L’overbooking è sicuramente uno dei peggiori incubi di tutti i proprietari e gestori di case vacanze. Gli aspetti negativi sono molteplici: potenziale danno finanziario, recensione negativa quasi assicurata, perdita di reputazione e fiducia da parte degli ospiti e chi più ne ha più ne metta.
Vediamo insieme cosa significa il termine “overbooking” e cosa puoi fare come host per evitarlo, garantendo così un’esperienza di viaggio positiva ai tuoi ospiti.
Cosa vuol dire overbooking?
Tradotto dall’inglese, “overbooking” significa “sovra prenotazione” o “prenotazione in eccesso”.
Questo termine viene spesso utilizzato per indicare una tecnica commerciale mirata. Alcune compagnie aeree, ad esempio, vendono un numero maggiore di posti rispetto a quelli disponibili, contando sul fatto che alcuni passeggeri non si presenteranno. In questo modo, il guadagno è assicurato. A spese, a volte, dei clienti, che saranno costretti a trovare un volo alternativo.
Nel settore degli affitti brevi, però, il termine overbooking (o “double booking”) ha un significato un po’ diverso.
L’overbooking nel settore delle case vacanze
Per proprietari e gestori di strutture ricettive (case vacanze, bed&breakfast, affittacamere, ecc) avere un overbooking significa che una stanza o un alloggio vengono prenotati due volte nelle stesse date.
Una doppia prenotazione può capitare quando la proprietà viene pubblicizzata su due o più portali diversi, oltre al sito web dedicato. Solitamente, si tratta di un errore umano nella gestione dei calendari, spesso involontario.
Ad esempio, immaginiamo che un viaggiatore che vive negli Stati Uniti prenoti la tua proprietà su Airbnb per un determinato weekend di luglio. A causa del suo fuso orario, la prenotazione potrebbe avvenire quando in Italia è notte e tu non sei disponibile. Difficilmente riuscirai ad aggiornare i calendari in modo tempestivo per evitare il rischio di overbooking!
Questo significa che per alcune ore ci sarà la possibilità che un altro ospite prenoti la stessa proprietà per lo stesso weekend di luglio su un’altra piattaforma: ad esempio Booking.com o il tuo sito di prenotazione diretta.
Cosa fare in caso di overbooking?
Si tratta di un problema non da poco! Per rimediare a questo inconveniente, il proprietario o gestore dell’affitto breve dovrà scegliere tra:
- Offrire all’ospite una sistemazione alternativa in una struttura vicina
- Cancellare la prenotazione e restituire la caparra (se ricevuta)
Vediamo queste due opzioni nel dettaglio.
Opzione 1: offri all’ospite una sistemazione alternativa
Mentre il gestore di una struttura alberghiera potrebbe avere una stanza libera con caratteristiche simili a quella prenotata due volte, lo stesso non si può dire per il proprietario di una casa vacanze.
Infatti, il mondo degli affitti brevi è composto da tantissimi host che possiedono un solo alloggio da affittare. Alcuni lo hanno ricevuto in eredità. Altri hanno deciso di investire in una proprietà per assicurarsi un reddito dall’industria del turismo, settore chiave dell’economia italiana.
Ma anche chi gestisce più unità abitative potrebbe trovarsi in difficoltà in caso di overbooking. Infatti, non è detto che la struttura alternativa si trovi nella stessa zona, tantomeno nella stessa regione! Inoltre, le due proprietà potrebbero avere dimensioni, stili di arredamento e servizi offerti completamente diversi. In alcuni casi, l’alloggio sostitutivo potrebbe non valere il prezzo pagato dall’ospite per la casa vacanze prenotata originariamente.
Una soluzione potrebbe essere quella di chiedere aiuto alla piattaforma di prenotazione su cui è avvenuto l’overbooking. In questo modo il tuo ospite verrà reindirizzato verso un’altra sistemazione simile, spesso dietro il pagamento di una penale. Dovrai inoltre coprire di tasca tua l’eventuale differenza di prezzo tra il tuo alloggio e quello sostitutivo.
Opzione 2: cancella la prenotazione e restituisci la caparra
Un’altra opzione è quella di cancellare le prenotazioni confermate, restituendo la caparra versata. In questo caso, dovrai rispettare le diverse politiche di cancellazione dei portali.
Spesso cancellare una prenotazione influisce negativamente sul posizionamento della tua casa vacanze sui siti di prenotazione. Su Airbnb potresti addirittura perdere il tuo badge di Superhost.
Per saperne di più, dai un’occhiata alle nostre guide per host: Politica di cancellazione di Booking.com e Termini di cancellazione Airbnb.
Quali sono le conseguenze dell’overbooking?
Come avrai intuito, il fastidio causato all’host della struttura ricettiva e al suo ospite non è l’unica conseguenza di una situazione di overbooking. Potresti infatti dover affrontare:
- Danno economico: penale, copertura spese, costi aggiuntivi e/o rimborso.
- Recensioni negative, soprattutto quando la struttura sostitutiva non è all’altezza di quella prenotata.
- Perdita di visibilità sui siti di prenotazione, spesso risultante in un tasso di occupazione più basso.
Come evitare overbooking?
Per cui, come dice il proverbio, prevenire è meglio che curare. Ma cosa puoi fare come gestore di un affitto breve per evitare il rischio di overbooking?
Ecco 3 strategie.
Usa un solo sito web di prenotazione
Dato che essere disponibili 24 ore su 24 è virtualmente impossibile, per evitare le doppie prenotazioni potresti decidere di pubblicizzare la tua casa vacanze su un solo sito di prenotazione. In questo modo, avrai un solo calendario di cui preoccuparti.
Tuttavia, appoggiandoti a un solo portale di prenotazioni sarai in grado di raggiungere un numero ridotto di potenziali ospiti. I tuoi profitti potrebbero essere limitati.
Consenti solo richieste di prenotazione
L’overbooking può avvenire solo se offri l’opzione di prenotazione immediata. Decidendo di accettare solo prenotazioni su richiesta, se la tua struttura riceve due prenotazioni nelle stesse date potrai rifiutarne una senza subire danni economici e senza il rischio di ricevere commenti negativi.
Il lato negativo di questa strategia è che molti portali di prenotazione penalizzano gli annunci che non offrono prenotazioni immediate, in quanto preferite dagli utenti.
Gestisci i calendari con un channel manager
Un channel manager è un software che sincronizza automaticamente i tuoi calendari su diverse piattaforme di prenotazione. Ciò significa che si occuperà di aggiornare i tuoi annunci per te, a qualsiasi ora del giorno o della notte.
Un channel manager è un’ottima soluzione per evitare errori umani e scongiurare le doppie prenotazioni. Tuttavia, questi software non sono gratuiti: dovrai pagare un determinato importo per ricevere il servizio desiderato.
Smoobu: evita l’overbooking con il nostro channel manager
Smoobu è un software pensato per i bisogni di proprietari e gestori di case vacanze e affitti brevi extralberghieri. Oltre alla soluzione di channel manager, che ti permetterà di evitare l’overbooking, Smoobu offre tutta una serie di funzioni aggiuntive:
- Comunicazione automatizzata con gli ospiti: crea template dei messaggi più comuni e programmali in base alle tue preferenze.
- Strumento di creazione del sito web di prenotazione diretta, per ricevere prenotazioni senza pagare le commissioni dei portali.
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