Overbooking nella tua casa vacanze: come evitarlo?

L’incubo di ogni proprietario di case vacanza ha un nome: overbooking, ovvero doppia prenotazione. Forse ti è già capitato di dover risolvere questa situazione spiacevole, in cui ricevi due prenotazioni per gli stessi giorni e per la stessa proprietà o camera.

Per evitare le prenotazioni doppie, che possono mettere a rischio la tua attività di affitti brevi, devi utilizzare le tecniche e gli strumenti giusti. In questa guida completa vedremo come evitare l’overbooking nella tua casa vacanze in modo efficace e senza fatica.

Cos’è l’overbooking?

L’overbooking si verifica quando accetti un numero di prenotazioni superiore a quello che la tua struttura ricettiva extralberghiera (casa vacanze, bed and breakfast, affittacamere o agriturismo) può ospitare.

Questo può accadere quando promuovi la tua proprietà su diverse piattaforme di prenotazione, come ad esempio Booking.com, Airbnb e Casevacanza.it. Se le prenotazioni non vengono sincronizzate correttamente tra i canali, potresti ritrovarti con una doppia prenotazione per le stesse date da parte di due ospiti diversi.

Quali conseguenze ha l’overbooking sulla tua attività di casa vacanze?

Una doppia prenotazione di questo tipo ha gravi conseguenze:

• Feedback e recensioni negative: gli ospiti coinvolti potrebbero lasciare delle recensioni negative sulle piattaforme e sui tuoi social media, dissuadendo così i futuri viaggiatori dal prenotare la tua casa vacanze.
• Stress e disagi per te e per i tuoi ospiti: per risolvere la situazione, dovrai affrontare il problema il più rapidamente possibile e offrire soluzioni alternative agli ospiti interessati.
• Perdita di reputazione: se si verifica ripetutamente, l’overbooking danneggia la reputazione della tua casa vacanze. Su alcuni canali di prenotazione, potresti addirittura perdere status e visibilità. Pensa per esempio allo status di Superhost Airbnb.
• Perdita finanziaria: a lungo termine, riceverai meno prenotazioni e il tuo profitto diminuirà.

L’overbooking non solo influisce sull’esperienza degli ospiti, lasciandoli senza alloggio nel peggiore dei casi, ma mette anche a dura prova i proprietari delle case vacanza.

Per questo motivo è fondamentale che i proprietari di affitti brevi dispongano di soluzioni pensate per evitare le doppie prenotazioni. Stiamo parlando di un sistema di gestione della proprietà (PMS), di un channel manager e di un booking system. Grazie a questi strumenti, gli host potranno assicurarsi che le prenotazioni siano perfettamente sincronizzate, evitando gli errori manuali.

Soluzioni per evitare l’overbooking nella tua casa vacanze

Strategie efficaci e soluzioni ad hoc sono essenziali per ridurre al minimo il rischio di overbooking nelle case vacanza e semplificare la tua esperienza di gestione. Ecco le soluzioni più efficaci presenti sul mercato.

Sistema di gestione delle proprietà (PMS)

Un PMS, o property management system, è uno strumento essenziale per gestire tutte le prenotazioni e i calendari da una scrivania centralizzata. Questi sistemi sono progettati per snellire il processo di prenotazione online e aiutare gli host a gestire le loro proprietà in modo efficiente, riducendo così il rischio di overbooking.

Vantaggi di un PMS:

1. Gestione centralizzata: tutte le informazioni sulle prenotazioni sono accessibili da un’unica piattaforma.
2. Semplicità ed efficienza: non dovendo passare da una piattaforma di prenotazione all’altra, il lavoro degli host risulterà più semplice e veloce.
3. Visione a 360°: analizza il tuo tasso di occupazione, i dettagli di contatto degli ospiti, il tasso di distribuzione in base a ciascun portale e ottimizza la gestione della tua casa vacanze.

Channel manager per case vacanza

Un channel manager è la soluzione più completa per gestire gli annunci sui diversi siti di prenotazione, come Booking.com, Airbnb, Casevacanza.it e altri. Questo strumento sincronizza le prenotazioni automaticamente e in tempo reale, evitando così il rischio di overbooking.

Vantaggi di un channel manager:

1. Automazione completa: sincronizzazione automatica del calendario delle disponibilità, dei prezzi dei dettagli delle prenotazioni in tempo reale.
2. Compatibilità multi-piattaforma: integrazione con un’ampia gamma di siti di prenotazione, dai più comuni a quelli di nicchia.
3. Riduzione degli errori umani: minimizza il rischio di errori manuali durante il processo di prenotazione grazie al blocco automatico delle disponibilità.

