In qualità di proprietario di un affitto breve ti sarà capitato, o ti capiterà, di dover fare i conti con delle cancellazioni dell’ultimo minuto. Queste situazioni possono comportare una significativa perdita di reddito, soprattutto se si verificano di frequente. In questo articolo esploreremo alcuni fattori che possono prevenire le cancellazioni last minute. Inoltre, ti daremo dei consigli su come gestire queste situazioni promuovendo le prenotazioni last minute, in modo che la tua attività di case vacanza non ne risenta.
Cancellazioni last minute: come evitarle
Ritrovarsi con degli intervalli senza prenotazioni nel calendario, soprattutto durante l’alta stagione, le festività o in occasione di eventi locali importanti, non è un buon segno per la tua attività di case vacanza. Qualora non riuscissi a ottenere prenotazioni dell’ultimo minuto, finiresti per incorrere in una spiacevole perdita di denaro.
Per questo motivo è fondamentale che tu metta in atto alcune misure che possano proteggere te in quanto host e la tua struttura ricettiva (casa vacanze, agriturismo, B&B, ecc.).
Vediamo alcune strategie efficaci per evitare una cancellazione last minute.
Stabilisci una politica di cancellazione mirata
Il primo passo è quello di scegliere dei termini di cancellazione che si adattino alle tue esigenze e che ti lascino un margine di manovra nel caso in cui l’ospite decida di cancellare la prenotazione all’ultimo minuto.
Per proteggerti dalle cancellazioni last minute, evita le politiche di cancellazione gratuita che garantiscono agli ospiti la restituzione dell’intero importo nei casi di annullamenti di prenotazione. Di norma, puoi scegliere tra due alternative:
- Una politica di cancellazione non rimborsabile. Queste condizioni assicurano che tu riceva il pagamento dell’intero importo versato anche se i tuoi ospiti cancellano la loro prenotazione. Tuttavia, il rovescio della medaglia è che i viaggiatori sono meno propensi a prenotare un appartamento in affitto con termini di cancellazione rigidi.
- Una politica di cancellazione flessibile. In questo caso, gli ospiti ricevono un rimborso sul pagamento effettuato a seconda del momento in cui cancellano la prenotazione. Di solito, più si avvicina il giorno del check-in, minore sarà la somma rimborsata. Gli annunci con politiche di cancellazione anticipata flessibile ricevono in media più visualizzazioni e hanno un tasso di occupazione più alto rispetto a quelli con condizioni non flessibili.
Assicurati che i tuoi ospiti possano trovare e comprenderle facilmente le policy di cancellazione selezionate. Tutte le informazioni utili sulle spese di cancellazione e sulle politiche di rimborso devono essere presentate in modo chiaro nei tuoi annunci sui portali di prenotazione, sul tuo sito web di prenotazione diretta, nelle tue comunicazioni con gli ospiti e nella tua guida digitale.
Invita i tuoi ospiti a comunicare con te
Un aspetto importante che può fare la differenza tra un’esperienza di soggiorno positiva e una negativa è il tipo di legame che instauri con i tuoi ospiti.
Nel periodo che intercorre tra la data di prenotazione e l’effettiva data di arrivo, entra in contatto con i tuoi ospiti e invitali a comunicare con te. Una buona strategia consiste nell’inviare promemoria personalizzati automatici di tanto in tanto.
Se riesci a stabilire una comunicazione trasparente sarà più probabile che i tuoi ospiti, in caso di problemi, ti contattino per trovare una soluzione piuttosto che cancellare la loro prenotazione.
Utilizza l’opzione di “prenotazione immediata” in modo strategico
L’opzione di prenotazione immediata sui siti di prenotazione come Airbnb e Booking.com permette agli ospiti di prenotare un alloggio all’istante, senza bisogno della conferma dell’host. Se da un lato questa opzione può aumentare il tuo tasso di occupazione, dall’altro potrebbe far lievitare anche il tuo tasso di cancellazione.
Molti viaggiatori, infatti, approfittano dell’opzione di prenotazione immediata per prenotare su due piedi, assicurandosi così un posto dove dormire. In seguito, se trovano un’altra opzione più adatta alle loro esigenze, cancellano la prima prenotazione senza alcun rimorso.
