Template e-mail per la comunicazione con gli ospiti

Una comunicazione chiara e dettagliata è uno degli elementi chiave per un soggiorno di successo in una casa vacanza. La comunicazione con i tuoi ospiti deve essere efficace, soprattutto online/via e-mail. In questa guida esamineremo i momenti chiave della comunicazione con gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno e ti forniremo dei template di email in modo che tu possa offrire agli ospiti della tua casa vacanze un’esperienza piacevole e senza intoppi.

Quali sono i momenti strategici nella comunicazione con gli ospiti e come puoi automatizzarli?

Quando, in qualità di proprietario di una casa vacanza, gestisci le prenotazioni dalla A alla Z, devi occuparti di 7 fasi principali della comunicazione con il tuo ospite:

1. Domande preliminari, richiesta di prenotazione o prenotazione diretta
2. Conferma della prenotazione + invio della guida digitale per gli ospiti
3. Promemoria della prenotazione
4. Informazioni per il check-in
5. Informazioni per il check-out
6. Messaggio di ringraziamento
7. Invio di codici promozionali + campagne di fidelizzazione

Se la tua casa vacanze riceve molte prenotazioni e vuoi sviluppare la tua attività di affitti brevi, automatizzare le email personalizzate può essere un modo efficace per risparmiare tempo e offrire un’esperienza di qualità ai tuoi ospiti. Diamo un’occhiata più da vicino.

E-mail 1: Domande preliminari e richiesta di prenotazione

Il primo contatto con i tuoi futuri ospiti può assumere diverse forme:

1. Domande preliminari: i tuoi potenziali ospiti potrebbero chiederti se gli animali domestici sono ammessi nella tua casa vacanza, se ci sono X posti letto e molte altre domande. L’obiettivo è quello di ottenere tutte le informazioni necessarie prima di prenotare il tuo alloggio.
2. Richiesta di prenotazione: se non hai attivato l’opzione per la prenotazione immediata, riceverai un’e-mail o dovrai confermare tu stesso la prenotazione.
3. Prenotazione diretta: in caso di prenotazione diretta, il tuo calendario delle prenotazioni verrà immediatamente bloccato per il periodo in questione sulla piattaforma da cui proviene la prenotazione. Se utilizzi un channel manager come Smoobu, il tuo calendario verrà aggiornato anche su tutti i siti di prenotazione collegati.

E-mail 2: Conferma della prenotazione + invio della guida per gli ospiti

Sia che i tuoi ospiti abbiano prenotato la tua casa vacanza direttamente o tramite richiesta, puoi inviare loro una conferma di prenotazione. Questa comunicazione è essenziale per formalizzare la prenotazione per iscritto e stabilire un contatto amichevole e costruttivo con i tuoi ospiti.

L’e-mail di conferma della prenotazione deve contenere tutti i dettagli: le date del soggiorno, il prezzo totale, le politiche di cancellazione, ecc. Chiedi ai tuoi ospiti di contattarti nel caso in cui le informazioni fornite nell’e-mail non siano chiare. Puoi automatizzare quest’e-mail in modo che venga inviata subito dopo una prenotazione.

Puoi anche includere l’URL della tua guida digitale per gli ospiti. In questo modo i tuoi futuri ospiti avranno accesso a tutte le informazioni necessarie per un soggiorno senza stress e tu potrai rispondere a molte delle loro domande con una sola e-mail. Massima efficienza!

Informazioni che puoi includere nella tua guida per gli ospiti:

• regole della casa
• codici di accesso, password del Wi-Fi, ecc.
• funzionamento degli elettrodomestici
• orari di check-in e check-out
• indirizzi di ristoranti e negozi nella zona, ecc.

Esempio di messaggio di conferma della prenotazione:

Oggetto: Conferma della prenotazione

Ciao [nome dell’ospite],

Siamo lieti di confermare la tua prenotazione nella nostra casa vacanze per il periodo da [data d’inizio] a [data di fine]. Non vediamo l’ora di darti il benvenuto e di farti vivere un’esperienza indimenticabile.

