Modèles d'e-mails pour les étapes clés de la communication voyageur

Une communication claire et détaillée est l’un des piliers d’un séjour réussi. La communication avec vos invités doit alors être sans accroc, notamment la communication en ligne / par e-mail. Dans ce guide, nous reviendrons sur les moments de communication clé avec vos invités avant, pendant et après le séjour, nous vous donnerons des exemples de modèles d’e-mails pour chaque étape clé du parcours voyageurs efficace à vos futurs voyageurs.

Quels sont les moments stratégiques de communication avec vos voyageurs et comment les automatiser ?

Lorsque vous gérez une réservation voyageur de A à Z, on peut identifier ces 7 étapes de communication entre vous et le voyageur :

1. Questions préalables, demande de réservation ou réservation directe
2. Confirmation de réservation + envoi du Guide Voyageur
3. Rappel de réservation à J-1 ou J-2 par exemple
4. Les informations pour le check-in le jour J
5. Les informations du check-out
6. Un message de remerciement
7. Envoi de codes promos + fidélisation

Si vous générez plusieurs réservations et que vous souhaitez développer votre activité de location saisonnière, l’automatisation d’e-mails personnalisables peut être une solution efficace pour vous dégager du temps tout en offrant une expérience de grande qualité à vos invités. Voyons cela en détail.

E-mail 1 : questions préalables et demande de réservation

Le premier contact avec vos futurs voyageurs peut prendre différentes formes :

1. Demande d’informations / prise de renseignements : vos futurs voyageurs peuvent vous demander si les animaux de compagnie sont acceptés dans votre location, s’il y a bien X lits ou tant d’autres questions. Le but pour eux est d’obtenir les dernière informations avant de potentiellement réserver votre location.
2. Demande de réservation : si vous n’avez pas activé la réservation instantanée alors vous recevrez un e-mail ou vous devrez confirmer par vous-même la réservation.
3. Réservation directe : dans le cas d’une réservation directe, votre calendrier de réservation sera alors instantanément bloqué sur la dite période sur la plateforme de réservation d’où vient la réservation. Si vous utilisez un Channel Manager comme Smoobu votre calendrier est alors mis à jour sur tous les sites connectés.

E-mail 2 : confirmation de réservation + envoi du Guide Voyageur

Suite au point 1. si vous avez reçu une demande de réservation, vous allez pouvoir envoyer une confirmation de réservation à vos futurs invités. Cette communication est essentielle pour officialiser par écrit leur réservation et établir un premier contact avec vos invités.

Dans cet e-mail doivent être inclus tous les détails de la réservation, tels que les dates de séjour, le prix total, les politiques d’annulation, etc. Assurez-vous que votre client a bien reçu cet e-mail et qu’il comprend les informations qu’il contient.

Vous pouvez également y inclure l’url de votre Guide Voyageur. Ainsi, vos futurs invités auront accès à toutes les informations nécessaires pour un séjour en toute tranquillité. Cela vous permettre de répondre directement à nombreuses de leurs questions avec un seul e-mail. Efficacité maximale !

Informations que vous pouvez inclure dans votre Guide Voyageur : 

• le règlement intérieur
• les codes d’accès, le code wifi etc.
• le fonctionnement des équipements
• les heures de check-in et de check-out
• partager vos bonnes adresses etc.

Automatisation possible : déclencher vos emails personnalisés avec vos triggers prédéfinis.

exemple de message automatisable de confirmation de réservation : 

Objet : Confirmation de réservation 

Bonjour [nom du voyageur],

Nous sommes ravis de confirmer votre réservation dans notre location saisonnière pour la période du [date de début] au [date de fin]. Nous sommes impatients de vous accueillir et de vous offrir une expérience agréable.

Pour faciliter votre arrivée, nous avons préparé un Guide Voyageur contenant toutes les informations clés dont vous avez besoin. Vous pouvez accéder au Guide Voyageur en cliquant sur le lien suivant : [insérer lien].

