In qualità di proprietario o gestore di una struttura ricettiva, è importante che tu stabilisca delle regole della casa vacanze chiare e facilmente accessibili.
Sottoscrivendo un regolamento di base sul comportamento, l’uso, l’igiene e la convivenza, ti risparmierai inutili incomprensioni, problemi e discussioni. Inoltre, assicurerai una coesistenza pacifica con i vicini e i tuoi ospiti sapranno esattamente cosa è permesso e cosa no nel tuo affitto turistico. Scopri in questo articolo quali sono le regole della casa più importanti per il tuo affitto breve.
Regole di comportamento per strutture ricettive: come definirle?
Nello scegliere il regolamento più adatto alla tua casa vacanze, puoi iniziare pensando ai problemi che hai avuto in passato e che vorresti evitare a tutti i costi. Se invece sei alla tua prima esperienza di hosting nel settore turistico, ecco alcuni consigli.
Inizia con le regole di base: rispetto delle aree comuni, divieto di danneggiare mobili e attrezzature e altre regole di sicurezza (assicurati di rispettare le leggi regionali in materia).
Pensa quindi alla tua offerta: metti a disposizione dei tuoi ospiti una vasca idromassaggio o una piscina, per la gioia delle famiglie con bambini? Offri dei servizi aggiuntivi? Se sì, pensa a regole specifiche che ti aiutino a evitare che i tuoi ospiti svolgano attività pericolose o fastidiose per te e per i tuoi vicini.
Inoltre, dai un’occhiata alle statistiche di prenotazione dei tuoi annunci e alla lista di contatti per capire che tipo di gruppi target affittano più spesso il tuo alloggio turistico. Definisci quali situazioni potenzialmente pericolose questi turisti potrebbero trovarsi ad affrontare quando affittano la tua struttura per brevi periodi e assicurati di includere regole specifiche per cercare di evitarle.
1. Presenta le regole della casa in modo chiaro e strutturato
Per evitare malintesi, scrivi il regolamento dell tuo affitto turistico in modo chiaro e diretto. Scegli un formato che sia intuitivo e facile da leggere (ad esempio una lista di regole divise per argomento) in modo che i tuoi ospiti possano trovare velocemente quello che li interessa in caso di dubbi. Usa un linguaggio semplice e accessibile per non sommergere i tuoi inquilini con tecnicismi e lunghi paragrafi pieni d'informazioni inutili.
2. Traduci il regolamento in diverse lingue
Se i turisti stranieri prenotano spesso le tue strutture ricettive, traduci le regole della casa. Un regolamento disponibile in diverse lingue sarà di grande aiuto per gli ospiti internazionali.
In linea di massima, se ricevi spesso ospiti relativamente giovani, ti potrebbe bastare avere una copia delle regole della casa in inglese. Altrimenti, se la tua casa vacanze viene prenotata di frequente da turisti di una nazionalità specifica, puoi focalizzare la tua attenzione sulla rispettiva lingua. Francese, tedesco e spagnolo sono le lingue più parlate in Europa. Per tradurre le regole della tua struttura ricettiva, puoi utilizzare un software di traduzione online, come questo.
3. Spiega perché hai deciso di redigere delle regole della casa
Spiegare il perché di certe regole potrebbe aiutare i tuoi ospiti a rispettarle. Ad esempio:
- Potresti spiegare che gli animali domestici non sono ammessi all’interno delle tue strutture ricettive perché affitti a persone che soffrono di allergie.
- Puoi sottolineare che le feste sono vietate perché l’appartamento si trova in una zona residenziale abitata da famiglie con bambini piccoli.
- Puoi ricordare ai tuoi ospiti che l'aria condizionata deve essere spenta quando non si trovano nella proprietà per ridurre l'impatto della tua attività sul riscaldamento globale.
Puoi anche indicare le normative regionali sulla raccolta differenziata o le usanze culturali che alcuni dei tuoi ospiti potrebbero non conoscere.
4. Aggiungi una nota sulle conseguenze in caso di violazione del regolamento
È bene spiegare anche le conseguenze che i tuoi ospiti dovranno affrontare se violano le regole della tua casa vacanza. Assicurati di non spaventarli, ma informali in modo chiaro e deciso. Come intendi reagire di fronte a casi di lieve negligenza o di violazioni multiple?
Potresti, ad esempio, decidere di applicare una sanzione percentuale sull'importo della prenotazione se i tuoi ospiti fumano nell'appartamento. Oppure potresti informarli che detrarrai una parte del deposito cauzionale se organizzano una festa o danneggiano un mobile.