Per facilitare il tuo arrivo, abbiamo preparato una guida digitale contenente tutte le informazioni chiave di cui hai bisogno. Puoi accedere alla tua guida personalizzata cliccando sul seguente link: [inserire link].

Se hai domande o richieste particolari, non esitare a contattarci. Saremo felici di aiutarti.

Cordiali saluti,

[nomi dei proprietari o host]

E-mail 3: Promemoria della prenotazione

Qualche giorno prima dell’arrivo dei tuoi ospiti, puoi inviare loro un’altra e-mail per ricordare le date di prenotazione e allegare la tua guida digitale per gli ospiti con le informazioni strategiche necessarie.

Esempio di promemoria della prenotazione:

Oggetto: [nome dell’ospite] la tua prenotazione inizia tra due giorni

Ciao [nome dell’ospite],

siamo lieti di confermare la tua prenotazione per la nostra casa vacanza [nome della casa vacanza], in via [indirizzo della casa vacanza], dal [data d’inizio] al [data di fine].

Ecco le informazioni essenziali per il tuo soggiorno:

• Check-in: puoi effettuare il check-in a partire dalle ore [orario inizio check-in]. Se pensi di arrivare dopo le ore [orario fine check-in], ti preghiamo d’informarci in anticipo.
• Check-out: il check-out deve essere effettuato entro [orario di check-out]. Ti chiediamo di rispettare questo orario in modo da poter preparare l’alloggio per gli ospiti successivi.
• Regole della casa: ti preghiamo di leggere le regole della casa nella guida digitale. Ti chiediamo di rispettarle per far sì che il tuo soggiorno sia il più piacevole possibile.
• Codici di accesso: nella guida digitale troverai i codici di accesso alla proprietà in affitto. Ti preghiamo di non condividerli con persone esterne al tuo gruppo.
• Wi-Fi: la rete Wi-Fi è disponibile in tutto l’alloggio. Troverai i codici di connessione nella guida digitale.
• Servizi essenziali: Aabbiamo dotato l’appartamento di tutte le attrezzature di cui avrai bisogno durante il tuo soggiorno, come lenzuola, asciugamani, utensili da cucina, ecc.
• Indirizzi utili: abbiamo incluso nella guida digitale una selezione dei migliori indirizzi nella regione, in modo che tu possa trarre il massimo dal tuo soggiorno.

>>> Guida digitale per gli ospiti: [inserire link].

Non esitare a contattarci se hai altre domande o esigenze particolari per il tuo soggiorno.

Non vediamo l’ora di accoglierti nella nostra casa vacanze e di regalarti un soggiorno indimenticabile.

Cordiali saluti,

[nomi dei proprietari o host]

E-mail 4: Informazioni per il check-in

Il giorno del check-in puoi inviare un’e-mail ai tuoi ospiti per dar loro il benvenuto e augurare loro un buon inizio di vacanza/soggiorno. Puoi anche ricordare loro i dettagli del check-in. Allo stesso tempo, fai sapere loro che sei sempre disponibile e che non devono esitare a contattarti per qualsiasi domanda.

Esempio di messaggio d’informazioni per il check-in:

Oggetto: Benvenuti a [nome della località] – Informazioni sul check-in

Ciao [nome dell’ospite],

Ci auguriamo che tu sia pronto per un fantastico soggiorno con noi. Ti ricordiamo le informazioni sul check-in:

• Data e ora di arrivo: [data e ora di arrivo]
• Indirizzo dell’alloggio: [indirizzo completo dell’alloggio]
• Numero di telefono di contatto: [numero di telefono]

Ricorda che siamo a tua disposizione per qualsiasi domanda o dubbio. Non esitare a contattarci se hai bisogno di ulteriori informazioni.

Ti auguriamo un buon inizio di vacanza/soggiorno e non vediamo l’ora di conoscerti.

Cordiali saluti,

[Il team della tua struttura ricettiva]

E-mail 5: Informazioni per il check-out

Un giorno prima della fine del soggiorno dei tuoi ospiti, puoi inviare loro un’e-mail con tutte le informazioni essenziali per un check-out senza preoccupazioni: orario di partenza, cose da fare prima di partire, procedura di consegna delle chiavi, ecc.

