Check-in online per host di case vacanze

Con il check-in online, i tuoi ospiti possono fare il check-in alla casa vacanze prima del loro arrivo e senza bisogno di contatto diretto con l’host. I moduli di registrazione e le scartoffie appartengono al passato! Scopri qui come funziona il check-in digitale e quali vantaggi ti porta come proprietario di affitti turistici.

Cos’è il check-in online?

Con il check-in online, tutti i dati necessari per il check-in (e quindi la registrazione dell’ospite presso la struttura turistica) vengono trasmessi in forma digitale – cioè senza moduli cartacei. Ciò può essere fatto via e-mail, tramite un browser web o un’applicazione per telefono.

1. Origine: check-in online per i viaggi aerei

Il termine “check-in online” proviene originariamente dal campo dei viaggi aerei ed è diventato popolare negli anni 2000. Il processo permette ai viaggiatori di trasmettere in maniera autonoma i loro dati personali, come la data di nascita, la nazionalità o il numero di documento d’identità, alla compagnia aerea online. Non solo fa risparmiare tempo in aeroporto, ma assicura anche che le informazioni riservate rimangano protette.

Dall’inizio della pandemia di SARS-COV-2 (Covid 19), il check-in online è diventato decisamente importante anche per ragioni igienico-sanitarie. Inoltre, la digitalizzazione del processo di check-in è un passo avanti anche dal punto di vista della sostenibilità ambientale.

2. Check-in online per le tue case vacanze

Il check-in online è ora disponibile non solo per i viaggi aerei, ma anche per hotel, ristoranti, case vacanze, alloggi turistici e così via. In particolare, nel caso di appartamenti e case vacanze, può essere combinato molto bene con l’arrivo autonomo (o self check-in). L’ospite riceve le chiavi dell’alloggio prenotato senza bisogno di contatto fisico, per mezzo di una cassetta di sicurezza, una serratura elettronica o una serratura smart.

Così si elimina un sacco di stress sia per i padroni di casa e che per i viaggiatori, in quanto non ci sarà più bisogno di essere nello stesso posto allo stesso momento. Ritardi dovuti a ingorghi stradali o problemi con i voli capitano spesso. Con una combinazione di check-in online e trasferimento di chiavi senza contatto, check-in e check-out diventano flessibili in termini di orari.

3. Protezione e sicurezza dei dati

Oltre all’igiene e al fattore tempo, anche la questione della protezione dei dati è un vantaggio del check-in online. Quando si prenota, spesso vengono raccolti solo i dati più rilevanti, come nome, indirizzo e dettagli di contatto. In alcuni stati, però, le autorità richiedono informazioni aggiuntive.

In Italia per esempio, tutti i proprietari di strutture ricettive hanno l’obbligo di comunicare le generalità degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web entro le 24 ore dal check-in. I dati richiesti sono:

• Data di arrivo
• Permanenza
• Cittadinanza
• Luogo di nascita
• Cognome e nome
• Data di nascita
• Sesso
• Luogo di rilascio, tipo e numero del documento di riconoscimento

Il check-in online offre quindi una buona opportunità per trasferire i dati sensibili in modo sicuro e nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Dato che tutto viene fatto online, gli ospiti possono fare il check-in comodamente da casa o in viaggio con il loro smartphone, prima del loro arrivo alla tua proprietà.

Come funziona lo strumento di check-in online di Smoobu?

Con la funzione di automatizzazione della comunicazione con l’ospite (che comprende anche il check-in online), Smoobu ha ulteriormente ampliato il suo servizio Channel Manager all-in-one per le case vacanze. I proprietari degli alloggi turistici possono ora raccogliere ulteriori dati sugli ospiti e trasmetterli alle autorità. La trasmissione è semplice, senza contatto diretto e conforme ai requisiti legali. La fastidiosa compilazione di moduli di registrazione all’arrivo appartiene ormai al passato.

Se lo desideri, puoi anche impostare una raccolta di pagamenti da parte di terzi (depositi) e automatizzare l’invio del modulo online ai tuoi ospiti. Per esempio, puoi inviare automaticamente un’e-mail due giorni prima dell’arrivo, richiedendo l’inserimento delle informazioni necessarie. Qui imparerai passo dopo passo come impostare il check-in online di Smoobu:

1. Quali dati vuoi richiedere?

Per prima cosa devi impostare quali dati vuoi richiedere ai tuoi ospiti. Puoi distinguere tra ospite principale e ospiti aggiuntivi. Per farlo, accedi a Smoobu e vai su Impostazioni -> Check-in online.

Puoi scegliere tra diverse informazioni standard come nome, sesso, nazionalità, numero ID, ecc. Seleziona i dati di cui hai bisogno. Inoltre, puoi aggiungere altri campi, richiedere una firma elettronica o permettere agli ospiti di caricare allegati.

Poi anche puoi specificare il testo che vuoi che appaia nella pagina del check-in online inviata al tuo ospite.

Per esempio:

“Gentile ospite, siamo lieti di riceverti presto nella nostra struttura vacanziera. In preparazione al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e d’inviarcelo.

Grazie per la collaborazione

La famiglia XY”.

2. Prepara il testo della e-mail

Ora devi scrivere un breve messaggio per il tuo ospite. Puoi anche salvare il testo come modello (template e-mail) per altri ospiti in futuro. Aggiungi quindi il link che reindirizza al check-in online.

Puoi trovare la funzione messaggi sul tuo account Smoobu sotto Impostazioni -> Comunicazione -> Crea. Personalizza il tuo messaggio e assicurati di aggiungere il placeholder [onlineCheckInLink] al tuo modello di e-mail.

A questo punto puoi scegliere se vuoi inviare il messaggio manualmente o se vuoi automatizzarlo. Per farlo, clicca su “Invia automaticamente” e imposta in quale momento vuoi che l’e-mail venga inviata (ad esempio sempre due giorni prima dell’arrivo alla tua casa vacanze).

3. Invio dell’e-mail

Accanto ad ogni prenotazione troverai l’opzione “Invia email”. Clicca su questa opzione e seleziona il modello e-mail adatto. Se lo desideri, puoi personalizzare ulteriormente l’e-mail. Se invece hai selezionato l’invio automatico al punto 3, puoi saltare questo passaggio.

4. Attendi la risposta dell’ospite

Ora tocca al tuo ospite compilare il modulo e rimandartelo. Non appena avrà infinito d’inserire i dati tramite il link che gli hai inviato, riceverai una notifica via e-mail.

5. Consulta e gestisci i dati

Ora puoi accedere ai dati tramite il menu accanto alla prenotazione, modificarli o scaricarli come file TXT.

Conclusione

• Il check-in online fa risparmiare tempo e non fa male all’ambiente. I tuoi ospiti possono fare il check-in prima del loro arrivo.
• Se vuoi, puoi automatizzare la richiesta del check-in online, di modo da non doverti preoccupare più di nulla.
• Il check-in è senza contatto e rispetta le linee guida sanitarie.
• Puoi raccogliere dati personali dei tuoi ospiti, i quali, trasmessi in forma criptata, non possono essere visualizzati da terzi.

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