Regole della casa: ecco le più importanti per il tuo affitto breve
Il regolamento del tuo alloggio turistico non deve essere necessariamente molto lungo, ma dovrebbe comunque includere i seguenti punti:
Durata dell’affitto breve
Assicurati di precisare che i viaggiatori possono occupare i locali in base al periodo di soggiorno definito nella loro prenotazione e/o nel contratto di locazione turistica. Al termine di questo periodo, dovranno lasciare l’alloggio nelle condizioni in cui l’hanno trovato all’arrivo. Questo vale sia per soggiorni inferiori a due giorni che per soggiorni per lunghi periodi.
Arrivo e partenza degli ospiti
In questa sezione indica chiaramente gli orari di check-in e check-out. Se hai più affitti consecutivi, come per esempio durante l’alta stagione, è fondamentale che i tuoi ospiti lascino l’alloggio entro l’orario stabilito per preparare e pulire la casa vacanze prima che arrivino gli inquilini successivi.
Di' ai tuoi ospiti dove lasciare le chiavi alla fine del loro soggiorno. Se necessario, comunica loro tutte le cose che devono fare e controllare (ad esempio, spegnere il gas e assicurarsi che le finestre e le persiane siano chiuse).
Capacità massima dell’alloggio
Le case vacanze sono spesso l’opzione preferita da gruppi di amici che cercano uno spazio dove stare tutti insieme. Per evitare che questo si traduca in una prenotazione fatta per un numero di persone che poi raddoppia a tua insaputa, è utile stabilire e formalizzare un numero massimo di ospiti. Condividi il regolamento nella descrizione della struttura e in fase di prenotazione: in questo modo garantirai una corretta fornitura di servizi ed eviterai problemi con i vicini.
Rispetto dei vicini e delle zone comuni
Molti vicini non vorrebbero avere appartamenti per vacanze nella loro zona. Infatti gli ospiti in affitto a breve termine possono disturbare e causare danni dovuti all’uso improprio delle strutture comuni e dei servizi disponibili.
Chiaramente questi atteggiamenti sono dannosi per te, in quanto responsabile dell'alloggio turistico o affittacamere. Per questo è importante che tu informi i tuoi ospiti del comportamento ideale richiesto durante il loro soggiorno con regole chiare e trasparenti.
Uso della casa vacanze
In questa sezione puoi stabilire le regole per l’uso del tuo affitto a breve termine al fine di evitare danni, costi e situazioni pericolose.
I requisiti che stabilisci possono essere vari. Per esempio, puoi ricordare loro di non lasciare luci accese inutilmente per risparmiare energia o di chiudere le finestre quando lasciano la proprietà. Puoi inoltre spiegargli come utilizzare i dispositivi elettronici e altre attrezzature e ricordargli delle misure di sicurezza, come il rilevatore di monossido di carbonio. La sicurezza è un fattore molto importante e qualsiasi disattenzione può avere gravi conseguenze.
Non dimenticare di menzionare qualsiasi oggetto personale che hai lasciato nel tuo affitto turistico e che non vuoi che i tuoi ospiti usino.
Pulizia dell’alloggio, riciclaggio e rifiuti
A seconda del Comune in cui si trova la tua casa vacanze, potrebbero esserci leggi locali e orari di raccolta diversi per quanto riguarda spazzatura e riciclaggio. Chiaramente, in quanto proprietario o affittacamere, sta a te decidere come gestire questo aspetto.
Se i tuoi ospiti soggiornano presso il tuo alloggio turistico solo una notte, potresti non aver bisogno di un regolamento per la raccolta differenziata. Tuttavia, nel caso di soggiorni per lunghi periodi, ad esempio una settimana o dieci giorni, dovresti includere questa sezione alle regole della casa vacanze, di modo che i tuoi ospiti sappiano come comportarsi.
Inoltre, puoi aggiungere delle linee guida sulla pulizia dell’alloggio e indicare i costi extra richiesti nel caso in cui i tuoi ospiti non rispettino il regolamento.
Uso degli spazi esterni della casa vacanze
Se il tuo alloggio turistico dispone di spazi esterni, come un giardino, una piscina, una jacuzzi, una sauna, è consigliabile informare gli ospiti sul loro corretto utilizzo. Ad esempio, potresti voler indicare loro quando possono accedere alla piscina, se si tratta di un servizio comune o come possono utilizzare in sicurezza il barbecue.
Regolamento per animali domestici
Sta a te scegliere se accettare o meno gli amici a quattro zampe dei tuoi ospiti. Si tratta infatti di una buona opzione per aumentare le tue prenotazioni, dato che sempre più proprietari di strutture ricettive ammettono gli animali domestici. Ovviamente, ci saranno delle regole da rispettare: gli ospiti dovranno assicurarsi che non sporchino, che non rovinino i mobili e che non facciano rumore, soprattutto di notte.