Sincronizzazione dei calendari

La sincronizzazione dei calendari è fondamentale per evitare l’overbooking. Con l’aiuto di un booking system, puoi assicurarti che i calendari di tutte le piattaforme e del tuo sito web siano sincronizzati in tempo reale.

Tipi di sincronizzazione:

• iCal: La maggior parte delle piattaforme di prenotazione consente l’importazione e l’esportazione di calendari iCal per la sincronizzazione automatica. Sebbene si tratti di una soluzione di base, è sufficiente per i siti di affitti brevi con una base di utenti ridotta.
• API: solo le maggiori piattaforme di prenotazione e i loro partner hanno a disposizione una connessione API. Questa consente di sincronizzare automaticamente e in tempo reale le informazioni sulle prenotazioni, la disponibilità, i prezzi, i messaggi, e molto ancora.
• Booking engine: se hai un tuo sito web di prenotazione diretta, avrai bisogno di un booking engine per la sincronizzazione del relativo calendario con quello dei tuoi annunci sulle piattaforme di prenotazione. In questo modo, eviterai l’overbooking e aumenterai i guadagni grazie alle prenotazioni dirette senza commissioni.
• Sincronizzazione manuale: quando aggiorni manualmente i calendari dei tuoi annunci, potresti incorrere più facilmente in una doppia prenotazione. Ad esempio, se ricevi due prenotazioni in un momento in cui non sei disponibile, durante una festività o nel cuore della notte.

Sincronizzazione dei prezzi

Una buona strategia di prezzi dinamici ti permetterà di offrire sempre il prezzo più competitivo su ogni piattaforma. Puoi utilizzare uno strumento di revenue management per assicurarti che i tuoi annunci siano sempre aggiornati con l’offerta migliore.

Vantaggi di una strategia di prezzi dinamici:

1. Tasso di occupazione ottimizzato: una strategia efficiente garantisce prezzi competitivi sui siti di affitti brevi, permettendoti di ottenere maggiore visibilità e di aumentare le tue prenotazioni.
2. Adattamento automatico dei prezzi: i prezzi verranno adattati automaticamente in base alla stagione e agli eventi locali che influenzano la domanda e l’offerta di alloggi nella tua zona.

3 strategie complementari per evitare l’overbooking

1. Stabilisci condizioni di cancellazione chiare

La definizione di politiche di cancellazione chiare può proteggerti dalle cancellazioni dell’ultimo minuto, anche nel caso in cui sia tu a cancellare una prenotazione a seguito di una situazione di overbooking.

Tipi di politiche di cancellazione:

• Termini di cancellazione flessibili: cancellazione gratuita fino a un certo numero di giorni prima del check-in con rimborso completo della quota pagata. In caso di overbooking, il tuo ospite potrà quindi usare la somma ricevuta per prenotare un altro alloggio.
• Termini di cancellazione moderati: rimborso completo o parziale, a seconda del momento in cui viene cancellata la prenotazione.
• Termini di cancellazione rigidi: rimborso parziale o nessun rimborso. Nel caso in cui tu scelga una politica di cancellazione rigida, ti sarà probabilmente richiesto di trovare una sistemazione alternativa per i tuoi ospiti in caso di doppia prenotazione.

2. Monitora le prenotazioni

Controllare regolarmente le prenotazioni ricevute può aiutarti a individuare potenziali conflitti. Anche se può essere noiosa, questa pratica aggiunge un ulteriore livello di sicurezza.

• Verifica quotidiana: monitora le prenotazioni ricevute. Se non utilizzi un channel manager, il modo migliore per assicurarti che non ci siano conflitti con altri portali è chiedere ai potenziali ospiti di inviare richieste di prenotazione se interessati alla tua casa vacanze. Tuttavia, in questo modo perderai visibilità in quanto gli annunci con prenotazione immediata sono spesso preferiti dai viaggiatori.
• Conferma con gli ospiti: invia e-mail di conferma e chiedi agli ospiti di verificare le date di arrivo e partenza.

3. Comunica con i tuoi futuri ospiti

Mantieni una comunicazione aperta e proattiva con i tuoi ospiti per evitare malintesi e confermare i loro piani di viaggio.

• Conferma immediata: non appena viene effettuata una prenotazione, invia un messaggio di conferma all’ospite via e-mail.
• Promemoria prima dell’arrivo: invia un promemoria della prenotazione e chiedi la conferma qualche giorno prima dell’arrivo.