Esempio di messaggio d’informazioni per il check-out:

Oggetto: È quasi la fine del soggiorno 🙁 – Informazioni sul check-out

Ciao,

Ci auguriamo che il tuo soggiorno sia stato piacevole. Desideriamo darti tutte le informazioni essenziali per una partenza senza preoccupazioni.

• Orario di check-out: ti chiediamo di lasciare l’alloggio prima di [orario di check-out]. In questo modo saremo in grado di preparare l’alloggio per i prossimi ospiti.
• Cose da fare prima di partire: ti preghiamo di riempire la lavastoviglie e buttare la spazzatura negli appositi bidoni prima di partire.
• Procedura di ritiro delle chiavi: puoi lasciare le chiavi sul tavolo, nella cassetta delle lettere o nella nostra cassetta di sicurezza.

Speriamo di essere riusciti a regalarti un soggiorno indimenticabile e non vediamo l’ora di accoglierti di nuovo presso la nostra casa vacanze. Se hai commenti o feedback da condividere con noi, non esitare a contattarci.

Cordiali saluti,

[Il team della tua struttura ricettiva]

E-mail 6: Messaggio di ringraziamento

Una volta che i tuoi ospiti sono partiti, puoi inviare loro un’e-mail per ringraziarli della loro visita. Puoi invitarli a iscriversi ai tuoi social network per rimanere aggiornati sulle ultime novità e invitarli a lasciarti una valutazione di fine soggiorno.

Esempio di messaggio di ringraziamento

Oggetto: È stato un piacere averti qui!

Ciao [nome dell’ospite],

Ci auguriamo che tu abbia trascorso un ottimo soggiorno con noi e che abbia avuto un buon rientro. Desideriamo ringraziarti per la tua fiducia e per aver scelto di soggiornare presso [nome della casa vacanza].

Siamo felici di aver avuto la possibilità di contribuire al successo della tua vacanza e ci auguriamo che tu abbia ricordi indimenticabili del tempo trascorso con noi. Non vediamo l’ora di poterti accogliere nuovamente presso la nostra struttura.

Se vuoi rimanere aggiornato sulle ultime novità e offerte speciali, seguici sui nostri social network. Se hai un po’ di tempo, ti invitiamo a lasciare una valutazione di fine soggiorno, che ci aiuterà a migliorare ulteriormente la qualità dei nostri servizi.

Ancora una volta, grazie per la tua visita e a presto.

Cordiali saluti,

[nomi dei proprietari o host]

E-mail 7: Invio di codici promozionali + campagne di fidelizzazione

Se i tuoi ospiti sono stati soddisfatti del loro soggiorno, puoi invitarli a prenotare di nuovo offrendo loro un codice promozionale o inviando loro il link al tuo sito web di prenotazione diretta.

Esempio di messaggio per fidelizzare i clienti

Oggetto: Codice promozionale per il tuo prossimo soggiorno

Ciao [nome dell’ospite],

Ci auguriamo che il suo soggiorno presso [nome della casa vacanza] sia stato eccellente e che tu sia rimasto soddisfatto dei servizi da noi offerti.

Ti ringraziamo per la fiducia e per aver scelto di soggiornare presso di noi. Per dimostrarti la nostra gratitudine, vorremmo offrirti un codice promozionale per il tuo prossimo soggiorno da noi. In questo modo avrai diritto a uno sconto di [valore dello sconto].

Potrai utilizzare questo codice voucher quando effettuerai la tua prossima prenotazione sul nostro sito di prenotazioni dirette. Ci auguriamo che questa offerta ti incoraggi a tornare a trovarci.

Se hai domande o commenti, non esitare a contattarci. Ci auguriamo di rivederti presto.

I nostri migliori auguri,

[Il team della tua struttura ricettiva]

Sfruttando la comunicazione automatizzata e personalizzata per le fasi chiave della comunicazione con i tuoi ospiti, puoi offrire un’esperienza efficiente e piacevole, risparmiando tempo ed energie per concentrarti su altri aspetti importanti della tua casa vacanza. Ricordati però di adattare ogni messaggio alle esigenze e alle aspettative di ciascun viaggiatore, per garantire una comunicazione efficace e su misura.

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