Regole sul fumo
La tua casa vacanze è solo per non fumatori o è consentito fumare in alcune aree della proprietà? Dato che la maggior parte degli affitti brevi sul mercato non ammette fumatori, se fornissi questa opzione apriresti il tuo alloggio turistico a un maggior numero di ospiti. Assicurati di stabilire regole chiare, in modo che i tuoi ospiti fumino solo nei luoghi consentiti e che la loro attività non disturbi i vicini.
Danni causati all’alloggio per le vacanze
Se hai stipulato un’assicurazione per la tua casa vacanze, saprai già che questa non copre i danni causati alla tua proprietà dai tuoi inquilini.
Un’opzione valida potrebbe essere quella di richiedere agli ospiti un deposito cauzionale prima dell’arrivo. In ogni caso, assicurati di specificare nel regolamento della casa che gli ospiti saranno ritenuti responsabili di eventuali danni alla struttura e agli arredi dell’affitto breve. Inoltre, puoi decidere di proibire lo spostamento di mobili e altri oggetti pesanti per evitare danni a cose e persone – meglio prevenire che curare!
Contatti di emergenza
Infine, per concludere le tue regole della casa vacanze, non esitare a includere tutti i dettagli e le informazioni in caso di emergenza. Fornisci il tuo numero di telefono, indirizzo e-mail e tutti i contatti che potrebbero essere utili ai tuoi ospiti in caso di bisogno: polizia, carabinieri, vigili del fuoco, ecc.
Regolamento casa vacanze: come comunicarlo ai tuoi ospiti
Che si tratti di affitti brevi per il fine settimana o soggiorni più lunghi, avere una serie di regole della casa è importante per attirare gli ospiti desiderati e prevenire problemi o incomprensioni.
Ecco perché dovresti includere le regole di affitto nella descrizione della struttura sulle piattaforme di prenotazione, come primo punto di contatto. In seguito, condividi il regolamento in fase di prenotazione o insieme al messaggio di conferma. Infine, puoi inviare le tue regole agli ospiti prima dell’arrivo o includerle nella guida di benvenuto. In questo modo, i tuoi ospiti saranno sempre in grado di trovarle qualora avessero delle domande.
Automatizza le tue regole di comportamento con Smoobu
Ogni proprietario di appartamenti per vacanze desidera che gli ospiti rispettino le regole della casa vacanze durante il soggiorno.
Tuttavia, il massimo che puoi fare è assicurarti che i tuoi ospiti siano ben informati prima e dopo aver prenotato il tuo affitto breve. Fornire tutte le informazioni utili ai tuoi ospiti li aiuterà a capire meglio come funziona la struttura e a godersela in modo sicuro e responsabile.
È importante che il regolamento sia facilmente accessibili ai tuoi ospiti. Su molte piattaforme di prenotazione come Airbnb, Booking.com o Vrbo puoi indicare le regole della casa direttamente nell'annuncio, nella descrizione della struttura.
Se utilizzi Smoobu per la gestione dei tuoi affitti brevi, puoi condividere le regole della casa nella tua guida digitale per gli ospiti, insieme ad eventuali servizi accessori. Puoi decidere d’inviare la guida automaticamente via e-mail ai tuoi ospiti prima del loro arrivo e tu, in qualità di padrone di casa, non dovrai preoccuparti di comunicare loro il regolamento personalmente.
Inoltre, puoi anche stampare il regolamento della casa ed esporlo in una delle stanze principali della tua struttura ricettiva. Assicurati che siano sempre aggiornate e in buono stato.
Conclusione: non sottovalutare l’importanza delle regole di affitto per le vacanze
Definire le regole della casa vacanze ti dà una sicurezza in più. Ti serviranno infatti per creare delle aspettative chiare e fare in modo che i tuoi ospiti abbiano tutte le carte in regola per trascorrere un soggiorno piacevole. Dopotutto, ci sono sempre dei rischi quando degli estranei prenotano il tuo affitto breve. Grazie alle regole della casa, i tuoi ospiti sanno cosa è permesso e cosa è vietato nel tuo alloggio turistico. Inoltre, in caso di controversie, il regolamento della casa vacanze ti avvantaggia: potrai infatti dimostrare che i tuoi ospiti erano a conoscenza delle regole.
Seguendo i nostri suggerimenti, potrai creare delle regole ad hoc per il tuo affitto breve. Infine, se vuoi semplificare ulteriormente la tua attività di case vacanza, prova il nostro channel manager per piccole strutture gratuitamente per 14 giorni.