Se la tua struttura ricettiva ha un numero elevato di cancellazioni in determinati periodi dell’anno, puoi disattivare l’opzione di prenotazione immediata a favore della richiesta di prenotazione. Potrai poi riattivarla in un secondo momento, magari durante la bassa stagione, incrementando così le prenotazioni e aumentando i tuoi guadagni.
Se utilizzi le condizioni di prenotazione in modo strategico, adattandole alle statistiche dei tuoi affitti brevi, potrai ridurre le cancellazioni last minute e far crescere il tuo business.
Come promuovere prenotazioni last minute
Per ridurre l’impatto delle cancellazioni improvvise sui tuoi ricavi, potresti voler promuovere le prenotazioni last minute. Ecco alcuni trucchi efficaci.
Offri promozioni e sconti last-minute
Come creare promozioni last minute di successo? Ecco alcuni consigli:
- Prima di stabilire l’ammontare esatto delle tue tariffe last-minute, analizza la stagionalità dei tuoi affitti brevi. Per garantire un tasso di occupazione ottimale, le tariffe delle case vacanza devono essere diverse durante l’alta e la bassa stagione, così come le tue promozioni.
- I tuoi sconti devono far sì che il tuo prezzo last-minute sia inferiore a quello dei concorrenti con un’offerta simile, ma non troppo. In caso contrario, i tuoi ospiti potrebbero non fidarsi di te e della tua struttura turistica.
- Una volta creato il tuo sconto dell’ultimo minuto, definisci su quali piattaforme offrirlo. Puoi scegliere di promuovere la tua promozione solo sul tuo sito web, per incoraggiare le prenotazioni dirette senza commissioni di terzi, oppure anche sulle OTA per aumentarne la visibilità.
- Il marketing digitale può aiutarti a raggiungere più persone con i tuoi sconti dell’ultimo minuto. Puoi ricorrere all’email marketing per inviare le offerte di viaggio last minute ai tuoi ospiti più fedeli. Oppure puoi utilizzare campagne pubblicitarie a pagamento su Google o sui social media per attirare nuovi ospiti.
Per saperne di più: dai un’occhiata alla nostra guida completa “Promozioni e sconti per affitti brevi“.
Facilita il processo di prenotazione e check-in
Assicurati che il sito web della tua casa vacanza sia accessibile e facile da usare non solo da computer ma anche da dispositivi mobili. Molti turisti prenotano all’ultimo minuto mentre sono in viaggio, quindi un’esperienza d’uso fluida e intuitiva è fondamentale.
Per rispettare la normativa italiana in materia di registrazione degli ospiti, puoi decidere di utilizzare un software che raccolga i dati degli ospiti e li invii automaticamente al Portale Alloggiati. Smoobu collabora con alcuni di questi utilissimi software in grado di semplificare la gestione delle tue prenotazioni dell’ultimo minuto.
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Crea dei “Pacchetti last-minute”
Per rendere la tua promozione last minute ancora più allettante, puoi decidere di creare un pacchetto vacanza con servizi aggiuntivi inclusi.
Ad esempio, un pacchetto vacanza last minute può includere la colazione presso la tua struttura ricettiva, uno sconto per un pasto in un ristorante locale, l’accesso a strutture premium, uno spuntino di benvenuto con una bottiglia di prosecco, ecc. In questo modo creerai un’offerta interessante senza dover abbassare troppo i prezzi.
Chiedi un feedback ai tuoi ospiti
Un feedback costruttivo ti aiuterà a migliorare la tua offerta. Implementa le migliorie suggerite per aumentare la soddisfazione dei tuoi ospiti.
Infine, invitali a scrivere recensioni dopo il check-out, soprattutto se sono rimasti soddisfatti della loro esperienza. I potenziali futuri ospiti potranno leggere dei soggiorni dei tuoi ospiti passati, prenotati all’ultimo minuto ma ugualmente positivi.
Non lasciare che gli imprevisti last minute ostacolino il tuo business
Alcune situazioni, come le cancellazioni dell’ultimo minuto, possono mettere in difficoltà le attività di case vacanze, soprattutto se gli host non sono preparati ad affrontarle. Per sincronizzare i calendari dei tuoi annunci, migliorare la gestione delle prenotazioni e automatizzare le attività quotidiane, utilizza un channel manager come Smoobu. La nostra prova gratuita di 14 giorni è il modo migliore per scoprire tutti i vantaggi che offre: iscriviti subito!
