Come organizzare il lavoro del team delle tue case vacanza

Per molti proprietari di case vacanza e property manager, lavorare con un team è essenziale per garantire una gestione ottimale delle loro proprietà. Questo, però, può comportare alcune sfide. Le operazioni dei membri del team devono essere organizzate e programmate alla perfezione per evitare qualsiasi ritardo o inconveniente. In questo articolo vedremo insieme come organizzare il lavoro del tuo team con Smoobu e gestire le tue case vacanza all’insegna dell’efficienza.

Lavoro di squadra per la gestione delle tue case vacanza

La gestione delle case vacanza è composta da diverse fasi:

Promozione dell’alloggio: creazione degli annunci sulle piattaforme di prenotazione, con descrizioni accattivanti e immagini di alta qualità, e pubblicazione del sito web di prenotazione diretta. Promozione sui social media per raggiungere massima visibilità online.
Gestione delle prenotazioni: conferma di prenotazione e sincronizzazione dei calendari delle disponibilità per evitare il rischio di overbooking.
Pre check-in: comunicazione con gli ospiti in merito all’orario di check-in, all’arrivo nella casa vacanza e a eventuali richieste speciali. Comunicazione delle generalità degli ospiti tramite il portale Alloggiati Web e raccolta della tassa di soggiorno, se richiesta. Preparazione dell’alloggio.
Durante il soggiorno: accoglienza degli ospiti, di persona o tramite self check-in. Comunicazioni varie per assicurarsi che il soggiorno si svolga senza intoppi. Informazioni di check-out.
Post check-in: pulizia e, se necessario, manutenzione della casa vacanze. Comunicazione con gli ospiti per ringraziarli del soggiorno e richiedere una recensione. Condivisione di potenziali sconti e promozioni per soggiorni futuri.

Per far fronte a tutte le operazioni necessarie per una gestione ottimale degli affitti brevi, molti property manager e proprietari di case vacanza scelgono il lavoro di squadra (oltre a un software gestionale, di cui parleremo più avanti).

Hai bisogno di un team per gestire le tue case vacanza?

Forse ti starai chiedendo se hai davvero bisogno di un team per gestire la tua struttura ricettiva. In effetti, se gestisci una sola proprietà, non troppo lontana da dove vivi, potresti essere in grado di occuparti da te di tutte le attività di property management.

Tuttavia, avrai sicuramente bisogno di lavorare con una squadra se:

Sei il proprietario/a di più appartamenti turistici, situate magari in comuni diversi.
Sei un property manager.
Gestisci una struttura ricettiva che può accogliere più di un ospite alla volta: bed and breakfast, affittacamere, agriturismo o guest house.
Vivi in una zona o in uno Stato diverso da quello in cui si trova la proprietà che affitti.
Vuoi delegare il lavoro e avere più tempo libero.

Di quali membri del team hai bisogno per gestire le tue case vacanza?

Chiaramente, ogni attività di case vacanza ha le sue esigenze specifiche, per cui sta a te decidere di quali membri del team hai bisogno per una gestione di successo. Ecco alcuni esempi:

Personale addetto alle pulizie
Manutenzione
Reception
Concierge
Portineria
Segreteria
Professionisti per eventuali servizi aggiuntivi: chef, babysitter, servizio stireria, personale massaggiatore
Potenziali partner in affari

Per le attività di piccole dimensioni, la stessa persona può ricoprire più di un ruolo. Nel caso di un’impresa a conduzione familiare, i membri del team potrebbero essere tutti componenti della famiglia.

Le sfide nell’organizzare il lavoro del tuo team di case vacanza

Quando si lavora con un team, è importante che ogni membro abbia le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Ad esempio, la persona incaricata di accogliere gli ospiti deve sapere a che ora arrivano ed essere avvisata in caso di eventuali ritardi. Lo stesso vale per gli addetti alle pulizie: le loro mansioni devono essere perfettamente pianificate, soprattutto nei periodi in cui le prenotazioni si susseguano a breve distanza l’una dall’altra, come in alta stagione.

Allo stesso tempo, per motivi di privacy, ci sono informazioni che non dovrebbero essere divulgate a tutti i membri del team. L’addetto alla manutenzione della tua casa vacanze che viene a riparare un’attrezzatura difettosa dopo il check-out dei tuoi ospiti non dovrebbe essere al corrente dei loro nomi e cognomi.

Queste sono le sfide principali nell’organizzare il lavoro del tuo team: assicurarsi che ogni membro riceva le informazioni giuste al momento giusto, rispettare la privacy degli ospiti ed evitare il più possibile gli errori umani.

Organizza il lavoro del tuo team con un software per case vacanza

Al giorno d’oggi, sono pochi i proprietari di case vacanza e i property manager che non utilizzano un software gestionale per organizzare il lavoro del proprio team. Questo perché, senza una piattaforma professionale, la comunicazione e la pianificazione puntuale delle operazioni possono richiedere molto tempo.

Smoobu è un software leader nella gestione degli affitti brevi. Questo perché mette a disposizione degli host:

Un channel manager per la sincronizzazione automatica e in tempo reale delle prenotazioni dei tuoi annunci sui siti di affitto.
Un Property management system (PMS) per gestire tutte le prenotazioni da una scrivania centralizzata.
Un website builder per creare il tuo sito web di prenotazione diretta e aumentare i tuoi guadagni.
Un booking engine che può essere integrato al tuo sito web, in modo da sincronizzare automaticamente anche le prenotazioni dirette.
Diversi strumenti per migliorare l’esperienza di viaggio, come la comunicazione automatica e la guida digitale per ospiti.
Account assistenti per aiutarti ad automatizzare e organizzare il lavoro del tuo team, per una gestione dinamica ed efficiente delle tue case vacanza.

