Un règlement intérieur pour propriétaires de location saisonnière

Un règlement intérieur est essentiel dans toute location saisonnière, que ce soit une location ponctuelle ou régulière. Rédiger des règles claires va vous permettre d’éviter des risques inutiles et vous faire gagner un temps précieux. Découvrez dans ce guide complet le pourquoi du comment du règlement intérieur pour location saisonnière.

Pourquoi faut-il établir un règlement intérieur en location saisonnière ?

Un règlement intérieur va énoncer les différentes règles à appliquer dans votre location et va ainsi permettre de donner une structure et un cadre de ce qui est possible de faire ou non. Il permet aux voyageurs d’évoluer dans votre habitation en connaissance de cause, et ainsi de passer un séjour agréable et sans embûche.

Côté propriétaire, le règlement intérieur est un document important car il vous permet d’éviter les mauvaises surprises grâce aux règles strictes énoncées. Il vous aide à maintenir votre location dans les meilleures conditions possibles. En effet, en rédigeant les règles d’utilisation de votre location et en les partageant à vos voyageurs, vous allez gagner en sérénité et allez pouvoir louer en toute tranquillité.

Comment écrire son règlement intérieur ?

Définir le ton de votre règlement intérieur

Vous pouvez utiliser l’humour, un ton plus léger ou alors un ton sérieux ou neutre lors de la rédaction des conditions générales d’utilisation de votre location saisonnière. À vous de voir comment vous souhaiter rédiger vos propres règles. Votre document doit refléter votre personnalité et le caractère de votre location saisonnière. Dans tous les cas, le but est évidemment d’assurer le respect des règles.

En quelles langues rédiger votre règlement intérieur ?

Cela dépend des voyageurs que vous recevez et si votre région est propice au tourisme international. Dans tous les cas, il est intéressant et judicieux d’écrire votre règlement intérieur en français et au moins en anglais. Des outils de traduction en ligne gratuits peuvent vous aider à préparer un document sans frais additionnels.

Format digital ou papier ?

Les plateformes de réservation comme Airbnb, Booking.com ou encore Abritel vous demanderont d’uploader votre règlement intérieur afin que vos futurs voyageurs puissent en prendre connaissance. Le format digital est donc recommandé.

En utilisant une solution de gestion de location comme Smoobu, vous aurez la possibilité d’inclure votre règlement intérieur dans votre Guide Voyageur et de le transmettre automatiquement par e-mail à vos voyageurs. De même lors de réservation sur votre propre site internet. De quoi gagner en efficacité.

Vous pouvez également afficher ou mettre à disposition  une version imprimée de votre règlement dans votre location. Assurez-vous alors que la dernière version du document est mise à disposition. Vous pouvez toujours indiquer la date de la dernière modification / actualisation du document.

Qu’inclure dans le règlement intérieur de votre location saisonnière ?

Le règlement intérieur de votre location de vacances ne doit pas être forcément très long. Il peut d’ailleurs même être synthétique mais devrait inclure les points suivants :

• La durée de location

  Indiquez ici que les voyageurs peuvent occuper les lieux selon la période de séjour définie dans leur réservation figurant dans le contrat de location. Passé ce délai, ils devront quitter les lieux.

• Arrivée et départ

  Dans cette section, rappelez les heures du Check-in et du Check-out. En effet, si vous avez plusieurs locations qui se suivent, il est essentiel que les voyageurs quittent les lieux dans le temps imparti afin de préparer la location et la mettre au propre pour les futurs locataires.

• Matériel et équipement fournis

  Dans ce paragraphe rappelez les conditions d’utilisation de vos équipements spécifiques ou que vous jugez intéressant et essentiel de stipuler. Si vous avez une piscine ou un jacuzzi par exemple vous pouvez donner plus de précisions pour leur utilisation.

• Utilisation des lieux / Mode de vie en vacances

  Rappelez ici les conditions d’utilisation de votre espace. Quelles sont les règles relatives aux fêtes nocturnes ? Qu’en est-il des nuisances sonores ? (Il serait ennuyeux de se mettre les propriétés voisines à dos). Y-a-t-il des périodes de repos ? Un espace fumeur est-il disponible ?