Si vous avez des questions ou des demandes particulières, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour vous aider.

Cordialement,

[nom du propriétaire de la location]

E-mail 3 : rappel de réservation à J-1 ou J-2 par exemple

Quelques jours avant l’arrivée de vos invités, vous pouvez leur envoyer un nouvel e-mail en leur rappelant leurs dates de réservations et en joignant de nouveau votre Guide Voyageur avec les informations stratégiques nécessaires.

exemple de message automatisable 

Objet : [nom du voyageur] votre réservation commence dans deux jours

Bonjour [nom du voyageur],

Je suis ravi de vous confirmer votre réservation pour notre location saisonnière [nom de la location], située [adresse de la location], du [date de début de la réservation] au [date de fin de la réservation].

Voici les informations essentielles pour votre séjour :

• Check-in : Vous pourrez vous enregistrer à partir de [heure de début de check-in]. Si vous prévoyez d’arriver plus tard que [heure de fin de check-in], veuillez nous en informer à l’avance.
• Check-out : Votre départ doit être effectué avant [heure de check-out]. Nous vous demandons de bien vouloir respecter cette heure afin que nous puissions préparer la location pour les prochains voyageurs.
• Règlement intérieur : Veuillez prendre le temps de lire les règles de la maison qui se trouvent dans le Guide Voyageur. Nous vous demandons de respecter ces règles afin que votre séjour se déroule dans les meilleures conditions possibles.
• Codes d’accès : Vous trouverez les codes d’accès à la location dans le Guide Voyageur. Veuillez ne pas les partager avec des personnes extérieures à votre groupe.
• Wifi : Le réseau wifi est disponible dans toute la location. Vous trouverez les identifiants de connexion dans le Guide Voyageur.
• Équipements : Nous avons équipé la location de tous les équipements dont vous aurez besoin pendant votre séjour, tels que la literie, les serviettes, les ustensiles de cuisine, etc.
• Bonnes adresses : Nous avons inclus dans le Guide Voyageur une sélection de nos meilleures adresses dans la région, afin que vous puissiez profiter au maximum de votre séjour.

>>> Guide Voyageur : [insérer lien].

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions supplémentaires ou des besoins particuliers pour votre séjour.

Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre location saisonnière et de vous offrir un séjour inoubliable.

Cordialement,

[Nom du propriétaire]

E-mail 4 : envoi des informations pour le check-in le jour J

Le jour J vous pouvez envoyer un courriel à vos voyageurs pour leur souhaiter la bienvenue et un bon début de vacances / de séjour. Vous pouvez y rappeler les informations de check-in. Indiquez aussi par la même occasion que vous restez à leur disposition et qu’ils n’hésitent pas à vous contacter en cas de questions.

exemple de message automatisable pour le check-in 

Objet : Bienvenue à [nom de votre location] – Informations de check-in

Bonjour [nom du voyageur],

Nous espérons que vous êtes prêts à passer un excellent séjour chez nous. Nous souhaitons vous rappeler les informations relatives au check-in :

• Date et heure d’arrivée : [insérez la date et l’heure de votre arrivée]
• Adresse de l’hébergement : [insérez l’adresse complète de votre hébergement]
• Numéro de téléphone de contact : [insérez votre numéro de téléphone]

N’oubliez pas que nous sommes disponibles si vous avez des questions ou des préoccupations. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’informations supplémentaires.

Nous vous souhaitons un excellent début de vacances / de séjour et nous avons hâte de vous rencontrer.

Cordialement,

[L’équipe de votre hébergement]

E-mail 5 : envoie des informations pour le check-out

Une journée avant la fin du séjour de vos invités, vous pourrez leur renvoyer un e-mail avec toutes les informations essentielles pour un départ en toute sérénité : heure de départ, choses à faire avant de partir, procédure de remise de clés etc.

exemple de message automatisable pour le check-out

Objet : C’est déjà bientôt la fin 🙁 – Informations pour le check-out

Bonjour,

Nous espérons que vous avez passé un agréable séjour chez nous. Nous souhaitons vous informer des informations essentielles pour un départ en toute sérénité.