Esempio di messaggio di conferma:

“Gentile [nome dell’ospite], grazie per aver prenotato la nostra struttura. Ti preghiamo di confermare il tuo arrivo per [data di arrivo]. Se hai qualche domanda o esigenza specifica, non esitare a contattarci. A presto!”

Overbooking nella tua casa vacanze: cosa fare?

Se, nonostante tutte le precauzioni, ti accorgi di aver ricevuto una doppia prenotazione, segui questi passaggi per gestire la situazione nel migliore dei modi.

Contatta immediatamente gli ospiti

Informa gli ospiti interessati non appena ti accorgi del problema. Una comunicazione tempestiva, chiara e onesta può aiutarti a mitigare l’impatto negativo della situazione.

Esempio di comunicazione di overbooking:

“Gentile [nome dell’ospite], siamo spiacenti d’informarti che, a causa di un errore interno, la tua prenotazione per [data di arrivo] non può essere accolta. Stiamo lavorando duramente per trovare una soluzione alternativa: ti contatteremo non appena l’avremo trovata. Siamo sinceramente dispiaciuti per i disagi causati.”

Offri una soluzione alternativa

In caso di overbooking, puoi offrire una (o più) di queste tre soluzioni:

1. Sistemazione alternativa: trova una struttura di qualità uguale o migliore in cui trasferire i tuoi ospiti. Se possiedi più proprietà nella stessa zona, potresti risolvere la situazione senza troppi problemi. In caso contrario, dovrai prenotare un’altra sistemazione e, potenzialmente, pagare un extra rispetto a quanto hai ricevuto per il soggiorno nella tua casa vacanza.
2. Rete di host: potresti decidere di collaborare con altri host della tua zona. In questo modo, saprai chi contattare il caso di overbooking per trovare rapidamente una sistemazione alternativa.
3. Risarcimento: offri un rimborso completo, degli sconti su soggiorni futuri o addirittura una notte gratuita.

Esempio di comunicazione di sistemazione alternativa:

“Gentile [nome dell’ospite], abbiamo trovato una proprietà vicina con caratteristiche simili e siamo disposti a coprire l’eventuale differenza di prezzo. Inoltre, ti offriamo uno sconto del 20% sul tuo prossimo soggiorno presso la nostra struttura per scusarci dell’inconveniente. Facci sapere se questa opzione ti interessa.”

Comportati in maniera educata e professionale

Le situazioni di overbooking possono essere stressanti, sia per te che per i tuoi ospiti. È importante che tu mantenga un atteggiamento professionale: non mostrare mai nervosismo o irritazione nei confronti dei tuoi ospiti.

Il modo in cui gestisci il problema può ridurre l’impatto negativo di una doppia prenotazione sulla tua reputazione. Questo inconveniente può diventare un’opportunità per dimostrare il tuo impegno per un servizio di alta qualità e un’esperienza di soggiorno positiva. Ecco come:

• Ascolta i tuoi ospiti: se possibile, offri ai tuoi ospiti sia la possibilità di un alloggio alternativo che un rimborso completo. In questo modo potranno scegliere l’opzione più adatta a loro.
• Agisci rapidamente: nel momento in cui capisci di aver ricevuto un overbooking, assicurati di comunicare la situazione agli ospiti, rispondere ai loro messaggi e trovare una soluzione il più velocemente possibile. Se il problema non si protrae troppo a lungo, potrebbero decidere di non lasciarti una recensione negativa.

• Trova la fonte della doppia prenotazione: l’overbooking è dovuto a un errore del portale di prenotazione o a un errore manuale? Nel primo caso, contatta il servizio clienti della piattaforma e segnala il problema in modo che possano aiutarti a risolverlo.

I nostri consigli per evitare l’overbooking

Evitare le situazioni di overbooking è fondamentale per offrire ai tuoi ospiti la migliore esperienza di viaggio possibile. Implementando le tecniche e gli strumenti giusti, puoi ottimizzare la gestione delle prenotazioni e ridurre al minimo questi rischi. Ma tra tutte le alternative citate, qual è quella più interessante?

Senza dubbio, l’opzione migliore per evitare le doppie prenotazioni nella tua casa vacanza è utilizzare un software gestionale completo come Smoobu.

Sul mercato esistono molti software per affitti brevi che includono un channel manager. In molti casi, però, il rapporto qualità-prezzo non è ottimale o potresti dover pagare costi aggiuntivi per usufruire di funzioni essenziali per la gestione di un affitto turistico. Con Smoobu hai accesso a tutti gli strumenti essenziali per il successo della tua casa vacanze, tutto in un unico abbonamento.

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