Qu'est-ce qu'un PMS pour location saisonnière ?

À l’origine, le Property Management System ou PMS était exclusivement utilisé dans la gestion hôtelière. Mais dorénavant, on trouve de nombreux systèmes de réservation destinés aux locations saisonnière qui permettent une gestion des locations efficace.

Dans ce guide, nous vous proposons d’en savoir  davantage sur ce qu’est un logiciel PMS, et de découvrir pourquoi et comment cette solution peut faciliter la gestion de votre location saisonnière au quotidien.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de propriété (PMS) ?

Un logiciel de gestion de propriétés (PMS) permet aux hôtes, aux propriétaires privés et aux gestionnaires de propriétés d’assurer et de faciliter la gestion locative en ligne de leurs propriétés. Les premières solutions PMS sont apparues dans l’industrie hôtelière au début des années 1980 et étaient à l’origine des systèmes de réservation spécialisés pour réserver et facturer les chambres d’hôtel.

Depuis, on retrouve sur le marché de nouvelles solutions modernes qui offrent des outils performants pour la gestion de locations saisonnière : l’affichage des disponibilités de réservations, la gestion des réservations et des paiements, le contrôle centralisé de la communication avec les voyageurs et bien d’autres avantages.

En somme, un système de gestion de propriété (PMS) est un outil indispensable pour faciliter le quotidien des hôtes et des gestionnaires de location. Cette solution complète permet de prendre en compte tous les pans nécessaire pour assurer une gestion simple de sa location courte durée.

Comment fonctionne un logiciel PMS avec un Channel Manager intégré

Un PMS vous permet depuis un seul et unique tableau de bord de gérer l’ensemble de vos réservations générées via de multiples plateformes de réservation. De nombreux systèmes de réservation en ligne  disposent d’un Channel Manager intégré (gestionnaire de canaux) qui interagit avec d’autres portails de réservation.

Par exemple, le Channel Manager connecte le PMS à Airbnb, Booking.com ou Abritel, et permet la synchronisation automatique et en temps réel du calendrier de réservation. Ainsi votre calendrier est tout le temps à jour et les doubles réservation sont évitées. (Consultez notre guide Channel Manager pour en savoir davantage).

Un logiciel PMS (Property Management System) tout-en-un basé sur le cloud

Ces solutions tout-en-un sont pour la plupart basées sur le cloud. L’accès à l’outil est ainsi facilité puisque les hôtes n’ont pas besoin d’installer un programme ou une application supplémentaire sur leur ordinateur ou téléphone.

En effet, ils peuvent se connecter directement à leur compte via un navigateur internet. Il est bien sûr possible de s’y connecter depuis un smartphone ou une tablette. Côté mises à jour, elles se font automatiquement. Vous n’avez à vous soucier de rien. Le cloud permet également de réduire les coûts informatiques. Vous avez dit facile ?

Compte utilisateur

En théorie une seule personne assure la gestion d’une location de vacances. Dans la pratique, il se peut que vous soyez plusieurs co-hôtes. Dans ce cas, votre solution PMS doit pouvoir offrir une fonction multi-comptes afin que vous puissiez travailler sur l’outil en même temps.

Une application mobile peut également être utile pour que l’hôte puisse accéder facilement au PMS pendant ses déplacements. Comme il n’y a généralement pas de réception dans les locations de vacances, une option d’enregistrement en ligne ou de self check-in est également la bienvenue.

Coûts

Le propriétaire moyen d’une location de vacances possède entre 3 à 5 unités. Le coût du PMS versus ses fonctionnalités/outils va être un facteur important. Les gestionnaires de location ont besoin d’une plateforme qui soit efficace pour gérer leurs propriétés au mieux.

Canaux de réservation

Pour la location courte durée, l’intégration de votre logiciel PMS aux portails de réservation comme Airbnb, Abritel ou autres portails de niche est plus importante que les OTA (Agences de voyage en ligne) qui sont davantage destinées aux hôtels.

