d’éviter les malentendus et de confirmer leurs projets de voyage.

• Confirmation immédiate : dès qu’une réservation est effectuée, envoyez un message de confirmation par courrier électronique.
• Rappels avant l’arrivée : envoyez des rappels de réservation et demandez une confirmation quelques jours avant l’arrivée.

Exemple de message de confirmation :

« Bonjour [Nom de l’invité],

nous vous remercions d’avoir réservé chez nous. Veuillez confirmer votre arrivée pour le [date d’arrivée]. Si vous avez d’autres réservations, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous en informer afin d’éviter tout désagrément.

Ces stratégies vous offriront un niveau de sécurité supplémentaire qui, associé à un logiciel de gestion tel qu’un gestionnaire de canaux, vous évitera de subir une surréservation qui aurait un impact négatif sur votre activité de vacances.

Que faire en cas de surréservation en location saisonnière ?

Si, malgré toutes les précautions prises, vous constatez que vous avez été victime d’une double réservation, suivez les étapes suivantes pour gérer la situation de la meilleure façon possible.

1. Contactez immédiatement les voyageurs

Informez les voyageurs concernés dès que vous constatez le problème. Soyez transparent et honnête sur la situation. Une communication rapide et claire peut contribuer à atténuer l’impact négatif de la situation.

Exemple de message aux invités

« Bonjour [Nom du voyageur],

nous avons le regret de vous informer qu’en raison d’une erreur de timing, votre réservation pour le [date d’arrivée] ne pourra pas être honorée. Nous nous efforçons de trouver une solution appropriée et vous tiendrons informés. Nous regrettons sincèrement les désagréments que cela peut occasionner. »

2. Proposez un hébergement de remplacement

N’hésitez pas à proposer un hébergement alternatif aux voyageurs concernés en leur proposant une

• Logement alternatif : trouvez un logement de qualité égale ou supérieure pour reloger vos voyageurs.
• Compensation : offrez une réduction pour un séjour futur, un remboursement complet ou même une nuit gratuite lors d’une prochaine visite.
• Réseaux : collaborez avec d’autres hôtes de votre région pour trouver rapidement un autre logement.

Exemple de solution de remplacement

« Bonjour [Nom du voyageur],

Nous avons trouvé une propriété proche présentant des caractéristiques similaires et nous sommes prêts à couvrir la différence de prix. En outre, nous vous offrons une réduction de 20 % sur votre prochain séjour chez nous en guise d’excuse pour le désagrément subi. »

3. Gardez votre calme et soyez professionnel

Gérez la situation avec calme et professionnalisme. La façon dont vous gérez le problème peut atténuer l’impact négatif sur votre réputation. N’oubliez pas que chaque situation est une occasion de démontrer votre engagement en matière de service et d’expérience de vos hôtes.

• Écoutez activement : laissez les clients exprimer leurs préoccupations et faites preuve d’empathie.
• Agissez rapidement : la rapidité de la réponse peut faire une grande différence dans la perception des voyageurs.
• Trouvez la source de la double réservation: identifiez la source de la surréservation : est-elle due à une erreur du portail de réservation ou à une erreur manuelle ? Contactez le service clientèle de la plateforme par téléphone ou par courriel et signalez le problème afin qu’il puisse vous aider à le résoudre.

Nos recommandations pour éviter les doubles réservations

Éviter le surbooking et les doubles réservations est crucial pour maintenir la réputation de votre activité de location saisonnière et offrir la meilleure expérience voyageur. En mettant en œuvre les bons systèmes et les bonnes politiques, vous pouvez minimiser considérablement ces risques tout en améliorant votre gestion des réservations. Mais parmi toutes les solutions mentionnées ci-dessus, laquelle est la plus intéressante ?

Sans aucun doute, la meilleure option pour éviter les doubles réservations dans votre location saisonnière est d’utiliser un logiciel de gestion de location saisonnière comme Smoobu.

Sur le marché, vous trouverez de nombreux logiciels de gestion qui incluent un channel manager, mais dans de nombreux cas, le rapport qualité-prix n’est souvent pas à la hauteur de vos attentes ou vous aurez besoin d’un abonnement supplémentaire pour profiter d’autres fonctions qui sont également essentielles pour la gestion d’une location saisonnière. Avec Smoobu, vous avez accès à tous les outils essentiels pour réussir dans un seul abonnement.

En résumé : au revoir les doubles réservations avec Smoobu

En associant un outil de gestion efficace, de bonnes pratiques et d’une bonne communication avec vos invités vous permettra d’offrir une excellente expérience voyageur, de garantir leur satisfaction et leur fidélité, sans craindre les doubles réservations au moment le plus inattendu.

Vous trouverez dans Smoobu tous les outils que nous avons mentionnés dans un seul abonnement. Essayez notre logicielgratuitement pendant 14 jours, aucune carte de credit n’est requise.

Essai 14 jours gratuit