  Dans cette section vous pouvez aussi rappeler que les meubles ne doivent pas être déplacés. Rappelez également aux voyageurs de ne pas laisser les fenêtres ouvertes si le chauffage est allumé (de même lors de l’utilisation de la climatisation). Des règles de bon sens en somme mais qu’il est important de rappeler.

• Consignes de sécurité

  Dans cette section vous pouvez stipuler des règles relatives à la sécurité des voyageurs dans votre location courte durée. Ne pas fumer à l’intérieur par exemple pour éviter les mauvaises odeurs et un départ de feu.

  Rappelez qu’un extincteur est disponible en cas de début d’incendie et que des détecteurs de fumée ou de monoxyde de carbone sont installés. Ne pas laisser les enfants sans surveillance aux bords de l’espace piscine, même si vous avez installé des barrières de sécurité. Vous pouvez également rappeler dans cette section les numéros d’urgence (police, urgences, pompier).

• Forfait de ménage

  Lorsque vous proposez votre logement en location sur des plateformes de réservation, un forfait de ménage est prévu dans le prix que vous proposez. Vous pouvez le mentionner ici. Néanmoins, ce n’est parce que des frais de ménage sont inclus dans la réservation que l’ habitation doit être rendue en désordre et sale. N’hésitez pas à souligner ce point.

• Ordures ménagères

  En cas de séjour à la semaine, quinzaine ou longue durée, les voyageurs apprécieront d’avoir des informations relatives au tri sélectif et aux jours de sortie des poubelles.

• Animaux

  Vous avez le choix d’accepter ou non les animaux domestiques dans votre location courte durée. Ici vous pouvez donc écrire votre politique quant à l’accueil des animaux : laisser le logement propre, en cas de dommage causé par l’animal le voyageur sera tenu responsable et une retenue sur le dépôt de garantie pourra être effectué, etc.

• En cas de problème ou d’urgence

  Si une urgence devait subvenir lors d’un séjour voyageur, rappelez dans cette section votre numéro de téléphone où vous pouvez être contacté à tout moment. Ainsi, vous pourrez prendre en charge rapidement le problème et permettre aux voyageurs de continuer leur séjour sans se causer de tracas. En aucun cas ils devraient contacter eux-mêmes un dépanneur ou artisan sans votre accord préalable.

  Dans le cas où quelque chose venait à être détérioré : assiette cassée, mobilier endommagé, vitre fissuré etc. indiquez que les voyageurs devront vous le signaler dans les plus brefs délais pour les urgences et lors du Check-out pour les dommages mineurs.

• Règles sanitaires

  En période de pandémie notamment, vous pouvez rappeler que le voyageur principale ainsi que ses accompagnants s’engagent à respecter les gestes barrières en vigueur au moment du séjour et s’assurent que personne ne présente de symptômes Covid-19 ou soit positifs au moment de l’arrivée.

• Connexion internet

  Vous pouvez joindre une charte internet à votre règlement et rappeler que le téléchargement est illégal et peut conduire à des sanctions.

• Sanctions

  En cas de non respect de ce règlement intérieur, indiquez les sanctions encourues : perte du dépôt de garantie, etc.

Que faire en cas de violation du règlement intérieur ?

En tant qu’hôte de location saisonnière, vous serez peut-être confronté à une violation des conditions d’occupation au moins une fois. Il est alors important de définir les sanctions encourues en cas de violation de ces règles et ainsi inciter les voyageurs à respecter les règles. Les sanctions peuvent se traduire par une retenue sur le dépôt de garantie ou peuvent aller plus loin en fonction des dégâts causés.

En résumé

Le règlement intérieur de votre location saisonnière vous permettra de communiquer les règles de votre location et de faire appel à la responsabilité des locataires. Plus vous serez précis et moins vous serez embêté par les voyageurs.

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