• Heure de départ : nous vous demandons de bien vouloir quitter l’hébergement avant [insérez l’heure de départ]. Cela nous permettra de préparer l’hébergement pour les prochains invités.
• Choses à faire avant de partir : veuillez s’il vous plaît nettoyer la vaisselle et ranger vos affaires avant de partir.
• Procédure de remise des clés : veuillez laisser les clés sur la table, dans la boîte aux lettres ou dans notre boite à clés. 

Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour chez nous et que vous partez avec de bons souvenirs. Si vous avez des commentaires à partager avec nous, n’hésitez pas à nous contacter.

Merci pour votre collaboration et votre compréhension.

Cordialement,

[L’équipe de votre hébergement]

E-mail 6 : un message de remerciement

Une fois vos invités partis vers de nouvelles contrées, vous pouvez leur envoyer un e-mail pour les remercier de leur visite. Vous pouvez les inviter à rejoindre vos réseaux sociaux pour restés au courant de vos dernières actualités et les inviter à vous laisser une évaluation de fin de séjour.

exemple de message automatisable pour remercier vos invités

Objet : Un grand merci pour votre séjour chez nous

Cher(e) [Nom de l’invité],

Nous espérons que vous êtes bien rentré(e) et que vous avez passé un excellent séjour chez nous. Nous souhaitons vous remercier pour votre confiance et votre choix de séjourner chez [nom de l’hébergement].

Nous sommes ravis d’avoir pu contribuer à la réussite de votre séjour et espérons que vous avez des souvenirs inoubliables de votre passage chez nous. Nous sommes impatients de vous accueillir à nouveau dans le futur.

Si vous souhaitez rester informé(e) de nos dernières actualités et offres spéciales, n’hésitez pas à nous suivre sur nos réseaux sociaux. Nous serions également ravis si vous preniez le temps de laisser une évaluation de fin de séjour, qui nous permettra d’améliorer encore davantage la qualité de nos services.

Encore une fois, merci pour votre visite et à bientôt.

Cordialement,

[L’équipe de votre hébergement]

E-mail 7 : envoi de codes promos + fidélisation

Si vos invités ont été satisfaits de leur séjour, vous pouvez les inviter à réserver de nouveau en leur offrant un code promo ou leur envoyant directement le lien de votre site internet de réservations directes.

exemple de message automatisable pour fidéliser vos clients

Objet : Code promo pour votre prochain séjour

Cher(e) [Nom de l’invité],

Nous espérons que vous avez passé un excellent séjour chez [nom de l’hébergement]. Nous sommes ravis que vous ayez apprécié votre séjour et que vous soyez satisfait(e) de nos services.

Nous souhaitons vous remercier pour votre confiance et votre choix de séjourner chez nous. Pour vous montrer notre gratitude, nous souhaitons vous offrir un code promo pour votre prochain séjour chez nous. Vous pourrez ainsi bénéficier d’une réduction de [insérez la valeur de la réduction].

Vous pouvez utiliser ce code promo lors de votre prochaine réservation sur notre site internet de réservations directes. Nous espérons que cette offre vous encouragera à nous rendre visite à nouveau.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serions ravis de vous revoir bientôt.

Cordialement,

[L’équipe de votre hébergement]

En misant sur une communication automatisée et personnalisée pour les étapes clés de la communication par e-mail avec les voyageurs, vous pouvez offrir une expérience cohérente et agréable à tous vos voyageurs, tout en gagnant du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur d’autres aspects importants de votre location saisonnière. Cependant, il est important de personnaliser chaque message en fonction des besoins et des attentes de chaque voyageur, afin de garantir une communication efficace et adaptée.

La communication automatisée propulsée par Smoobu

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