Comment créer une facture pour location saisonnière ?

Découvrez dans ce guide le ba-b.a. pour créer une facture de location saisonnière pour vos voyageurs ainsi que quelques conseils pratiques.

Pourquoi émettre une facture de location saisonnière ?

Bien souvent, les portails de réservation de locations saisonnières tels que Booking.com, Airbnb ou Abritel prennent en charge le traitement du paiement. Mais dans certains cas vous allez devoir générer des factures vous-même, notamment dans le cas de réservations directes via votre propre site internet / votre propre moteur de réservation.

La facture va alors détailler aux voyageurs les prix de l’ensemble des frais et services correspondant à la période de location de votre propriété figurant sur le contrat de location.

L’émission de factures est facultative lorsque la location se fait entre deux particuliers. En revanche, l’émission de facture est obligatoire si le voyageur est un professionnel qui voyage dans le cadre de son activité professionnelle.

5 raisons d’émettre une facture :

• Vous agissez en toute transparence envers votre voyageur
• Vous montrez que vous gérez votre activité de location saisonnière avec professionnalisme
• Vous indiquez le prix détaillé (location, frais de ménage, services supplémentaires). Pas de mauvaises surprises pour le voyageur
• Votre facture peut aussi prendre la forme d’une quittance de loyer
• Vous assurez un suivi documenté de vos différents revenus locatifs
• Vous répondez au cadre légal

Quelles informations inclure dans votre facture de location saisonnière ?

Vous vous demandez peut-être comment faire une facture de location saisonnière ? Si vous émettez des factures pour votre location de vacances, il y a quelques règles à suivre et bonnes pratiques à connaître pour envoyer un document complet et répondant aux normes légales.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur votre facture sont les suivantes :

• L’objet de la facture : facture de location saisonnière
• Le numéro de facture
• Le nom complet de votre voyageur principal ainsi que son adresse postale
• Votre nom complet ainsi que votre adresse postale
• La durée de location correspondant à celle du contrat de location ainsi que les dates de la période de réservation
• L’adresse de location ainsi que le nombre de voyageurs
• Le décompte détaille des différents services réservés et prestations supplémentaires, leur date de mise à disposition ainsi que leur quantité
• Le prix unitaire hors TVA de la location et des services supplémentaires réservés
• La taxe de séjour doit être mentionnée si elle s’applique à votre type de logement
• La taxe de séjour si elle s’applique à votre localisation (vérifiez ici)
• La mention de la réduction de prix accordée (le cas échéant)
• Les modalités de paiement (carte bancaire, virement bancaire, paiement virtuel comme Paypal)
• Le délai de paiement maximal et les modalités pour tout retard de paiement
• Le montant total hors TVA
• Le taux de TVA appliqué et le montant correspondant
• Le montant total à payer (TVA comprise)

N’hésitez pas à vous faire conseiller par un comptable ou un professionnel en cas de doute.

Simplifiez vos factures avec Smoobu

Définissez votre modèle de facture de location saisonnière

Avec le logiciel de location de vacances Smoobu vous avez, entre autres, la possibilité de créer votre propre modèle de facture pour votre location saisonnière et d’y inscrire les informations indispensables. Votre modèle de facture numérique sera standardisé et répondra aux normes légales. Vous avez l’occasion de définir ce que vous voulez faire apparaître sur votre facture dont notamment :

• Les coordonnées de l’émetteur de la facture
• Les coordonnées du destinataire
• Le format du numéro de la facture
• Le délai de paiement accordé
• La personnalisation du taux de TVA en fonction des produits ou services proposés
• La personnalisation du pied de page avec vos informations et modes de paiement
• La possibilité d’ajouter un mot personnalisé
• Les liens pour le paiement direct (PayPal par exemple)
• Etc.

Vos paramètres par défaut seront appliqués à toutes vos factures. Vous pouvez également les réajuster au besoin avant de les envoyer. La réservation est prise comme élément par défaut, mais vous pouvez également y faire figurer des prestations supplémentaires, même si les taux de TVA diffèrent.

Comment générer vos factures avec Smoobu ?

Vous pouvez émettre une facture directement en cliquant sur la réservation souhaitée. Les données personnelles du voyageur vont y figurer automatiquement. Le calcul du total, des montants nets et bruts est entièrement automatisé. Cliquez ensuite sur « Créer » et un pdf sera généré. Vous aurez alors la possibilité d’envoyer la facture à son destinataire ou de la de sauvegarder sur votre ordinateur ou votre application mobile Smoobu. Créer des factures n’a jamais été aussi simple !

Puis-je personnaliser la facture ?

Vous pourrez apposer sur votre facture votre propre logo et ainsi aligner votre image de marque sur tous vos supports essentiels. La possibilité d’insérer un texte personnel dans vos factures est offerte ainsi que de personnaliser le pied de page de votre facture avec vos modalités de paiement par exemple.

Comment procéder au paiement de la facture ?

Votre client trouvera vos  informations de paiement dans le footer (pied de page) de la facture et pourra effectuer le paiement. Vous avez également la possibilité d’insérer un lien de paiement vers Paypal sur vos factures. Cela inclura automatiquement le montant total de la facture et lors du paiement, l’argent sera instantanément sur votre compte PayPal. Vos clients peuvent également payer par virement bancaire ou carte de crédit.

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