Intégrations tierces

Les API, les intégrations tierces ou les interfaces avec d’autres fournisseurs logiciels sont cruciales pour les systèmes de gestion de propriété de location saisonnière. En effet, les propriétaires de location courte durée travaillent souvent avec différents services et applications tierces qui permettent d’automatiser autant que possible. Il est alors essentiel de pouvoir intégrer ces services de tarification dynamique, de systèmes de surveillance, de serrures intelligentes au logiciel de gestion de propriété.

Comment choisir son logiciel PMS (Property Management System) ?

Si vous souhaitez opter pour une solution PMS afin de développer votre activité de location saisonnière et faciliter vos opérations quotidiennes, vous pouvez prendre en compte les différents aspects ci-dessous afin d’aiguiller votre choix dans la bonne direction :

1. Technique

   Quels canaux de réservation (Airbnb, Abritel, etc.) peuvent être connectés et supportés ? Le logiciel est-il on premise ou sur le cloud ?

2. Prise en main

   Pouvez-vous tester le produit facilement et gratuitement ? Est-ce que la solution propose une interface utilisateur simple ? L’expérience utilisateur est-elle satisfaisante ?

3. Outils

   L’offre proposée est-elle complète et comprend-elle l’ensemble des outils nécessaires à votre activité ou devez-vous souscrire à des modules complémentaires ? Une application mobile est-elle disponible ?

4. Prix

   Le prix proposé est-il compétitif et sans frais caché ?

5. Conditions de souscription

   Les abonnements sont-ils flexibles (mensuels ou annuels) ? Y-a-t-il une durée minimum d’engagement ? Pouvez-vous résilier votre abonnement à tout moment ?

6. Service client

   Pouvez-vous contacter le service client facilement par chat, email ou téléphone pour obtenir des informations ou poser des questions ? Le service client est-il disponible dans votre langue ?

7. Avis client

   Les avis des client sont-ils bons ? La sécurité des données est-elle assurée ?

8. Analytiques

   La solution permet-elle l’analyse de données et l’analyse des performances des différents canaux de distributions connectés ? Peut-on créer des rapports ?

Ces quelques questions, couplées à votre propre expérience et vos propres besoins, devraient vous permettre de vous orienter dans votre choix de système de gestion des propriétés. Dans tous les cas, n’hésitez pas à souscrire à un essai gratuit pour découvrir et tester l’outil de gestion de réservation que vous miroitez par vous-même. Au passage, n’hésitez pas à essayer Smoobu gratuitement.

Les avantages d’un logiciel de gestion de location saisonnière comme Smoobu pour votre propriété

• Un Channel Manager connecté : il se connecte à l’ensemble des plateformes de réservation sur lesquelles vous figurez et permet de synchroniser les réservations directes en temps réel ce qui permet d’éviter les doubles réservations. Vos calendriers sont également tenus à jour automatiquement et en temps réel,
• Un calendrier centralisé : vue d’ensemble des réservations en cours et futures pour gagner en transparence, efficacité et visibilité.
• Une gestion des tarifs facilitée : la plateforme de gestion locative permet de définir et de mettre à jour l’ensemble de votre grille tarifaire.
• Multi-comptes utilisateurs : vous assurez votre gestion immobilière à plusieurs ? Pas de soucis, vous pouvez créer plusieurs comptes utilisateurs et vous connecter en même temps.
• Communication avec les voyageurs simplifiée : regroupement des différentes boîtes de réception de plateformes de réservation au sein d’une messagerie unique. Vous pouvez alors gérer vos outils de communication plus facilement et efficacement, et offrez ainsi un meilleur service aux voyageurs tout améliorant l’expérience client.
• Intégrations / API : connexion à tous les principaux sites de réservations et services.
• Automatisation possible : préparez facilement vos modèles de messages automatisés
• Optimisation : un tableau de bord regroupe les principales statistiques liés à vos locations et vous permet de prendre de meilleures décisions.
• Logiciel en ligne basé sur le cloud :  accès depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Il vous suffit juste de vous munir de votre identifiant et de votre mot de passe.

Un PMS va vous permettre d’assurer une gestion des réservation complète grâce à des outils de gestion efficace et intuitifs. Un système de gestion des réservation va également faciliter l’exécution de vos tâches quotidiennes. Le processus de réservation est plus facilement gérable et la relation client est alors améliorée.

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