Come organizzare il lavoro del tuo team con Smoobu?

Smoobu è una soluzione completa pensata per soddisfare le esigenze dei gestori di strutture ricettive. Ecco alcuni strumenti che puoi utilizzare per organizzare il lavoro del tuo team.

Account assistenti di sola lettura

Smoobu mette a disposizione dei sui host una funzione detta “Permessi”, grazie al quale potrai creare degli account per ogni membro del tuo team – per saperne di più, consulta la nostra guida completa.

Gli account di sola lettura permettono ai membri della tua squadra di vedere determinate informazioni, senza poterle modificare. A seconda delle necessità, puoi abilitare livelli di accesso diversi:

Dettagli della prenotazione: portale utilizzato, data di creazione, orari di check-in e di check-out.
Informazioni sull’ospite: nome e altre informazioni di base, come il numero di ospiti, il numero di bambini e se viaggiano con animali domestici.
Dati di contatto: numero di telefono ed e-mail dell’ospite che ha prenotato l’alloggio.
Prezzo: prezzo pagato nel dettaglio, pagamento anticipato, possibili extra e accesso alla pagina delle statistiche.
Note: puoi lasciare delle note ai membri del tuo team, per esempio nel caso in cui l’ospite abbia una richiesta particolare.
Notifiche: abilitando le notifiche, i membri del tuo team verranno informati automaticamente nel momento in cui ricevi una prenotazione, un aggiornamento della prenotazione o una cancellazione. Se la funzione è disabilitata, dovranno accedere e verificare personalmente.
Messaggi: i membri del tuo team potranno vedere i messaggi inviati, quelli ricevuti e quelli programmati.
Prezzi e soggiorni minimi: accesso alla pagina che include il prezzo per notte e la durata minima del soggiorno.

Se gestisci più case vacanza in zone diverse, probabilmente lavorerai con più team. Con questa funzione, puoi creare un account assistente per ogni membro del team e assegnargli solo la proprietà interessata.

Con il piano Smoobu Pro, puoi utilizzare un numero illimitato di account assistenti di sola lettura.

Account assistenti con permesso di scrittura

Anche se per la maggior parte dei membri del team un account di sola lettura è sufficiente, a volte potresti aver bisogno di uno o più account assistenti con permesso di scrittura. Ad esempio, se collabori con un partner o se, da property manager, vuoi consentire l’accesso completo alla piattaforma al proprietario dell’immobile. Oppure, se vuoi permettere al tuo addetto alla reception che spesso riceve prenotazioni telefoniche di bloccare le date su Smoobu, in modo da sincronizzare automaticamente i calendari sulle piattaforme di prenotazione.

Puoi permettere ai tuoi collaboratori di avere pieno accesso a:

Prenotazioni: bloccare delle date, modificare o cancellare una prenotazione.
Messaggi: scrivere e rispondere ai messaggi degli ospiti.
Prezzi e soggiorni minimi: impostare il prezzo per notte e modificare il soggiorno minimo.

Con un piano Smoobu PRO, puoi creare account di scrittura in qualsiasi momento al costo di 15€ per account al mese. Per i piani annuali e biennali si applicano sconti.

Comunicazione automatica

Smoobu offre ai suoi host una funzione di comunicazione automatica con modelli di messaggio e trigger temporali. La maggior parte dei gestori di case vacanza utilizzano questa funzione per ottimizzare la comunicazione con gli ospiti.

Tuttavia, puoi creare messaggi automatizzati anche per organizzare il lavoro del tuo team. Infatti, la funzione di notifica negli account di sola lettura ti consente di avvisare automaticamente i membri della squadra di gestione in caso di nuove prenotazioni o aggiornamenti. Tuttavia, i tuoi ospiti possono prenotare il tuo affitto breve settimane o addirittura mesi prima della data effettiva del check-in.

Con la funzione di messaggistica automatica, puoi pianificare un’e-mail alla persona che si occupa di ricevere gli ospiti il giorno prima dell’arrivo alla struttura. Per gli addetti alle pulizie, puoi programmare invece un promemoria un giorno prima della partenza.

Se si gestiscono più team, puoi creare dei template (ad esempio, “promemoria per il check-out”) e impostarli contemporaneamente per diversi alloggi e per diversi membri del team.

Abbonamento Smoobu Teams

Se gestisci diverse proprietà e collabori con molti partner, puoi decidere di optare per un abbonamento Smoobu Teams. Oltre alle funzioni dell’abbonamento PRO, potrai accedere a:

Account di scrittura illimitati.
Configurazione del dominio.
Personalizzazione del Booking System (modifiche CSS).
Assistenza prioritaria.
Assistenza premium per l’installazione.

Per saperne di più, dai un’occhiata alla nostra pagina prezzi.

Utilizza il software Smoobu per organizzare il lavoro del tuo team

Oltre alla sincronizzazione automatica delle prenotazioni e alle altre funzioni disponibili, Smoobu può aiutarti a organizzare il lavoro del tuo team. Una volta impostati gli account assistenti e le e-mail automatiche, potrai beneficiare di molti vantaggi: